Informella ledare – vilka är de?

De finns i alla organisationer, även om de inte alltid syns. När kriser uppstår kan det hända att de träder fram och rent utav fyller sin chefs tilltänkta ledarskapsskor. Det är ofta de som medarbetarna vänder sig till för att ventilera eller be om rådgivning i både professionella och privata frågor. De har ofta sista ordet i diskussioner och har stort förtroende hos kollegorna. De är ledare men inte formella chefer. Känner du igen någon i din arbetsgrupp i beskrivningen ovan? Kanske dig själv? Det innebär att din kollega, eller du, högst troligen är en informell ledare.

Läs mer: Formella och informella organisationer

Som chef kan du både ha nytta av och få problem med informella ledare beroende på hur väl hens arbete stämer överens med ditt. Därför är det viktigt att identifiera vem eller vilka som är informella ledare i din organisation. Grafik: Mast Produktion

Vad är en informell ledare?

En informell ledare utses främst på grund av sin personlighet. Hen är ofta socialt kompetent och empatisk. Men även erfarenhet och kompetens kan spela in och det är inte ovanligt att den informella ledaren får vara bollplank eller rådgivare i det dagliga arbetet. Åldern eller positionen i organisationen har mindre betydelse - istället är det är kollegorna som utser den informella ledaren.

– Informella ledare finns i alla etablerade organisationer och baseras på ett mänskligt socialt beteende sedan 10 000 år tillbaka i tiden. Vårt flockbeteende har med trygghet och säkerhet att göra och alla flockar har en ledare. Men skulle denna ledare falla ifrån står man handfallen och därför finns det ofta en informell ledare som står som reserv i flockens ögon, säger Lars Olofsson, CEO för EIE.

Så identifierar du den informella ledaren

Lars Olofsson Foto: Privat

Det är a och o att som chef veta vilka som är informella ledare om du vill lära känna din organisation ordentligt. Ofta är det genom att prata med medarbetarna i företaget som du lägger märke till vilka de är. Ställ frågor om den senaste stora krisen eller omorganisationen som företaget genomgått: hur löste ni det? Vem gjorde vad? I kriser så träder ofta de informella ledarna fram och tar tag i saker. Du kan också fråga om vem man kan be om råd eller vem medarbetarna går till i det dagliga arbetet. Då kommer du förmodligen att hamna hos en informell ledare.

Lyssna på medarbetarna och se om det är någon individ vars åsikt väger lite tyngre eller om det är någon de andra alltid vänder sig till vid frågor eller problem. Den informella ledaren påverkar ofta stämningen på jobbet och arbetsmiljön med sitt beteende och sina åsikter. Här kan man skilja på informella ledare som gör gott respektive ont, alltså positiva eller negativa informella ledare.

– Den positiva informella ledaren har gruppens bästa framför ögonen och jobbar för organisationen och målets skull, medan den negativa arbetar i egensyfte och använder sin makt för att uppnå sin egen agenda, säger Lars Olofsson och fortsätter:

– En negativ informell ledare kan försvåra ditt arbete rejält eller ställa till med skada i arbetsgruppen om personens egenintresse inte överensstämmer med organisationens.

Läs mer: Så går du från informell ledare till formell ledare

Genom att arbeta tillsammans så kan den informella ledaren bli en viktigt allierad för dig i ditt ledaruppdrag. Grafik: Mast Produktion

Därför är informella ledare viktiga

Optimalt är om du som chef bygger upp en egen god relationer med medarbetarna. Men du kan ändå ha nytta av att arbeta tillsammans med de informella ledarna. Till exempel om du vill implementera ett nytt beslut eller få ut ett budskap i organisationen.

– Är de informella ledarna med på tåget om varför förändringar behövs så kommer det underlätta arbetet otroligt mycket då de kan verka som en typ av ambassadör. Klarar du inte av få ombord dem på resan så kommer du att få du göra hela jobbet själv, säger Lars Olofsson.

