Vanliga missar nya chefer gör

Alla gör när man kliver in i chefsrollen för första gången - det är inte fråga om det händer utan snarare när och vad som händer då. Därför tänkte jag att vi kan kika närmare på tre vanliga missar som nya chefer gör och hur en kan undvika de fällorna, alternativt tråckla sig ur dem.

Läs mer: När du är ny som chef

Att vara ny som chef kan vara en skräckblandad förtjusning men kom ihåg att du har fått jobbet för att de tror att du kommer att klara av det. Bild: The Jopwell Collection on Unsplash

Vanliga missar nya chefer gör

Har för bråttom

Majoriteten av oss vill göra bra ifrån sig på jobbet och när en är ny som chef kan det behovet kännas lite extra starkt. Det är således en vanlig fälla att hamna i som ny chef att en har för bråttom med att dra igång grejer, börja förändra det som man ser direkt inte funkar eller börja “styra upp” saker. Ibland går det såklart hur bra som helst och kan rent utav vara det som behövs - men generellt är risken stor att du i stället får formen av en ångvält som kör över allt och alla på vägen. Dessutom är risken överhängande att

En strategi att använda i stället: Ta den första tiden som chef till att lära känna verksamheten, medarbetarna och arbetsguppgifterna i det här nya perspektivet som du nu har. Något som är ännu viktigare om du bli internt rekryterad till chefsposten.

“Men!” är en vanlig tanke då: “ska jag verkligen inte göra någonting alls?!”

Att lära känna organisationen, verksamheten och teamet är ett jobb i sig. Både att förstå den formella organisationen men mest av allt, den informella. Ta reda på vilka arbetsprocesser som finns, hur gruppen arbetar tillsammans, vilka utvecklingsområden som finns och efter en tids inlyssnande och lära kännande: börja formulera en strategi för hur du ska leda gruppen framöver. Genom att ge dig själv den tiden kommer du att kunna göra ett bättre och mer produktivt jobb eftersom du har en klarare och tydligare bild av vad du har att jobba med.

Känner att du behöver bevisa dig

Framförallt förstagångsledare (och än oftare om den nyblivna ledaren är yngre) brukar man också känna ett behov av att bevisa sig själv eller att få respekt av sina medarbetare. Ibland behövs det för att det finns medarbetare som inte accepterar dig som ny chef på grund av någon anledning och då kan det utgöra en situation som behöver hanteras men vanligtvis är det inte så brådis med detta som du som ny chef upplever det. Det du vill är inte heller att få deras respekt, du vill få deras förtroende och det är något som byggs över tid.

En strategi att använda i stället: Kom ihåg att den formella chefsrollen har ett maktkapital i sig vilket innebär att du inte behöver bevisa någonting alls till en början eftersom du har fått jobbet. Väl inne i jobbet kommer du såklart behöva du visa att du tar uppdraget på allvar och vara ledare och chef med allt vad det innebär - det är vad som kommer att vara det som får medarbetarna att respektera dig. Vissa nya chefer behöver tyvärr värja sig för olika maktspel men den situationen får nästan utgöra en egen bloggartikel i framtiden.

Tror att du måste kunna - eller klara - allting själv

Ofta när vi vill visa vad vi går för så är det lätt hänt att samtidigt falla i fällan att tänka att du måste klara allting själv för att prestationen ska räknas. Men ledarskap varken är eller behöver vara en one-person-show hur ofta det än framställs som det.

En strategi att använda i stället: Ställ frågor. Be om hjälp. Förhandla dig till en mentor och relevant ledarskapsutbildning. Som chef ska du inte vara den som gör allt men som tur var är den fullt görbar att ta sig ur om det skulle hända. Bäst är såklart att försöka låta bli att hamna i den situationen från början om du kan undvika det men skulle det hända går det alltid att börja göra annorlunda!

Vad säger du som läser? Kan du känna igen någon av dessa vanliga tankefällor eller har du sett någon annan göra denna miss?

