Delegera lättare! Praktiska tips

Att delegera är viktigt av flera anledningar men inte alltid så enkelt. Så, hur delegerar man lättare? Här kommer några praktiska tips och råd!

Läs mer: När chefen löser medarbetarnas problem åt dem

Genom att dela upp delegeringen eller göra den stegvis kan du göra det lättare för er. Bild: Kaleidico on Unsplash

Delegera lättare

Syna varför du tycker det är svårt

Första steget är att granska sig själv lite närmare: vad är det i delegerandet som skaver? Saknar medarbetarna de förmågor eller kunskaper de skulle behöva för att kunna göra det du ska delegera? Är det tidsbristen som spelar in? Känner du att det är svårt at släppa kontrollen? Gillar du att ha saker gjorda på ditt sätt?

Egentligen spelar inte anledningen jättestor roll men det kan vara värt att kika på den ändå för om du vet vad motståndet består av kan det bli lättare att göra det ändå. För det är faktiskt det som är det viktigaste steget…

Börja göra det (oavsett hur det känns) men i små bitar

Jag har genom åren sett många, mig inkluderat, dra sig för att delegera och sedan - när man väl gör det - ge iväg lite för mycket på en gång och sedan tolka det mindre bra resultatet som en bekräftelse på att det inte fungerar. Men! Själv är inte bäste dräng och det viktigaste du kan göra är att delegera oavsett hur du känner inför det och att göra det i små delar, en sak i taget. Både för din egen och för omgivningens skull. Välj ett område, projekt eller en uppgift som du delegerar - gör den överlämningen ordentligt och se hur det känns och går. Var noga med att inte lägga dig i och att minnas att ditt sätt troligen inte är det enda att lösa uppgiften på. Sedan när det är gjort kan du utvärdera och delegera nästa moment.

Gör det i kontrollerad, inte kontrollerande, form

Det är en skillnad på att lämna över saker i kontrollerad form snarare än en kontrollerande sådan. Men ett vanligt misstag är att man bara ger i från sig saker utan att prata närmare om vad det är som ska göras, varför och vad medarbetaren behöver. Så innan du gör överlämningen, tänk igenom: Vad behöver medarbetaren veta? Hur kan överlämningen göras på ett sätt så att ni båda, men mest medarbetaren, känner er trygga med den?

Så! Det var några snabba tips om hur du kan göra det lättare att delegera. Vad säger du som läser? Tycker du det är lätt att delegera eller svårt?

Vanliga missar nya chefer gör

Alla gör när man kliver in i chefsrollen för första gången - det är inte fråga om det händer utan snarare när och vad som händer då. Därför tänkte jag att vi kan kika närmare på tre vanliga missar som nya chefer gör och hur en kan undvika de fällorna, alternativt tråckla sig ur dem.

Läs mer: När du är ny som chef

Att vara ny som chef kan vara en skräckblandad förtjusning men kom ihåg att du har fått jobbet för att de tror att du kommer att klara av det. Bild: The Jopwell Collection on Unsplash

Vanliga missar nya chefer gör

Har för bråttom

Majoriteten av oss vill göra bra ifrån sig på jobbet och när en är ny som chef kan det behovet kännas lite extra starkt. Det är således en vanlig fälla att hamna i som ny chef att en har för bråttom med att dra igång grejer, börja förändra det som man ser direkt inte funkar eller börja “styra upp” saker. Ibland går det såklart hur bra som helst och kan rent utav vara det som behövs - men generellt är risken stor att du i stället får formen av en ångvält som kör över allt och alla på vägen. Dessutom är risken överhängande att

En strategi att använda i stället: Ta den första tiden som chef till att lära känna verksamheten, medarbetarna och arbetsguppgifterna i det här nya perspektivet som du nu har. Något som är ännu viktigare om du bli internt rekryterad till chefsposten.

“Men!” är en vanlig tanke då: “ska jag verkligen inte göra någonting alls?!”

Att lära känna organisationen, verksamheten och teamet är ett jobb i sig. Både att förstå den formella organisationen men mest av allt, den informella. Ta reda på vilka arbetsprocesser som finns, hur gruppen arbetar tillsammans, vilka utvecklingsområden som finns och efter en tids inlyssnande och lära kännande: börja formulera en strategi för hur du ska leda gruppen framöver. Genom att ge dig själv den tiden kommer du att kunna göra ett bättre och mer produktivt jobb eftersom du har en klarare och tydligare bild av vad du har att jobba med.