Om du har en bra kontakt med de informella ledarna så kan de också förmedla hur stämningen är i organisationen eftersom de ofta har kontakt med många medarbetare. Eftersom den informella ledaren blir folkvald på ett annat sätt än den formella ledaren utgör de en viktig del av en organisationen. Är då den informella ledaren potentiellt chefsmaterial? Det beror på om personen är en negativ eller positiv informell ledare. Men också på individen och vilka ambitioner hen har. Det är inte alltid som den informella ledaren vill bli chef. Vissa vill kanske utöka sitt ansvar och avancera till en formell ledarposition, men det behöver inte gälla alla.

Det är inte alltid bra att peta upp dem även om det givetvis kan ge gott resultat. Det beror helt på vem personen är. Man ska inte pusha informella ledare till att bli chefer bara för att.

Lars Olofsson

Ett klassiskt misstag är att ta den bästa säljaren som säljchef. Det kan bli rätt men fungerar ofta inte eftersom man då väljer den nya chefen endast baserat på resultat och inte personens ledaregenskaper.

– Likadant kan det vara med de informella ledarna. Det är inte alltid bra att peta upp dem även om det givetvis kan ge gott resultat. Min erfarenhet är att positiva informella ledare ofta har ett aktivt privatliv med många hobbys och då behöver inte karriären vara det som är mest intressant. Det beror helt på vem personen är. Man ska inte pusha informella ledare till att bli chefer bara för att, säger Lars Olofsson.

Informella ledare får ofta saker gjorda

Informella ledare är viktiga i större organisationer som har en stark byråkrati eftersom de ofta får saker gjorda. Och det är inte bara som chef du kan ha nytta utav att veta vilka de personer som är det.

– Även som kund eller leverantör kan du ha stor nytta av att lära känna de informella ledarna. De har ofta stort inflytande över dagliga beslut i verksamheten så därför är det troligt att de sitter på information som är viktig för dig som är kund eller leverantör, säger Lars Olofsson.

Har du som chef egen erfarenhet av informella ledare i din organisation? Är du själv den folk vänder sig till för att få hjälp eller stöd? Berätta gärna i en kommentar!

Beteenden som chefer bör undvika

Vi har pratat om vilka egenskaper som tillskrivs den perfekta chefen. I dagens artikel kommer vi i stället titta på beteenden som chefer bör undvika utifrån INC’s lista över saker som utmärker ineffektiva ledare.

Beteenden som chefer bör undvika är:

Att alltid veta bäst

Det finns chefer som känner sig mer överlägsna än andra och eftersom de vet bäst behöver de inte involvera någon annan när det gäller att lösa problem eller planera strategier.

Tro att prata om DET och att göra DET är samma sak

Att prata om ett problem kommer inte ge samma resultat som att försöka lösa det. Typ någonsin.

Hitta syndabockar i stället för lösningar

Om man hittar syndabocken kan man göra sig av med syndabocken och då kommer ju inte felet hända igen. Problem solved! Eller?

Anse att planering = slöseri med tid

Varför planera något när man göra det? Tid är pengar och att involvera andra, planera och strukturera tar tid – därför är det mest effektivt att bara göra det. Fungerade jättebra för Hallandsåstunneln.

Fokusera bara på omedelbara resultat

Många långsiktiga resultat skapar sällan varaktig framgång. Men tyvärr finns det både chefer och organisationer som resonerar enligt principen ”om det inte syns direkt så räknas det inte”.

Visa ingen svaghet

Vissa chefer tycks tro att de varken har eller kan visa någon svaghet som ledare. Förhoppningsvis har hen bara drabbats av den manliga chefsjukan – den går att bota.

Kritisera gärna andra – inför andra

Kritik kan vara utvecklande men att snabbt påpeka andras fel, misstag och brister högt inför andra är sällan det.