Lifehacks för dig som är chef

Livet i största allmänhet består ofta av gråzoner och ledarskap är sällan ett undantag från det. Men det finns lifehacks för dig som är chef som kan göra ditt uppdrag enklare, framförallt för att de flesta av dem är förebyggande insatser som gör det lättare för att leda.

Läs mer: Ledarskap i teorin respektive verkligheten

Bossbloggen skriver idag om ett gäng olika lifehacks för dig som är chef

Ett annat lifehack som jag själv önskade att jag hade fattat för ett gäng år sedan är att man inte behöver klara allting själv jämt. Bild: Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

Lifehacksför dig som är chef

Skilj på sak och person

Alla skiljapå sak och person berör förstås alla men extra viktigt är det för dig somledare. Men det gäller att inte bara veta om det, du måste också visa att dugör det. Med vad du säger, feedbacken du ger och besluten som du fattargentemot dina medarbetare. Också när det gäller dig själv. Som ledare företräderdu mer eller mindre alltid ditt arbete och då blir det ännu viktigare att varatydlig med om och när du kommunicerar i egenskap av privatperson eller dinyrkesroll. 

Hälsa alltid på alla

Jag vet, detlåter som en så liten och självklar detalj att alltid hälsa på alla på jobbetmen den gör så stor skillnad. Och i kombination med småprat så kommer den att varaavgörande för dig att bygga starka och bra relationer med dina medarbetare ochkollegor.

Undvika att reagera i affekt

Det är svårt, jättesvårt ibland, att inte bli arg och frustrerad även som chef. Men det är få gånger som det är bra att du reagerar i affekt på stående fot. Så märker du att du går upp i varv och in i ett känslomässigt läge: försök att dra tre djupa andetag, be om en stunds betänketid eller pausa det du gör till senare. Och det oavsett om det gäller att svara på mejl eller sitter i möte. Det är bättre att säga ”ge mig X minuter, jag behöver tänka lite” än att dyka huvudstupa in i en känslostyrd diskussion.  

Läs mer: Vanliga misstag nya chefer gör

Det går inte att planera allt som chef och det är inte ovanligt att en försöker planera och sedan får göra allting annorlunda ändå. Men det är klokt att göra en krishanteringsplan så tidigt som möjligt hur osannolikt det än känns att det ska behövas. Bild: Med Badr Chemmaoui on Unsplash

Visa respekt mot de som har mindre makt än du

Alla har vi olikaprivilegier och makt och som ledare har du automatiskt mer makt. Vilket innebäratt det är ännu viktigare att du visar respekt mot de som har mindre makt än duoch tar ansvaret för deras välmående och intressen på allvar. Både för att detingår i ditt chefsuppdrag och är det lämpliga att göra som människa.

Gör en krishanteringsplani förhand

När dåligasaker händer så har de en tendens att göra det när det passar som sämst, närdet är som mest oväntat eller så kommer allt på samma gång. För att underlätta ettsådan situation och kanske förhindra att läget går från dåligt tillkatastrofdåligt - gör en kommunikationskrisplan redan i förväg. Spekulera iolika scenarios och bestäm er för hur ni ska agera om de händer. Förbered ocksåett scenario som heter ”oväntade krissituationer” som ni omöjligt kan gissa ertill men så att ni har en handlingsplan även om det händer. Är oturen frammeoch det hinner hända en katastrof innan ni har er krishanteringsplan på plats,ta in experthjälp direkt så att ni kan få råd och stöd i vad ni ska göra.

Försök alltid ha luft inbokat i kalendern

Och apropå oväntade händelser, försök att alltid ha luft inbokad i kalendern. Den kan behövas för saker som oväntat dyker upp, för saker som du måste hinna med eller bara hinna småprata med personalen. Du kommer att må bättre av det, medarbetarna och därmed organisation också.

Ja, detta är några av lifehacks som du kan ha glädje och nytta av som ledare. Insåg medan jag skrev detta att det finns rätt många fler. Vilket är ditt bästa bosshack som du kan dela med dig utav?