Känner att du behöver bevisa dig

Framförallt förstagångsledare (och än oftare om den nyblivna ledaren är yngre) brukar man också känna ett behov av att bevisa sig själv eller att få respekt av sina medarbetare. Ibland behövs det för att det finns medarbetare som inte accepterar dig som ny chef på grund av någon anledning och då kan det utgöra en situation som behöver hanteras men vanligtvis är det inte så brådis med detta som du som ny chef upplever det. Det du vill är inte heller att få deras respekt, du vill få deras förtroende och det är något som byggs över tid.

En strategi att använda i stället: Kom ihåg att den formella chefsrollen har ett maktkapital i sig vilket innebär att du inte behöver bevisa någonting alls till en början eftersom du har fått jobbet. Väl inne i jobbet kommer du såklart behöva du visa att du tar uppdraget på allvar och vara ledare och chef med allt vad det innebär - det är vad som kommer att vara det som får medarbetarna att respektera dig. Vissa nya chefer behöver tyvärr värja sig för olika maktspel men den situationen får nästan utgöra en egen bloggartikel i framtiden.

Tror att du måste kunna - eller klara - allting själv

Ofta när vi vill visa vad vi går för så är det lätt hänt att samtidigt falla i fällan att tänka att du måste klara allting själv för att prestationen ska räknas. Men ledarskap varken är eller behöver vara en one-person-show hur ofta det än framställs som det.

En strategi att använda i stället: Ställ frågor. Be om hjälp. Förhandla dig till en mentor och relevant ledarskapsutbildning. Som chef ska du inte vara den som gör allt men som tur var är den fullt görbar att ta sig ur om det skulle hända. Bäst är såklart att försöka låta bli att hamna i den situationen från början om du kan undvika det men skulle det hända går det alltid att börja göra annorlunda!

Vad säger du som läser? Kan du känna igen någon av dessa vanliga tankefällor eller har du sett någon annan göra denna miss?

Myten om det ofrivilliga ledarskapet

Jag vet inte du känner igen dig i den men det cirkulerar en myt i affärslivet om att det skulle vara “bättre” att vara en ofrivillig chef snarare än att vilja bli chef. Det senare misstänkliggörs rätt ofta i stil med: “Varför vill du bli chef? Är du en maktgalning som bara vill få din vilja igenom?” och så ställs det ofrivilliga ledarskapet ofta på en piedestal på det sätt att det är bättre att få ledarrollen än att söka sig till den. Men, och det är ett stort men, det finns noll och inga garantier för att den som inte vill ha chefsjobbet gör ett bra jobb i den. Såklart finns det de som tar sig an uppdraget med bravur men det beror på andra saker än just ofrivilligheten.

Läs mer: Ledarskapsstilar i Game of Thrones

Det ofrivilliga ledarskapet glorifieras lätt trots att det inte alls innebär några garantier för att den som är en ofrivillig chef faktiskt är bra som det. Bild: Adrian Smith on Unsplash

Myten om det ofrivilliga ledarskapets förträfflighet

Under alla mina år som ledarskapsutvecklare har jag sett och hört talas om otaliga ofrivilliga ledare som helst hade sluppit vara chef. Slippa ta beslut. Slippa göra de saker som krävs av en. Slippa ansvaret. Som inte heller fått den utbildning och stöd som de hade behövt och inte heller frågat efter just för att de egentligen inte vill vara chefer. Ibland har de rent utav tillgång till en massa utbildning, råd och stöd men låter bli att ta den - intresset finns inte just för att de varken har viljan eller intresset av att vara chef egentligen.

Anledningarna till att vilja ha ett chefsjobb kan vara många - och det är bra att känna till sina egna - viktigast är dock vad du gör när du väl är chef och hur du gör det. Och du som vill bli chef kan göra ett alldeles förträffligt arbete just för att du vill göra jobbet!

Sedan finns det såklart personer som vill bli chefer som inte bör arbeta som det. Men det beror ju, precis som för de ofrivilliga ledarna, på andra saker än viljan att ha en ledarroll och vad de är får bli ett alldeles eget inlägg!

Vad säger du? Kan du känna igen glorifieringen av det ofrivilliga ledarskapet?

---

Tillhör du skaran som vill bli chef och som vill satsa på att bi chef? Då ska du ansöka till ledarskapsprogrammet Become a Boss!

Lifehacks för dig som är chef

Livet i största allmänhet består ofta av gråzoner och ledarskap är sällan ett undantag från det. Men det finns lifehacks för dig som är chef som kan göra ditt uppdrag enklare, framförallt för att de flesta av dem är förebyggande insatser som gör det lättare för att leda.

