Luft i kalendern

Jag vet inte hur många gånger jag hitintills har hjälpt chefer och företagsledare att ändra sättet att se på och arbeta med sin kalender och räknar iskallt med att det kommer att bli fler eftersom det här är ett väldigt vanligt utvecklingsområde. Och det är inte så konstigt! Ledande roller blir ofta snabbt fulltecknade - både med möten men också saker som behöver göras. Så hur kan man göra då för att få luft i kalendern och därmed både skapa sig mer tid till att lösa saker som dyker upp men framförallt marginaler som gör gott?

Läs mer: Det är jobbigt att arbeta hållbart

Luft i kalendern anses ofta vara en lyxvara och på sätt och vis stämmer det - men om det inte är en särskilt intensiv period så kan nio av tio chefer ge sig själva mer av detta i vardagen. Bild: Eric Rothermel on Unsplash

Luft i kalendern

Luft i kalendern är vad det låter som: mer obokad tid. Typ det lyxigaste som finns. Tid att göra det som behövs allra mest just nu och det finns såklart flera sätt att skapa det på. Det allra enklaste torde vara att sluta boka in saker överhuvudtaget - i gengäld är det sällan görbart i dagens arbetsliv så tur då att fler alternativ finns.

Bestäm dig

Först och främst: det viktigaste du behöver göra är att bestämma dig. Är det här viktigt för dig? Vill du må bättre och därmed göra annorlunda?

Inte? Då fortsätter du som vanligt.

Om ja? Ja, då är det dags att inse att det finns bara en som har den yttersta makten över din kalender och det är du. Absolut kan andras behov påverka dina dagar som chef och rent utav behöva gå före dina egna önskemål men i slutändan är det ändå du som bestämmer vad du fyller dina dagar med och inte.

Rimlig arbetsbelastning - det vill säga runt åttio procent

Forskningen är entydig: en av de viktigaste faktorerna till att undvika utmattning är att ha en rimlig arbetsbelastning och faktumet att det inte spelar någon roll hur väl vi planerar om det är så att vi överfyller våra almanackor i förhållandet till kapaciteten vi har. En sund och smart sätt att tänka är att vi ska vara belastade till ungefär åttio procent som regel för att ha ytterligare en växel att lägga in när det verkligen behövs. Och jag vet att det finns de chefer som sätter i halsen när jag säger så för det är så kallat “slöseri” med arbetstid, resurser och cash att medarbetare inte ska prestera hundra procent hela arbetsdagen.

Innebär det att resten är dötid? Slöseri med tid? Nej - det kommer alltid dyka upp mer jobb. Men genom att planera för åttio procent så har du marginaler att saker kan tillkomma och folk kan bli sjuka till skillnad från om du planerar för hundra på förhand.

Sjysta deadlines

Jag har nämnt detta förr när det kommer till att jobba hållbart men att ge sig själv så sjysta deadlines som möjligt ska inte underskattas. De ska alltså inte bara vara rimliga utan också ha lite marginal så du inte behöver springa från deadline till deadline med andan i halsen. Räkna med att allt tar längre tid än vad du hoppas och tror för det är oftast så.

Förberedelsetid

Ett annat underskattat verktyg är att boka in förberedelsetid i kalendern. Har du ett möte som ska förberedas? Boka inte bara in mötet då utan lägg också in den där halvtimmen som du behöver för att preppa för mötet. Gör detta till en vana och du kommer att tacka mig sen!

Fokustid

Ytterligare en bra sak att börja med är fokustid där du avsätter tid i kalendern för när du ska göra de där arbetsuppgifterna som behöver det. Annars är risken att en börjar skjuta på dem och så halkar man efter och så är den negativa spiralen igång.

Lägg in en tidslucka mellan varje grej

Ytterligare ett knep är att bara köra back-to-back-möten som undantag och i stället vara noga med att lägga in en tom tidslucka mellan varje möte som standard. Genom att ha luckor ger du dig själv marginaler.