Saker du alltid ska förhandla om när du blir chef

När man blir chef - och framförallt om det är första gången - är det lätt hänt att man är så glad och tacksam för att få möjligheten att kliva in i chefsrollen att man glatt accepterar det erbjudande som man får på direkten. Gör inte det. Inte ens de gånger som de rent utav överträffar dina förhoppningar. Det finns nämligen flera saker som är viktiga att förhandla om när du blir chef och som du bör förhandla om även om du inte har jobbat som chef tidigare. Ska vi kika på tre av dem? Jaaa, klart vi ska!

Förhandla alltid när du blir erbjudan ett nytt jobb och än mer när du får ditt första chefsjobb! Bild: Alexander Mils on Unsplash

Saker du alltid ska förhandla om när du blir chef

Lönen

Om du får ett erbjudande behöver du först och främst säkerställa att den är lönemässig. Jag vet att det är lätt att hamna i fällan som förstagångsledare att man inte kan begära en skälig chefslön eftersom man inte har “bevisat sig” som chef än. Men det är inte så det ska till och den arbetsgivare som säger annorlunda behöver du antingen förhandla med eller låta bli att jobba för - för vem vill jobba för en organisation som inte betalar skäliga löner?

Det första du behöver göra alltså är att stämma av om lönen du erbjuds är marknadsmässig och skälig för uppdraget som du kliver in i. Är det så och du är nöjd? Hurra! Då testar du att lägga ett motbud på minst tre tusen (gärna mer så länge det är rimligt) för att se om inte du och arbetsgivaren kan mötas någonstans mellan era bud.

Kom ihåg att du anlitas för att göra ett jobb och den lön du får nu ska vara det arbetsgivaren är villig att betala för att få jobbet gjort och erbjuds du jobbet har arbetsgivaren gjort bedömningen att du kommer av att klara jobbet. Dessutom kommer den lön du får nu troligtvis att lägga ribban för din framtida löneutveckling som chef, det ska inte heller underskattas!

Introduktionen

Vad ska du få för introduktion till ditt nya uppdrag? Vilka utbildningsinsatser ska du få utöver de du har sedan tidigare?

Vissa arbetsgivare har redan gedigna rutiner för detta medan andra inte har det alls, alternativt säger att de har det men i gengäld så realiseras inte introduktionsplanerna. Så genom att lyfta detta redan under förhandlingen ökar du dina chanser för att faktiskt få en bra introduktion vilket i sin tur innebär att du får så bra förutsättningar som möjligt när du sedan kliver in i chefsuppdraget.

Mentorskap

Utöver att du såklart bör få råd och stöttning av din närmaste chef är det min stående rekommendation att du alltid ska begär att få en mentor under ditt första år som ny ledare! Det kommer att göra så mycket gott för både ditt mående och dina resultat som ledare eftersom du kommer att få uppleva flera olika situationer som är nya och utmanande på olika sätt.

Och det du allra minst ska begära då är en intern mentor som du kan få använda som bollplank. Men försök i första hand att få till så att arbetsgivaren bekostar en extern mentor som du kan prata med om allt du undrar över utan att du behöver tänka på hur du uppfattas eller internpolitik.

Övertidsersättning eller semester?

Detta är inte alltid förhandlingsbart med alla arbetsgivare men många tillämpar numera att man som chef byter sin övertidsersättning mot en extra semestervecka. Om det är bra eller dåligt? Det avgör du eftersom du är den som bäst vet vad som passar dig bäst men det beror också såklart på chefsrollen. Jag har flera gånger om mött frustrerade ledare som redan i januari-februari har jobbat in övertiden som motsvarar den där extra semesterveckan. Var de glada över det? Nej, inte en enda. Så om du går med på att köra semester i stället för övertid - se till att övertidsarbete är undantaget och inte regeln. Annars är det du som förlorar på det upplägget.