Detaljstyr allt som detaljstyras kan

Som chef är det viktigt att ha koll på sina medarbetare. Men det är skillnad på att ha koll och kontrollera färgen på överstrykningspennan som medarbetaren använder.Listan i sin helhet hittas här.Vad säger ni läsare? Har ni upplevt negativa chefsbeteenden likt någon av dessa förut? Om ja, vad fick det för konsekvenser?

När chefen mår dåligt på jobbet

Under min rehabilitering från utbrändheten har jag fått möjligheten att fundera en del kring psykisk ohälsa på arbetsplatser och kommer att publicera ett par artiklar i ämnet framöver. Idag kommer det att handla om när chefen mår dåligt på jobbet.I en tid där du helst alltid ska tänka glada, peppande tankar och ständigt vara på topp, effektiv och snygg är det lätt att glömma bort att det är ytterst mänskligt att må dåligt emellanåt. Känslor som ilska, sorg, saknad och frustration också fyller sin funktion i våra mänskliga medvetanden. Allas liv förändras med jämna mellanrum, ibland till bet bättre och ibland till det sämre. Ibland är det du som fattar tuffa beslut som får konsekvenser i din vardag och ibland drabbas vi av kriser eller trauman vi inte alls kan påverka.  Kontentan? Att må dåligt i perioder är en del av att leva.

Får chefen må dåligt?

Men gäller det även chefer? Må vara att chefen inte behöver vara perfekt men på jobbet har du som ledare ett större ansvar för att verksamheten funkar är det lätt att undra: får man som chef må dåligt?Det korta svaret är självfallet ja. Ingen kan prestera fantastiskt eller vara superduperglad alla dagar i veckan. Men på följdfrågan ”om chefen mår dåligt – får det  synas på jobbet?” blir svaret lite mer komplext.─ Att må dåligt är ingenting som man bestämmer själv. Mår man dåligt så mår man dåligt. Men vad man kan och bör visa av sitt mående det beror på vilka omständigheter som råder. säger Ulla Risling, legitimerad psykolog inom arbetslivets psykologi och klinisk psykologi.Hon menar att det dels beror det på vilken typ av organisation du befinner dig i och vilken kultur som ni har. Vissa företag präglas av makt, lydnad och rivalitet och där blir det ofta svårare att erkänna högt att  man mår dåligt eftersom det kan ses som svaghet. Andra organisationer ser det som positivt att du som ledare erkänner din mänsklighet och rent utav värdesätter att du gör det.─ Det finns kulturer där man kan vara både stark och svag som ledare. Vi kan jämföra det med dur och moll, ju bredare register du har desto rikare är du som person. Är det en bra organisation kan man handskas med att dess medarbetare inte alltid mår bra och hjälpa dem, säger Ulla Risling.Som chef kan du inte leva ut allt som du känner för stunden utan du måste ta hänsyn till både dig själv och andra. Så hur kan du tänka och agera när du som chef mår kasst?

Bedöm läget

Först och främst: hur mår du och hur påverkar ditt mående dig och ditt arbete? Vad kan du hantera i arbetet och vad kan du inte hantera?Sedan gäller det att lokalisera var organisationen och din medarbetare befinner sig. Hur tillåtande miljö befinner du dig i? Vilka svagheter klarar organisationen och arbetet av? Har du personer som är beroende av dig i din situation? På vilket sätt är det som du behövs?─ Bara för att man mår dåligt innebär det inte att man inte kan sköta sitt jobb ändå. Vissa situationer kan man hantera privat men ibland är man tvungen att berätta för medarbetare och kollegor hur det ligger till, säger Ulla Risling.