Läs mer: Ledarskap i teorin respektive verkligheten

Bossbloggen skriver idag om ett gäng olika lifehacks för dig som är chef

Ett annat lifehack som jag själv önskade att jag hade fattat för ett gäng år sedan är att man inte behöver klara allting själv jämt. Bild: Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

Lifehacksför dig som är chef

Skilj på sak och person

Alla skiljapå sak och person berör förstås alla men extra viktigt är det för dig somledare. Men det gäller att inte bara veta om det, du måste också visa att dugör det. Med vad du säger, feedbacken du ger och besluten som du fattargentemot dina medarbetare. Också när det gäller dig själv. Som ledare företräderdu mer eller mindre alltid ditt arbete och då blir det ännu viktigare att varatydlig med om och när du kommunicerar i egenskap av privatperson eller dinyrkesroll. 

Hälsa alltid på alla

Jag vet, detlåter som en så liten och självklar detalj att alltid hälsa på alla på jobbetmen den gör så stor skillnad. Och i kombination med småprat så kommer den att varaavgörande för dig att bygga starka och bra relationer med dina medarbetare ochkollegor.

Undvika att reagera i affekt

Det är svårt, jättesvårt ibland, att inte bli arg och frustrerad även som chef. Men det är få gånger som det är bra att du reagerar i affekt på stående fot. Så märker du att du går upp i varv och in i ett känslomässigt läge: försök att dra tre djupa andetag, be om en stunds betänketid eller pausa det du gör till senare. Och det oavsett om det gäller att svara på mejl eller sitter i möte. Det är bättre att säga ”ge mig X minuter, jag behöver tänka lite” än att dyka huvudstupa in i en känslostyrd diskussion.  

Läs mer: Vanliga misstag nya chefer gör

Det går inte att planera allt som chef och det är inte ovanligt att en försöker planera och sedan får göra allting annorlunda ändå. Men det är klokt att göra en krishanteringsplan så tidigt som möjligt hur osannolikt det än känns att det ska behövas. Bild: Med Badr Chemmaoui on Unsplash

Visa respekt mot de som har mindre makt än du

Alla har vi olikaprivilegier och makt och som ledare har du automatiskt mer makt. Vilket innebäratt det är ännu viktigare att du visar respekt mot de som har mindre makt än duoch tar ansvaret för deras välmående och intressen på allvar. Både för att detingår i ditt chefsuppdrag och är det lämpliga att göra som människa.

Gör en krishanteringsplani förhand

När dåligasaker händer så har de en tendens att göra det när det passar som sämst, närdet är som mest oväntat eller så kommer allt på samma gång. För att underlätta ettsådan situation och kanske förhindra att läget går från dåligt tillkatastrofdåligt - gör en kommunikationskrisplan redan i förväg. Spekulera iolika scenarios och bestäm er för hur ni ska agera om de händer. Förbered ocksåett scenario som heter ”oväntade krissituationer” som ni omöjligt kan gissa ertill men så att ni har en handlingsplan även om det händer. Är oturen frammeoch det hinner hända en katastrof innan ni har er krishanteringsplan på plats,ta in experthjälp direkt så att ni kan få råd och stöd i vad ni ska göra.

Försök alltid ha luft inbokat i kalendern

Och apropå oväntade händelser, försök att alltid ha luft inbokad i kalendern. Den kan behövas för saker som oväntat dyker upp, för saker som du måste hinna med eller bara hinna småprata med personalen. Du kommer att må bättre av det, medarbetarna och därmed organisation också.

Ja, detta är några av lifehacks som du kan ha glädje och nytta av som ledare. Insåg medan jag skrev detta att det finns rätt många fler. Vilket är ditt bästa bosshack som du kan dela med dig utav?

Låt-gå-ledarskap

Vi ska fortsätta vår guidade tur genom gänget av alla olika ledarskapsstilar som finns och idag är det en av de tråkigare klassikerna som ska få stå i rampljuset: låt-gå-ledarskapet eller, som det ursprungligen kallas Laissez-faire ledarskap.

Jag velade faktiskt till en början om denna skulle få vara med eller inte men landade till slut i att ”jo, det måste den”. För även om den är kass så förekommer den och därför är den viktig att känna till och känna igen. Plus att den, trott eller ej, kan få positiva bieffekter ibland.

Låt-gå-ledarskapet kännetecknas ofta av ett tomt skrivbord eller ett frånvarande ledarskap. Bild: Denys Striyeshyn on Unsplash

Låt-gå-ledarskap

Kännetecken:

Låt-gå-ledarskapet illustreras bäst med ett exempel från mitt eget tidiga arbetsliv där jag hade en chef som kom till jobbet, sa hej, gick raka vägen in på sitt rum och tillbringade arbetstiden med att gömma sig så mycket som möjligt. Frågor undveks eller skulle ”kollas upp” och rann ut i sanden. 