Vad säger du som läser? Har du något annat tips på saker som är bra att förhandla om när man blir chef? Dela gärna med dig!

---

Tillhör du skaran som vill bli chef och ha fler tips som dessa i kombination med en ledarskapsutbildning som gör dig ännu mer redo för chefsrollen - du ska du läsa mer om ledarskapsprogrammet Become a Boss.

---

Tips för bättre lära känna samtal som ny chef

Vi pratade för ett tag sedan om lära känna samtal och den modell jag brukar utgå ifrån vid den typen av samtal. Här kommer, utöver den, ett gäng tips för att ha bättre lära känna samtal som ny chef. Stora som små, ytliga som djupa.

Syftet med ett lära känna möte är att börja bygga er kommande arbetsrelation. Bild: Jason Goodman on Unsplash

Tips för bättre lära känna samtal som ny chef

Här kommer ett gäng blandade tips inför ett lära känna samtal, enjoy!

• Planera in och ha gärna era lära känna möten så tidigt som möjligt när du tillträder din nya roll. Glöm ingen medarbetare.

• När du bjuder in till mötet, var tydlig med syftet för mötet och om det är något som behöver förberedas.

• Ställ öppna frågor för att försöka få personen att prata men kom ihåg att det här ska vara ett samtal - inte monologer eller regelrätta fråga-svar-intervjuer.

• Är det en tystlåten person – låt mötet vara kortare och ha inte timmeslånga möten bara för att. Relationer tar tid att bygga och detta är startskottet för er så bli inte stressad om personen är sluten. Vissa av oss tar längre tid på sig att värma upp inför nya bekanta och andra vill inte att chefen ska veta allt om dem, det behöver vi som ledare acceptera.

• Snacka mer professionellt än privat: vissa pratar jättemycket om sitt privatliv på jobbet och vill kunna göra det medan andra är betydligt mer restriktiva. Här gäller det att känna in var gränsen går för personen och läsa av både svar och kroppsspråk hos medarbetaren för att respektera hens integritet.

• Låt medarbetarna lära känna dig med – relationer är ömsesidiga och goes both ways.

• Tänk på miljön för samtalet, det finns en risk att det inte blir så avslappnat om du sitter vid ditt skrivbord med medarbetaren på andra sidan bordet. Välj ett konferensrum eller gör det i form av ett walk and talk för att neutralisera samtalets karaktär.

• Hur samtalet upplevs är betydelsefullt och kommer att bidra till er framtida relation. Tänk därför igenom före samtalet om du skak ha något ledord att använda dig av (typ: trevligt, tryggt eller tydliggörande) eller en vision för hur du hoppas medarbetaren ska uppleva samtalet. Att göra den typen av mentalt förberedelsearbete ger inga garantier för att det blir så men chansen för det kommer att öka.

• Finns det möjlighet till det: fråga om medarbetaren har några problem eller utmaningar i arbetet som ni kan behöva titta på framöver? Lova inget du inte kan hålla och var försiktig med att infria enstaka personers tjänster utan att ha kollat hur det påverkar resten av gruppen först bara.

• Respektera den maktobalans som troligtvis råder mellan er

• Skippa mobilen, skippa datorn med ha med ett anteckningsblock för att kunna notera om det är något som du ska kolla upp eller fixa från mötet. Men utöver det, undvik att ta anteckningar under sittande möte. Behöver du skriva ner vissa saker efteråt för att minnas dem senare? Gör det efter mötet i så fall.

Det finns alltså en hel del saker att tänka på när det kommer till lära känna samtal och ja, det finns definitivt fler do’s and dont’s. Har du som läsare något tips i ämnet? Please share!

Modell för lära känna samtal

Ny som chef oavsett om det är första gången eller för en ny organisation? Grattis! När du kliver in som ny chef i en organisation eller för en arbetsgrupp är så kallade lära känna-samtal ofta en bra sak att börja med. Varför? Jo, för att du 1. Vill lära känna personerna som ska arbeta med och leda och 2. Det är ett bra sätt att visa att du är intresserad av att göra det.  Du kan också få nyttig information om organisationen och teamet du ska leda.