Och då kan man ju fråga sig - hur får man mer luft i kalendern genom att boka in saker? Tricket med att göra detta konsekvent är att du får mer gjort och det i kombination med en rimlig arbetsbelastning, sjysta deadlines och tidsluckor ger mer luft i kalendern. Något som gör oss mindre stressade, dels för att du kan vara mer närvarande vilket i sin tur gör att du leder bättre och det blir en positiv spiral. En annan fördel är känslan av att ha koll och att hinna med som också bidrar till att stressnivåerna regleras.

Vad säger du som läser? Hur mycket luft har du i din kalender?

Myten om enhörningskandidaten

Det finns många myter och legender som cirkulerar i arbetslivet men en riktigt seglivad en är myten om enhörningskandidaten! Personen som så många arbetsgivare drömmer om: den perfekta medarbetaren.

Enhörningskandidaten = medarbetaren många rekryterande arbetsgivare drömmer om att hitta om man får tro de arbetsannonser som cirkulerar. Bild: Inês Pimentel on Unsplash

Kriterier för enhörningskandidaten

Du har säkert sett dem själv. Efterlysningarna i otaliga jobbsökarannonser som ofta innehåller fraser som att du som kandidat ska:

• Ha en viss utbildning, gärna relativt ny sådan så att den är aktuell alternativt…

• X antal högskolepoäng. Spelar ingen roll inom vilka ämnen - bara du har poängen är du kvalificerad!

• Samtidigt ska du ha minst tre till fem års arbetslivserfarenhet om inte mer

Helst ska du också:

• Kunna jobbet redan innan du börjar

• Vara självgående och kunna jobba självständigt

• Jobba bra i team med andra… En självständig lagspelare alltså!

Andra populära personliga egenskaper som tillskrivs dessa enhörningskanditater? Det är exempelvis att man är:

• Målinriktad

• Ambitiös (men inte med för stora ambitioner för du ska helst stanna på arbetsplatsen i så många år som möjigt oavsett vilka utvecklingsmöjligheter som finns där)

• Driven

• Ansvarstagande

• Noggrann

• Pålitlig

• Lojal

• Initiativrik

• Samtidigt måste du vara bra på att följa order och direktiv

• Och, min favorit, du helst också vara prestigelös samtidigt som du är allt annat på listan!*

Bubblare:

Är du under trettio är du troligtvis för ung, för oerfaren eller för ambitiös för din ålder

Mellan trettio och fyrtio är du åtråvärd på arbetsmarknaden men mest om du är man. Som kvinna not as much eftersom du säkert vill ha barn (och råkar du vara kvinna som inte vill ha barn är det konstigt och det i sig gör dig oanställningsbar)

Över fyrtiofem så vill du antingen överkvalificerad, vill ha för mycket lön eller så är du för nära pensionen

Femtiofem eller äldre? Ättestupan nästa!

Myten är det som är verkligt, inte enhörningskandidaten

Jag önskar nu att jag hade kunnat skriva att allt jag nämnt ovan är grova generaliseringar och hittepå. Men tyvärr är alla dessa exempel från verkligheten och har jag otaliga gånger genom åren sett dess arbetsannonser florera i jakten på den här mytomspunna varelsen som (tyvärr, hur gärna jag än vill tro på enhörningar) inte existerar. Anledningarna till att myten om enhörningskandidaten finns till den grad att denna medarbetare fortfarande eftersöks är flera och kan variera men oavsett vilka de är blir resultatet detsamma: ännu en rekryteringsprocess som blir onödigt kostsam och ineffektiv på grund av orimliga förväntningar. Så låt oss avliva den här myten en gång för alla nu - det finns inte en person som kommer att vara allt genom perfekt och felfri att anställa. Ha mer rimliga, och framförallt, mer relevanta förväntningar i er rekryteringsprocess i stället. Ni alla kommer att tjäna på det!