Be om hjälp

Om du mår dåligt rekommenderar Ulla Risling att du pratar med någon som du har stort förtroende för. Till exempel kollega, partner, vän eller bekant där du kan få prata, gråta ut eller få reflektionsutrymme. Om det inte räcker eller om du känner att ditt mående påverkar ditt arbete för mycket: be om hjälp även från arbetsplatsen.─ Att be om hjälp kan ta bördan från den den känslomässiga nivån till den mer logiska. Ibland är det bättre att ta ett break eller en time out, få lite andra arbetsuppgifter eller dela med sig av sitt ledarskap en tid, säger Ulla Risling.Hon ser även stora fördelar med ta hjälp av en professionell samtalspart. Därifrån kan du få extra hjälp med att analysera situationen och hur du ska hantera den. Att prata med med någon i en liknande kris kan också hjälpa.

Personlig utan att vara privat

Om du skulle mötas av förakt för svaghet i din organisation tipsar Ulla Risling om att du ändå kan vara öppen med att du går igenom svårigheter utan att lämna ut några detaljer. Exempelvis kan du säga ”Det här går jag igenom just nu. Jag har mina hjälpkanaler. Det kommer inte att påverka mitt jobb och jag har stor förståelse för att detta händer alla. Ni är välkomna att be mig om hjälp om ni råkar i svårighet en dag och då kommer jag att hjälpa er att få hjälp och stöd i det.” Du kan komma att bli svartmålad men din öppenhet kan också innebära en förändring.─ Kriser kan ge erfarenheter som man kan dela med andra. Det vi själva har varit med om i svåra perioder kan vara det som gör oss skickliga inom våra yrkesområden. Bearbeta det först så att det inte är ett så känsligt område eller sår som lätt rivs upp, säger Ulla Risling.När man mår dåligt blir man ofta känsligare, mer lättretlig och får betydligt kortare stubin. Och ibland reagerar man för starkt för snabbt – även som chef. Skulle du bli förvirrad, tappa ditt omdömet eller humöret på jobbet är det kanske inte bra - men det behöver inte vara hela världen.─ Skulle det hända, be om ursäkt om du råkat bli arg på fel ställe och berätta vad som händer. Då visar du i din handling att andra också får vara mänskliga, säger Ulla Risling och fortsätter:─ Använd ditt ledarskap till att tillåta svaghet. Har man visat respekt och förståelse själv får man ofta det tillbaka.

Ledarskap i teorin respektive verkligheten

Detta ämne är ett önskemål från en av er läsare som, redan när Bossbloggen startade, ställde frågan om vilken som är den största skillnaden mellan ledarskap i teorin och verkligheten. Så det hoppas jag att ni vill läsa och prata mer om idag! Är det så enkelt att teori och vardag är detsamma? Självklart inte. Ledarskap är lätt i teorin och desto svårare att faktiskt utöva.

Ledarskap i teorin respektive verkligheten

Ledarskap i teorin respektive verkligheten

Malin Trossing. Foto: Privat

─ Det är skillnad på att veta något och göra det. De flesta chefer vet att man ska ha svåra samtal, de har gått kurser och de vet hur man gör. Men det krävs mod att genomföra det i verkligheten, säger Malin Trossing, ledarskapsexpert.

Varför krävs det mod för att utöva ledarskap i praktiken? Chefsrollen är krävande på många vis och alla har vi olika styrkor och svagheter. Oavsett hur du är som person kommer du utsättas för situationer som du är mer eller mindre bekväm i. Till exempel om det handlar om att fatta eller genomdriva obekväma beslut, prata inför folk eller hantera konflikter. Ingen är perfekt, inte ens som chef, och när du ställs i situationer som du känner dig otrygg i reagerar din hjärna som du blir rädd.

─ När vi är lugna fungerar våra förmågor som de ska. Vi har lätt för att fatta beslut, resonera och analysera. När farligheter uppstår varnar vår hjärna oss och amygdalan skriker ”akta, en tiger!”. Och när amygdalan drar igång slutar den logiska delen i hjärnan att fungera, säger Malin Trossing.