Andra kännetecken är exempelvis:

Fysisk och/eller mental frånvaro

• Konflikträdsla

• Svårt att fatta beslut

• Osäkerhet i ledarrollen

• Delegering som inte sker på grund av det coachande ledarskapet utan på grund av oförmåga

• Passivitet

• Ovilja att ta ansvar eller att göra saker

• Ledarskapet är ofrivilligt

Anledningarna till låt-gå-ledarskapet kan bero på många olika saker och det kan variera kraftigt hur medveten låt-gå-ledaren är om situationen. Vissa förstår inte alls att de praktiserar detta utan upplever att de gör ett fullgott jobb som chefer medan några gör det som känns enkelt och bekvämt medan andra allvarligt struntar i vilket.  

Situationer när det passar extra bra:

I princip aldrig! Undvik att vara en låt-gå-ledare och undvik den chef som du märker praktiserar denna ledarstil om det inte är så att chefen i fråga har en tillfällig dipp – för det kan man faktiskt ha även som ledare. Och notera att låt-gå-ledarskapet inte bara behöver praktiseras av en särskild person, det kan också vara ledningsgrupper eller styrelser som använder sig av denna ledarstil vilket kan ställa till med än mer allvarliga skador för och i organisationen.

Dess styrkor:

Fördelen med låt-gå-ledarskapet är att det, precis som med alla andra ledarstilar, är något vi kan växla från lika mycket som till. Bara för att en har använt sig av det innebär det inte att den är konstant eller för alltid!

Dess svagheter:

Det finns en rad olika svagheter och problem som ofta uppstår under ett låt-gå-ledarskap, exempelvis:

Otydlighet i verksamheten och/eller arbetsgruppen

Otydlig kommunikation, oklara mål, brist på riktlinjer, uppföljning eller andra saker som behöver hanteras i verksamheten eller arbetsgruppen.

Mer konflikter

Desto mer otydlighet och brist på ledarskap desto fler konflikter uppstår vilket kommer att dränera och göra arbetet mycket mindre produktivt.

Stark informell organisation

Om den formella organisationen är svag eller har lågt förtroendekapital ökar behovet av den informella organisationen som växer sig extra stark i syftet att kompensera för bristerna som finns. Organisationen försöker ofta fylla igen sina egna hål i den grad det går. Detta brukar även öka distansen mellan den formella och informella organisationen vilket i sin tur ger andra bekymmer.

Dåligt, om något, förtroende för ledarens förmåga

Det är inte ovanligt att låt-gå-ledare blir en syndabock, eller någon som det skämtas om, vilket på ett sätt är förståeligt eftersom bristande ledarskap ofta väcker mycket frustration och negativa känslor. Samtidigt är detta något som ofta förvärrar situationen och gör låt-gå-ledaren än mer osäker och ovillig att ändra sitt beteende och så accelererar den onda spiralen än fortare.  

Effekterna det kan få:

Något som ibland kan verka förvånande är att verksamheten ofta rullar på fastän chefen är en låt-gå-ledare som “styr” och på kort sikt kan det såklart vara positivt för organisationen men på lång sikt är det ofta destruktivt. En vanlig anledning till att allt “funkar ändå” är ofta arbetsgruppen där antingen en person får rollen som informell ledare och fyller upp den formella ledaren hålrum alternativt att flera personer turas om att göra den formella ledarens sysslor. Det får verksamheten att rulla på lite till men ofta till priset av mycket frustration, högre personalomsättning, lägre produktivitet, sämre engagemang och ibland också sjukskrivningar.

Det som kan bli positivt i detta är om låt-gå-ledaren får bra stöd kan hen vända denna trend. Kanske inte enkelt eller på en vecka eftersom det inte bara är ledarens beteende som behöver förändras utan för att det tar tid att bygga om relationerna och vinna medarbetarnas förtroende - men det kan gå om man är villig att göra jobbet som krävs! Det är extremt sällan som låt-gå-ledarskap utövas illvilligt och får ledaren förutsättningar och hjälp går det att börja göra annorlunda.

Summa summarum:

Som du märker här finns det inte jättemycket gott att säga om låt-gå-ledarskap och just därför är det synd att det trots allt förekommer och alltför sällan tas tag i eftersom “det funkar ju bra ändå”. Ibland är det också därför det kan vara svårt att identifiera en låt-gå-ledare - än mer om chefen ifråga samtidigt är karismatisk och snackar mer än vad hen leder. Det har faktiskt visats i en studie att medarbetare hellre har en chef som använder sig av en auktoritär ledarsstil snarare än låt-gå-ledarskap.

Känner du igen detta från ditt egna arbetsliv? Har du upplevt en låt-gå-ledare förut? Berätta gärna!