Viktigt om möten och möteskultur

Att möten är en stor del av allas våra arbetsliv är knappast en nyhet för någon. Dessutom känns det som att många upplever dem som för många, för långa och ineffektiva. Så, förra veckan när jag var Möteskulturdagen fick jag anledningen att reflektera över vad jag tycker är viktigt när det gäller möten och möteskultur. Här kommer mina spontana tankar!

En sak som jag har börjat med i år är att ha ett anteckningsblock för just mötesanteckningar. Innan blev det att jag skrev på det pappersark som låg närmast, eller i datorn, eller i mobilen och även om jag hitintills inte har upplevt att jag förlorat någon mötesanteckning är det både mer praktiskt och snyggare att ha ett block för det. Bild: StartupStockPhotos från Pixabay

Viktigt om möten och möteskultur

Att rätt personer är med

En sak som jag tycker kan vara frustrerande är om inte rätt personer är med på mötet. Eller om alla måste vara med fastän det inte behövs. Haha, där är jag nog typiskt millennial. Jag kan ha svårt att hålla fokus om det inte känns relevant att jag ska vara där. Även om jag har blivit mycket tålmodigare med åren så gillar jag sund effektivitet.

Syftet med mötet

Förutsättningslösa möten är en fin tanke men nej, mest optimalt och produktivt blir det när möten har ett syfte och en ambition. Sedan tycker jag att det är jättetrevligt med lära-känna-möten som inte har någon annan agenda än att lära känna varandra. Men ja, då är det ju det som är agendan.

Mötestiden

En annan sak som går i effektivitetens anda är att mötestiden måste anpassas efter ämnet och syftet med mötet. Formella arbetsmöten får gärna vara korta, konkreta och mer handla om att rita upp eller spika en plan. Om det däremot ska vara kreativa möten ja, då är det viktigt att det finns tid datt vara det och att man kanske kan byta miljö.

Något som däremot retar mig är när det anses som n självklarhet att en kvinna ska skriva protokoll för att hon är kvi... Jag menar "bättre på det". Det är förstås en sak om det ingår i någon arbetsuppdrag men att slentrianmässigt räkna med att kvinnor är protokollförare. Nä, det är inte okej. Bild: rawpixel från Pixabay

Transparens

Det sägs att vi millennials vill ha extra mycket transparens och ja, för min del stämmer verkligen det. Jag gillar inte möten bakom stängda dörrar eller när information är förunnat till några få. Det innebär inte att alla måste veta allt eller vara med jämt men att alla har rätt att veta så mycket som möjligt om vad som händer och sker tycker jag är viktigt.

Att det finns spelregler

Om det är något allt brädspelandet har lärt mig så är det hur mycket lättare det är om man har uttalade spelregler för sina möten och hur de ska gå till. Är det okej att ha med/på sin mobiltelefon eller dator? Finns en tydlig agenda? Hur lång tid ska de olika punkterna ta? Då vet alla vad som gäller.

Wrap up på slutet

Sist men inte minst gillar jag att ha en wrap up i slutet på möten. Att man går laget runt så att alla får sammanfatta sina punkter och givna ansvarsområden. Enkelt men ack så effektivt eftersom alla dels får en tydligare bild av vad som ska hända samtidigt som du får bekräftat att alla har samma bild om vad som har sagt och vad som ska göras.

Men ja, det är mina tankar och vad jag värderar om möten och möteskultur. Har du något som du värdesätter extra eller retar dig på i mötesväg?

Ännu en kort vecka

God morgon! Hur är det? Med mig är det bra. I går började vi rensa ut garderoberna här hemma och jag städade i ordning, sorterade och packade ner förrådet och det känns så skönt. Städning alltså, gör underverk för humöret. Precis som helgens ljuvliga häng med familj och vänner. Men nu! Nu är det dags för ännu en kort vecka och det kommer hända massor men med ambitionen att det ska vara i en sjyst och långsam takt.

Hela den här helgen har känts som om jag har suttit nerbäddad framför en varm och skön brasa en novemberafton. Ombonat och mysigt.

Måndag

Ska till sjukhuset och ha ett avstämningsmöte med min allergi och astma-läkare. Sedan kommer jag att jobba lite, äta lunch med en av mina första chefer och gå på sjukgymnastik på eftermiddagen.

Tisdag

På förmiddagen ska jag extraknäcka genom att hålla en utbildning om skrivande för webben (så kul!). Efter det vankas lunchmöte och sedan att jobba i lugn och ro vart jag nu känner för .

Onsdag

Ska jag till Sjöbo och jobba!

Torsdag

Nationaldagen kommer att innebära en blandning av jobb och fri lek tror jag. Sådär, få undan alla måsten och sedan stänga ner dator och glömma bort den, hähä.

Fredag

Samma visa som för torsdagen. Tills på fredag ska jag ha kommit på två kick ass artikelidéer för en kunds räkning. Brukar inte ha tid för den typen av uppdrag men när den finns tycker jag det är grymt kul att få utmana hjärnan med sådana mindre gig.

Hej vecka 23, jag är redo för dig!