Dela gärna med dig! Vad är det värsta/roligaste/mest orimliga du har sett efterlysas i en jobbannons?

*) och gärna snygg med!

Chefiga nyårslöften

Nytt år = nyårslöftenas och förändringarnas tidevarv. Jobbar du som chef - eller vill göra det i framtiden - kommer här ett gäng chefiga nyårslöften att inspireras av och testa på under det kommande året. Mitt tips? Välj en eller två av dem, börja där och sedan kan du jobba dig vidare med nästa utvecklingsområde. Så välj den som du tror kan ge störst positiv effekt för dig i din vardag och bryt ner det i mindre, konkreta vanor som du kan börja implementera i din vardag över tid.

Nyår = tiden för nyårslöften. Vad vill du göra annorlunda eller bättre som chef under nästa år? Bild: Sincerely Media on Unsplash

Prioritera mat, sömn, motion

Dessa grundläggande behov gäller oss alla och det tråkiga med dem är att de behöver tillgodoses varje dag i någon form. Gör vi inte det? Nej, då kommer vi också på sikt att må och prestera sämre som ledare och medmänniskor och tyvärr är detta en så himla lätt sak att börja rucka på när jobbet kräver mer av oss. Gör. Inte. Det. För din egen skull. Prioritera dem så mycket du kan och har möjlighet till det.

Exempel på hur du kan implementera det i din vardag:

Först och främst behöver du syna dina svagheter i sömmarna. Vilket eller vilka av dessa områden är det som brister och vad kan, vill och ska du göra annorlunda framåt? Gäller det maten är det kanske en bra start att börja med att planera och möjliggöra vad du ska äta när och hur. Behöver du förändra dina motionsvanor? Ja, då finns det hjälp att söka och få för det och så vidare.

En rimligare arbetstakt

Hinner du med ditt jobb på de antal timmar som du är anställd för att jobba varje vecka? Känner du dig avslappnad och har “intensiva perioder” som faktiskt är intensiva perioder och inte din vardag? Har du - som regel, ej undantag - energi kvar när arbetsdagen är slut? Grattis! Då kan du klappa dig själv på axeln och välja något annat nyårslöfte. Om du däremot har mycket övertid som regel, intensiva perioder som avlöser eller överlappar varandra eller är slutkörd efter majoriteten av dina arbetsdagar? Ja, då är det kanske dags att göra något annorlunda…

Exempel på hur du kan implementera det i din vardag:

Vad beror dock på din situation och ditt chefsuppdrag! Ibland räcker det med att reglera arbetsbelastningen eller börja jobba på ett annat, mer umbärligt sätt. Ibland behöver man justera sitt förhållningssätt till jobbet. Ibland behöver man göra både och parallellt för att en hållbar förändring ska till.

Aktivt tacka ja eller nej till möten

Har din kalender den magiska förmågan att den snabbt blir knökfull bara du blinkar? Går större delen av din arbetstid åt till möten? Är det svårt att hinna göra jobbet du har på grund av alla möten? Då kanske här finns ett utvecklingsområde för det nya året. Som chefer behöver vi anpassa våra arbetsdagar efter andra men det innebär inte att vi är maktlösa inför våra egna kalendrar och aktiviteterna som ryms där.

Exempel på hur du kan implementera det i din vardag:

Istället för att bara se din kalender fyllas på till bredden och höjden av möten: börja med att aktivt tacka ja och eller nej till dem. Vilka är relevanta att du är med på? Vilka är det inte? Vilka behöver du mer information om för att kunna fatta beslut om du kan/bör/ska vara med eller ej? Såklart är vissa ledande roller mer mötesintensiva än andra men det betyder inte att du behöver vara med på alla möten som du blir kallad till.