Så. Alla förmågor som inte hjälper oss att överleva de närmaste sekunderna stängs ner. Och det är samma signalsystem går igång idag även om vi inte har någon tiger i kontorslandskapet. Det kan däremot finnas andra situationer som triggar stress, obehag och rädslor hos den som är chef.

─ Ju mer stressade vi blir desto mindre modiga blir vi. Till exempel när jag är stressad. Då orkar jag inte bjuda hem nya vänner utan vi bjuder hem bästisarna. Eller går till samma restaurang som vi brukar. Det är ingen konst att vara modig om man inte är rädd, säger Malin Trossing.

När vi blir rädda är det lätt hänt att drabbas av tunnelseende vilket sällan hjälper eller underlättar situationen. Bild: Pixabay

Det är jobbigt att vara rädd

Hjärnans funktion vid stress gör det än mer ansträngande att jobba med sina rädslor. Därför behöver du som ledare identifiera varför du tycker olika situationer är obehagliga. Men också se vad du kan göra för att minska din oro. Kan det hjälpa med extra kunskap? Att läsa en bok, gå en kurs eller träna på situationen? Du kan till exempel rollspela det svåra samtalet med en polare.

Tänk ut vilka olika scenarios som kan inträffa och öva på dem tillsammans. Behöver du träna på att sätta gränser? Börja säga nej till små saker där ditt nej inte får så stora effekter och öka det pö om pö. Genom att läsa på eller öva så kan du sänka oron som du känner.

─ Det första svåra samtalet är det jobbigaste, det andra är lite mindre jobbigt. När du ska ha samtal nummer tio så vet du att det inte är farligt. Det mesta är en tillvänjningsprocess och man måste komma över tröskeln första och andra gången. Och om du förstår varför du är nervös till en början är det lättare att hantera sin osäkerhet och rädsla, säger Malin Trossing.

Det är många olika situationer som du faktiskt kan öva på både före du blir chef och när du redan har chefsjobbet.

Träna innan du blir chef

Därför kan det vara bra att träna på att leda redan innan du blir befordrad. Be din chef om lite mer ansvar, sök en ledarroll inom föreningslivet, arrangera något event eller led en Facebookgrupp. Men även om du redan jobbar som chef. Var nyfiken och fråga efter feedback. Träna på svåra samtal och spela gärna in när du tränar. Då kan du tydligt se vad du använder för kroppsspråk (allra helst om du är nervös) eller hur du säger olika saker. Så om den stora skillnaden mellan ledarskap i teori och praktik är erfarenheten av att leda och att vara en ledare: börja göra det och gärna i små doser som du trappar upp. Vill man göra tricks i skateboardrampen gäller det att kunna åka inlines till att börja med. Så försök få så mycket övning och erfarenhet som möjligt till dina teoretiska kunskaper. Se hur de fungerar i vardagen och gör det så enkelt som möjligt för dig själv.

─ Experter som bara har en teoretisk bakgrund kan bli lite pretentiösa. Detsamma gäller för teoretiska ledarskapsmodeller. Blir teorin för komplicerad så använder man den inte och många gånger är inte ledarskap är inte svårare än vad man gör det, säger Malin Trossing.

Vad säger ni som arbetar som har en ledarroll idag: vad tycker ni den största skillnaden är mellan ledarskap i teorin respektive verkligheten? Håller ni med om att ledarskap inte är svårare än vad man gör det? Eller inte? Dela gärna med av era tankar och funderingar.

---

Är du en av dem som inte bara vill bli chef utan faktiskt göra dig redo för ditt framtida chefsuppdrag? Då ska du läsa mer och anmäla ditt intresse till ledarskapsprogrammet Become a Boss för dig som vill bli chef!

När en medarbetare är för stressad

Du ser på långt håll att medarbetaren är superstressad på det sammanbitna kroppsspråket, den marscherande gången och att hen inte har en sekund över för lunch, fika eller småprat. Finns det något du som chef kan göra åt det? Finns det saker som du inte bör göra när en medarbetare är för stressad? Ja och ja, enligt Harvard Business Review men också undertecknad!