Vad kommer att ske här på bloggen då? Ja, de två artiklarna som skulle kommit upp förra veckan som inte kunde se dagens ljus pga tekniska bekymmer ska givetvis få göra det. Sedan får vi se om jag hinner komma tillbaka till min vanliga bloggtakt med ett inlägg om dagen eller inte.

Hur ser dina planer ut för årets tjugotredje vecka? Händer det något särskilt eller den blir lugn och skön?

Bakslagsvecka

Hallå! Hur mås det? Med mig är det under omständigheterna okej. Det här har varit en riktig bakslagsvecka måendemässigt och allt har behövt gå på halvfart. Samtidigt så var det tekniska strul med hemsidan både i fredags och igår så kunde inte blogga då. Suck! Men nu verkar vi ju vara på banan igen så vad sägs, ska vi kika tillbaka på veckan? Den har inte varit superspännande men det kan förstås inte alla veckor vara jämt.

En story från tisdagens föreläsning. Tycker det är så vansinnigt nyttigt att föreläsa på olika scener med olika dragningar, stora som små. Jag lär mig nya grejer varje gång, en av flera lärdomar här var hur svårt det är att ha en handhållen mick pga pratar med händerna mest jämt.

Tillbakablick

Ja, vad säger man? Veckan började med ett ryck, tisdagen var megaintensiv från tidig morgon till sen kväll. Sedan dess har jag försökt att jobba så lite som möjligt men ändå få saker gjorda eftersom jag åkte på ett rejält bakslag. Ta varje timme som den kommer och bara andas mig igenom veckan. Vilket ändå har funkat bra eftersom jag redan mår bättre.

Veckans bästa

Även om jag varit väldigt låg under veckan så bör jag med mig några fina guldkorn. Ett djupt och tröstande snack med en vän, inledningen på en ny omgång av terapi, min fina familj, känslan av att kunna göra någon annan glad. Några fantastiska mejl från er läsare värmde mig också så gött när jag hade mina dåliga dagar. Jag blir lika glad varje gång ni tar er tid att skriva till mig.

I tisdags var jag ju på Möteskulturdagen och jag måste säga att jag blev grymt imponerad av detta event. Det var riktigt bra föreläsningar och jag tog med mig mycket food for thought därifrån.

Veckans sämsta

Att jag har haft galet ont i kroppen, sovit superdåligt på grund av det och därmed gråtit litervis och haft en hel del ångest de senaste dagarna. Jag funkar ju så att när beslut fattas eller saker avslutas - då slappnar jag av och några dagar senare kommer kroppen ikapp. Så jag är inte orolig över att detta sker, tvärtom, men likväl är det jobbigt och ansträngande att genomgå det.

Veckans utmaning

Tveklöst att fungera även om min grund, med mat, sömn och motion rubbas. Jag är inte van vid att sova så lite som jag har gjort och det påverkar aptiten negativt. Men har gjort mitt bästa med att upprätthålla dem ändå.

Den här lilla sötsmulan är inte glad över att vi har börjat förbereda för flytten. I hennes värld ska vi helst ligga still och vara tysta mest jämt. Inte stöka runt, flytta på saker eller störa hennes ordning.

Framåtblick

Hehe, ja nu är ju helgen typ slut. Men den har varit så fin! Igår var det en massa födelsedagsfirande med massa människor som jag tycker innerligt mycket om. Sedan har det blivit en del gjort inför flytten. Två veckor kvar nu!

Veckans ledarskapstanke

En tanke som slog mig i veckan när jag skrev denna artikel är hur viktigt men svårt det kan vara att vara en sjyst ledare i både vått som torrt. Att svårigheten att vara kan det kan variera beroende på om det är krisigt och stressat eller lugnt och avslappnat. Och då är det förstås inte så enkelt att det alltid är enkelt när det är lugnt och svårt när det är kris. Det beror ju på vem du som ledare är och konsten är att försöka leda väl oavsett vilken situation du och teamet befinner er i. Sen lyckas en förstås inte alltid ändå men ja, det är ju inte mer med det om man tar lärpengen med sig till nästa gång. Vad tycker du är enklast, att leda i medgång eller motgång?

Vad säger du om din vecka? Har den varit bra, dålig eller mittemellan?

Hantera överraskningar #likeaboss

Hallå! Hur är läget? Med mig är det bra tack. Jag måste ju säga att när jag i måndags skrev att veckans innehåll på bloggen skulle bli en överraskning inte räknade med att den skulle bli ståendes tom både tisdag och onsdag pga att jag behövda hänga mer i den analoga världen än vad jag planerat. Så ja, det blev verkligen en överraskning! Vilket fick mig att tänka på det här med att hantera överraskningar som chef. För det är ju bara när det är positiva saker som händer som vi kallar "plötsliga och oanade händelser" som "överraskningar". I alla andra lägen är de "problem" eller "utmaningar". Eller hur? Och som ledare, ja... Då kommer du att ställas inför massor med olika plötsliga och oanade händelser och hur kan du hantera dem #likeaboss?