Om vi fortsätter göra som vi alltid har gjort ja, då är risken dessvärre minimal att något kommer att bli annorlunda av sig självt och här kan nyårslöften faktiskt fylla en funktion för förändring i arbetslivet eller livet i stort om man nu önskar det. Bild: Gabrielle Henderson on Unsplash

Mer återhämtning i vardagen

Även här variera såklart våra möjligheter beroende på faktorer som inte alltid ligger inom vår kontroll. Samtidigt möter jag i min roll som ledarskapsutvecklare många som också har alla möjligheter till att återhämta sig mer men inte gör det av en lång rad olika anledningar.

Exempel på hur du kan implementera det i din vardag:

Först och främst: börja med att läsa den här artikeln om olika sorters vila. Stäm av gentemot din egen vardag vilken sorts återhämtning som du faktiskt får i din vardag respektive vad du skulle behöva. Börja verkställa det som du saknar och behöver utan att göra ett för stort projekt av det. Små stunder ger mer återhämtning än de som inte sker alls.

Identifiera din riktning

Ja, vart är du på väg?

Inte för att man måste ha någon särskild riktning i livet - det är trots allt till för att levas och upplevas. Men om du tillhör en av dem som vill, och mår bra, av att ha det - då är nyåret såklart ett bra läge för att fundera på och formulera din riktning framåt.

Exempel på hur du kan implementera det i din vardag:

Det finns en mängd olika övningar en kan göra för att fundera kring detta. Att göra en vision board är en, Behovshjulet är en annan. Själv arbetar jag med ledord för varje år som jag sätter i fokus och kommer, utöver det, för andra året i rad nu att använda min nya kalender för att förstärka ledordet ytterligare. Det finns inga rätt eller fel här utan testa dig fram för att se vad som passar dig bäst och sök stöd från någon som jobbar som jag om du behöver mer riktning i ditt ledarskap - eller en livsstilscoach om det gäller livet i stort.

Inte bara tänka “reflektera mera” - gör det

En vanlig sak jag får höra i mitt jobb är att man som ledare känner ett behov att reflektera mer i sitt ledarskap. Att inte bara fastna i görandet utan också ge sig själv tiden till att fundera över både riktningen framåt men också bakåt. Varför blev det som det blev? Varför var det jag gjorde bra? Hur kan jag göra bättre eller på ett annat sätt nästa gång? Desto mer du tränar på att reflektera löpande i vardagen desto enklare och mer till automatiserat kommer du att börja göra det.

Exempel på hur du kan implementera det i din vardag:

Du kan såklart göra detta på olika sätt, ett är att ha en mentor som du träffar och pratar med regelbundet där möten i sig innebär ett reflektionsarbete. Men du kan såklart också göra det på din egen kammare! I Bossbrudsgruppen kör vi fredagsreflektion men du kan såklart lika gärna testa att göra det i slutet på varje arbetsdag! Det viktiga är att 1. du gör det 2. du gör det så enkelt för dig som möjligt.

Frågor att utgå från kan exempelvis vara…

• Vad har jag gjort bra under dagen/veckan?

• Varför blev det bra?

• Vad har jag lärt mig eller blivit påmind om?

Så, här har du ett par olika förslag på nyårslöften att undersöka eller testa på att ha som chef. Såklart bör du välja det av dessa - eller något helt annat - som passar för just dig i din vardag. Har du som läser något eller några andra idéer och förslag på nyårslöften som du vill dela med dig av? Kanske rent utav något du ämnar att satsa på för din egen del. Please share!

Jobba med folk du inte gillar

Alla har vi troligtvis gjort det någon gång eller kommer att behöva göra det i framtiden – jobba med någon som vi inte gillar. Hur kan man hantera den situationen och försöka göra den så bra som möjligt? HBR listar några saker att utgå från och jag, som vanligt, utvecklat och vässat deras tips ytterligare.