Lära känna samtal är ett bra sätt att få börja lära känna sin personal på. Bild: Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

Modell för lära känna samtal

Ni som har läst Bossbloggen ett jag vet att jag gillar både struktur och samtalsmetodik eftersom jag upplever, både personligt samt i arbetet med klienter, att dessa saker ofta gör det lättare att genomföra bra samtal. Jag har därför en modell för hur en kan genomföra lära känna samtal som du kan lösa nedan. Men, jag vill samtidigt poängtera att formen inte är det viktigaste här utan form trumfas alltid av innehållet. Använd alltså denna mer som en lathund att utgå ifrån snarare som ett facit. De olika stegen kan och får ta olika lång tid och varje samtal är unikt beroende på vem du pratar med.

Presentation

Berätta kort om varför ni ses, om formen för samtalet och om dig själv.

Syfte: Sätter tonen för samtalet och hur formellt/informellt det ska vara

Lära känna

Ställ öppna frågor om personens bakgrund inom företaget, kompetens, tidigare erfarenheter. Frågor om hens roll i teamet och arbetsuppgifterna kanske kan passa men också framåtblickande! Vad för ambitioner har personen med sin roll och karriär framåt? Vad har hen för intressen? Vad är roligast med jobbet och vad är tråkigast? Kanske något litet om privatlivet med för att öppna upp att prata om det om medarbetaren vill.

Försök låta medarbetaren styra samtalet och dela det hen vill och dela något om dig själv om det känns lämpligt. Dialoger fungerar ofta bättre än monologer eller fråga-svar-”samtal”

Syfte: Att lägga grunden för er kommande arbetsrelation

Förväntningar och behov

Börja kartlägga förväntningar och behov. Bra frågor att använda sig av kan vara:

• Vilka förväntningar har du på mig som din nya chef?

• Vad behöver du från mig?

• Är det något som är bra att jag känner till om dig på jobbet?

Dela också gärna om du har några särskilda förväntningar eller om det är något som du kan se att du skulle vilja ha medarbetarens hjälp med.

Syfte: Alla har vi olika förväntningar och behov även om vi är mer eller mindre medvetna om det. Genom att prata om dem så kan du både lära dig mer om medarbetarna men även underlätta för dig själv. Samtidigt

Framåtblick

Vad kommer hända framåt? Blir det några förändringar eller kommer ditt fokus vara att lära känna verksamheten? Många av oss känner ofta oro när en ny chef kliver in på kontoret eftersom vi vet vad vi hade men inte vad vi kommer att få. Genom att dela en sammanfattning av din plan och agenda så att medarbetaren får ta del av den och mer förståelse för vad du tänker ska hända kan du påverka den oron. Förhoppningsvis till det bättre bara genom att vara transparent med det. Be gärna om råd och input om det känns lämpligt för att skapa en känsla av delaktighet och dela hur du kommer att arbeta eller vara närvarande på kontoret för att bringa än mer tydlighet.

Syfte: Eftersom vi som chefer har en stor påverkan för våra team är tydlighet ett viktigt verktyg att använda sig av och eftersom ovisshet ofta upplevs som jobbigt kan vi som ledare försöka förekomma det så gott det går. Svara på de frågor som medarbetaren har och finns det något du inte vet än - erkänn det och be om att få återkomma när du kan eller har svaren.

Avslut

Tacka för samtalet och be gärna om feedback och stäm hur det känns för medarbetaren innan ni säger hej då.

Syfte: Stämma av medarbetarens känsla kring samtalet. Hur det upplevs kommer nämligen att bidra till er arbetsrelation framåt.

Och ja, det är min modell för lära känna samtal det. Jag hoppas den kan vara till nytta. Har du som läsare någon erfarenhet kring lära känna samtal som du vil dela med dig av, bra som dålig, gör gärna det bland kommentarerna!