Don’t! Ignorera eller nonchalera stressade medarbetares beteenden - det påverkar inte bara individen utan också arbetsgruppen. Bild: Pixabay

Don't

Använd inte klyschor eller peppande ordspråk

När det verkligen gäller så kan uttryck som ”When the going gets tough, the tough get going” eller ”Livet ger dig inte mer än du kan bära” eka tomt i stället för att inspirera

Prata inte om din egen jobbsituation

Det här kan låta självklart men jag har både sett och fått berättat om chefer som besvarar medarbetares stress med fraser som ”känner du dig stressad? Då skulle du veta hur jag har det!” eller ”Jaså, är du stressad. Du ska vara glad att du inte är chef då”. Försök fokusera helt på medarbetaren och dennes situation.

Förminska inte din medarbetares stress 

Undvik fraser som “oroa dig inte”, “du överreagerar” eller “bit ihop”. Det finns de som blir fulla av jäklar anamma och blir peppade av det men risken är större att medarbetaren känner sig förlöjligad eller inte tagen på allvar.

Moralisera inte

Om du inte upplever medarbetarens stress som berättigad så kan det vara lätt att påpeka att hen ”hade kunnat prioritera annorlunda” eller ”använt sin tid bättre”. Men hur hjälpande är det egentligen? Oftast inte alls.

Låt samtalet bli ältande

Många gånger är det lättare för oss att prata om hur stressade vi är i stället för att ta tag i sakerna som stressar oss – en vanlig och mänsklig reaktion. Låt därför inte inte samtalet ut för mycket på tiden. Att ventilera är bra och ibland hjälper det att få uttrycka högt varför man är stressad för att det ska bli bättre. Men försök läsa av när gränsen mellan ventilering och ältande hotar att dyka upp och styr då över samtalet till att prata om det finns något konkret som kan göras för att personen ska känna sig mindre stressad.

Do! Ett exempel på saker som lindrar stress är rörelse, ta med medarbetare på ett varv runt huset för att få fokusera på annat en liten stund. Bild: Pixabay

Do

Vi kan aldrig förändra andra människor och det gäller även dig som är chef. Du kan inte heller bota andras stress åt dem – vad du kan göra att skapa möjligheterna till att stressen minskar. Så utöver att prata med medarbetaren och låta personen ventilera sin stress finns det några andra knep du kan ta till:

Fråga efter behoven

”Vad kan hjälpa dig?” eller ”Hur kan vi göra för att underlätta?”. Om du får svaret ”jag vet inte" eller ”ingenting” föreslår HBR att du ska sitta tyst och stilla i femton sekunder eller tiden som det tar att sjunga ”ha den äran” i ditt huvud. Ibland när man är superstressad kan det vara svårt att själv se en lösning på problemet direkt. Men med lite betänketid kan nya tankar eller idéer poppa upp.

Uppmuntra medarbetaren

”Det här klarar du. Jag såg dig hantera den här [sätt in valfritt exempel] situationen förut”. Eller till exempel: ”Det här klarar du. Jag såg hur väl du presterade under de tuffa förhandlingarna vi hade i det senaste projektet”. Då hjälper du medarbetaren att få en positivt laddad vision som hen vet är sann. Det är peppande och kan hjälpa personen att bryta sitt (förhoppningsvis) tillfälliga självtvivel.

Ta med medarbetaren på en kort promenad

Fysisk aktivitet lindrar stress. Så ta med medarbetaren ut på en kort men rask promenad eller gå en sväng i era trappor. Gör något enkelt och direkt.

Vad säger ni läsare? Har ni några fler tips på hur man som chef kan fånga upp och peppa stressade medarbetare sådär på stående fot? Dela gärna med er av era råd och erfarenheter.