På jobbet behöver vi kunna samarbeta med andra och varandra oavsett hur mycket eller hur lite vi gillar varandra som personer. Hur kan man hantera det? Bild: Andreea Avramescu on Unsplash

När man jobbar med folk du inte gillar

1. Acceptera läget

Vi kan, och behöver inte heller, klicka med alla alltid i alla lägen och ett viktigt första steg är faktiskt att acceptera det. Varför? Jo, för att det kommer att minska eventuell frustration och energidränage kring de kollegor som du inte gillar.

Det är okej och får vara det! Man kan ha bra arbetsrelation även med folk som man tycker är anskrämliga eller som har helt andra bakgrunder, sätt och värderingar än en själv. Lägg till att det alltid finns saker att lära av varandra oavsett om det är positivt eller negativt betonade saker.

2. Reflektera över skavet och hur det påverkar dig

En annan sak som är bra att göra är att närmare undersöka vad det där skavet du känner beror på. Vad är det personen gör som är så störigt? Det är nämligen inte ovanligt att vi kan lära oss saker om oss själva i det. Exempelvis kan det säga något om våra värderingar och vad vi tycker är viktigt på jobbet eller vilka förväntningar som du har på dig själv och andra.

Nästa steg i detta är att syna närmare hur den andra personen påverkar dig. Blir du lättirriterad? Obekväm? Nervös? Frustrerad? Eller något annat för den delen. Hur speglas det i ditt eget beteende? Ibland kan det rent utav vara så att det som retar dig faktiskt triggas av det du gör och din reaktion.

Exempel från verkligheten: En klient som störde sig på att en kollega var otroligt osäker och frågade alla om allt hela tiden vilket sinkade arbetet men också skapade frustration för att ”hen borde veta de sakerna vid det här laget”. Problemet var delvis att kollegan hade dålig självkänsla men också att klienten och de andra kollegorna blev synbart irriterade av frågorna och framför allt om något blev fel – vilket gjorde personen ännu mer osäker och till slut befann de sig i en ond spiral där mer osäkerhet och mer frustration föddes allteftersom.

3. Ansträng dig för att försöka se den andra personens perspektiv

Få kommer till jobbet med målet i sikte att göra livet surare eller svårare för andra. Därför behöver vi försöka sätta oss in i den andra personens situation och perspektiv: varför agerar hen på det här viset? Vad ligger bakom deras handlingar? Hur ser de dig men också på situationen i stort? Vad kan personen tänkas behöva och vilja ha från dig?

Det här är frågor som är bra att använda just för att försöka byta perspektiv från sitt eget och zooma ut från ditt känsloläge kring personen.

4. Sträva efter att bli en problemlösare snarare än en kritiker eller konkurrent

Den här strategin gillar jag lite extra eftersom det är ett väldigt praktiskt verktyg att använda. När man väl har börjat reta sig på någon är det lätt hänt att man fortsätter att göra det och bara ser fler och fler negativa tecken och signaler som bekräftar och förstärker det man tycker och tänker ytterligare.

Först och främst handlar det om ens mindset där man i stället för att samla på gruskorn i skorna börjar jobba för att hälla ut dem. Men det möjliggör också att börja tänka framåt på ett mer konstruktivt sätt: vad kan du göra för att förbättra situationen? Antingen genom att stötta din kollega eller ändra ditt tänk och ditt beteende i förhållande till hen. Alternativt kanske fråga personen: ” Jag upplever att vi inte arbetar tillsammans så effektivt som vi kanske skulle kunna, vad tror du om det? Finns det något i vårt samarbete vi kan förbättra?”.

5. Hitta strategier för att inte låta dig dräneras

Folk kan vara rejält jobbiga ibland, frustrerande och irriterande. Samtidigt har vi alla också ett ansvar för hur vi reagerar på vår omgivning och om vi tillåter andra att dränera oss eller inte. Detta kan uppfattas som provocerande ibland men det är viktigt eftersom den enda som aktivt och medvetet kan påverka situationen är - tada - du själv. Vad kan du göra för att din energi inte ska läcka som ett såll och hur kan du bevara ditt tålamod till saker där det verkligen behövs i stället?