Överraskningar: hiss eller diss? Vissa gillar dem, andra skyr dem likt pesten. Som chef är det dock en fördel om du lär dig hantera dem oavsett om du gillar dem eller ej.

Hantera överraskningar #likeaboss

Förvänta dig det oväntade

Om det är något som mina år som projektledare har lärt mig så är det att problem alltid kommer att dyka upp oavsett hur bra du än planerar eller förbereder dig. Därför kan anfall vara ditt bästa försvar och och du förväntar dig att det förmodligen kommer att hända oväntade saker - ja, då blir du inte heller förvånad om det oväntade händer. Och nej, det handlar inte om att du ska springa runt och oroa dig eller försöka förutse alla problem som kanske kan inträffa utan helt enkelt räkna med att saker du inte har tänkt på kommer att dyka upp på vägen.

Minska din stressnivå

Något jag märker t-y-d-l-i-g-t hos mig själv är hur stress försämrar min förmåga att hantera överraskningar. I värsta fall blir känns allt som dyker upp som stora motgångar och ökar på den upplevda arbetsbördan tiofalt. Det här är inget som är unikt bara för mig utan majoriteten av oss reagerar så när vi känner oss stressade och pressade. Vi blir känsligare för förändringar och får det svårare att hantera dem. Därför är ett så stressfritt arbetsliv som möjligt en bra grej att försöka få till. Inte bara av denna anledning (förstås) men det kan hjälpa dig att hantera oanade situationer mycket bättre eftersom du har bättre kapacitet till att förstå vad som händer och agera på det.

Framförallt när det oanade känns som en rejäl kalldusch kan det behövas ett (eller tio) extra djupt andetag för att inte låta känslor som chock, ilska eller frustration ta överhanden.

Ge dig själv tidsmarginaler att hantera dem

En annan väldigt hjälpsam grej är att ha luft i sin kalender om dagarna som är obokad där du 1. kan göra saker som har dykt upp 2. göra saker som har skjutits på för att det dök upp något annat. Mycket praktiskt och jag kan varmt rekommendera att det knepet. Det värsta som kan hända med detta, det är att du får lite tid över. Fint va?

Öka mellanrummet mellan det som händer och din respons

Att vara känslomänniska ser jag inte som en svaghet som ledare, tvärtom. Däremot är det nyttigt i en ledarposition att inte reagera direkt känslomässigt på det som händer omkring dig. Men ja, det inser jag ju nu att det är ett ämne som förtjänar en, eller flera, egna bloggartiklar. Men för att fatta det kort. Som ledare kan du tjäna mycket på att inte reagera känslomässigt direkt på allting som händer, framförallt inte problem som dyker upp. Försök ta ett djupt andetag och ställ dig själv frågan: vad händer här egentligen? Då kan du hjälpa dig själv att tänka mer logiskt och minska risken för att du agerar i affekt.

Vad säger du om överraskningar? Tycker du det är superkul, jobbigt eller är du mer som jag där det beror på ens humör?

20 dagar kvar...

Hej! Hur står det till? Med mig är det aningens trött men superfint! Det har märkts i helgen att förra veckan var intensiv för jag har sovit hur mycket som helst i helgen. Fulla nätter och sedan "power naps" på två timmar både lördag och söndag. Idag är det 20 dagar kvar till flytten och parallellt med att en mest går och dagdrömmer om det ska man förstås också få en del jobb gjort! Ska vi kika på hur veckan kommer att se ut?

Blev rätt deppig över att höra att endast 51 procent röstade i EU-valet måste jag säga. Visst, det är jättesvårt (tycker jag) att sätta sig in i hur man ska rösta men det är för viktigt för att låta bli.

Måndag

Idag är en lugn dag på hemmakontoret eftersom vi lämnade in vår opponering redan igår. Grymt skönt! Har en del att jobba igen så hoppas på att kunna kirra det och fixa lite husadministration innan det är dags för sjukgymnastik i eftermiddag.

Tisdag

I morgon är jag i Malmö från tidig morgon till sen kväll. Först ska jag gå på Möteskulturdagen och på kvällen ska jag föreläsa på Malmö Freelance Meet Up. Är du frilansare och hänger i Malmö i morgon kväll, hojta till!

Onsdag

Ska jag vara i Sjöbo på dagen och sedan på kvällen är det säsongsavslutning för nätverksträffarna för Framgångspodden.

Torsdag

Såg ju nu att det är röd dag på torsdag, trevligt! Då kommer det nog bli lite jobbande men också kompishäng.

Fredag

Klämdag! Om jag behöver jobba så kommer jag att göra det en stund, annars ska jag vara ledig och fixa inför flytten.

Kolla så tjusig inbjudan till i morgon va? Hojta till om du vill komma i morgon kväll från 17:00 till 19:00.

Jaa, här på bloggen vet jag inte riktigt i skrivande stund vad som ska hända. Det har kommit en läsarfråga som ska besvaras och tillbakablick till Västervik ska äga rum blir det en överraskning vad som komma skall. Förhoppningsvis kommer jag att kunna gå upp till det vanliga tempot med ett inlägg om dagen igen men vi får se!

Vad har du för planer för veckan? Händer det något särskilt?