Det finns såklart olika metoder till det men en sak jag brukar tipsa om i det här läget är att gå in i det proffsigaste läget du har i din yrkesroll. Bestäm vilket varmt, trevligt och förståeligt bemötande du ska ge alla dina kollegor och än mer för de som du egentligen inte gillar och skilj på sak och person. Det kommer att göra det enklare att känna och upprätthålla en emotionell distans till andra på jobbet oavsett vad du tycker om dem.

Har du som läser någon gång haft någon du inte gillar men behövt jobba med ändå? Hur var det och hur hanterade du den situationen? Berätta gärna!

Mat som verktyg till mer jämställdhet

Jämställdhet är inget nytt ämne här på Bossbloggen och tyvärr inte heller att män och kvinnor gör karriär på olika villkor. Men ytterligare en dimension av detta hänger samman med vad och hur vi äter och hur det kan bidra till att kvinnor får en ännu lite brantare uppförsbacke i sin karriär är våra matvanor.

Mat, sömn och motion är basbehov som vi alla har och mår bra av. Men hur kan mat utgöra ett verktyg till mer jämställdhet? Ewa Meurk, Hälsoingenjören från Elitista som är certifierad funktionsmedicinsk terapeut, delar med sig av tre olika perspektiv kring ämnet!

Att mat är viktigt har nog inte undgått någon men få tänker på att det också är en jämställdhetsfälla om kvinnor inte äter ordentligt med mat. Bild: Farhad Ibrahimzade on Unsplash

Mat som verktyg till mer jämställdhet

Undvik bantning

Bantning och dieter är en jämställdhetsfälla menar Ewa Meurk som under åren har mött många kvinnliga ledare som mår dåligt i sin vardag på grund av bantning och olika dieter.

− Många kvinnor är undernärda och får inte tillräckligt mycket järn och B-vitamin i sin kost.

Om man bara petar i sig en sallad eller inte äter en tillräckligt mängd protein är risken i stället stor att man börjar småäta godis, att man blir tröttare, får ont i huvudet eller blir okoncentrerad. Hur kan du begära att du ska prestera då? Säger Ewa Meurk och fortsätter:

− Få män har bantat sig genom decennier. De äter till de är mätta, är sällan hungriga och får i sig mer protein vilket gör att de fungerar bättre under hela arbetsdagen.

Fokusera på näringen som du får i dig

Ewa Meurk Foto: Privat

Näring och energi är inte samma sak men till vardags blandas dessa begrepp ofta ihop enligt Ewa Meurk.

− Energiinnehållet i ett livsmedel är den värmeutveckling som sker när man bränner maten i ett laboratorium. Det man vill veta är hur mycket energi maten ger om den används i kroppen som bränsle. Men när man bränner mat i ett laboratorium är det en fysikalisk process medan hur kroppen använder energin är en biokemisk process. Dessa processer går inte att jämföra. En biokemisk process styrs av hormoner säger Ewa och fortsätter:

− Du behöver äta protein och rätt mängd fetter, vitaminer, mineraler och få i dig de fibrer som finns i många grönsaker. Bra ledord kan vara att äta mer mat utan innehållsförteckning och som innehåller näring.

Kom ihåg: mat får våra kroppar att fungera bättre

När vi äter näringstät mat fungerar kroppen och våra hjärnor bättre vilket innebär att vi kan prestera och leverera på en betydligt bättre nivå jämfört med när matvanorna sviktar.

− Håll blodsockret lågt och jämnt. Då kommer du klara allt som händer omkring dig bättre. De flesta jobb kräver mycket av oss och vill du vara med i matchen då är det tyvärr så att du behöver vara i toppform och veta hur maten du äter påverkar dig, säger Ewa Meurk.

Vad säger du som läser? Ser du på mat som bränsle som hjälper dig framåt i karriären eller är det mer ett nödvändigt ont? Dela gärna med dig!