Tips för bättre lära känna samtal som ny chef

Vi pratade för ett tag sedan om lära känna samtal och den modell jag brukar utgå ifrån vid den typen av samtal. Här kommer, utöver den, ett gäng tips för att ha bättre lära känna samtal som ny chef. Stora som små, ytliga som djupa.

Syftet med ett lära känna möte är att börja bygga er kommande arbetsrelation. Bild: Jason Goodman on Unsplash

Tips för bättre lära känna samtal som ny chef

Här kommer ett gäng blandade tips inför ett lära känna samtal, enjoy!

• Planera in och ha gärna era lära känna möten så tidigt som möjligt när du tillträder din nya roll. Glöm ingen medarbetare.

• När du bjuder in till mötet, var tydlig med syftet för mötet och om det är något som behöver förberedas.

• Ställ öppna frågor för att försöka få personen att prata men kom ihåg att det här ska vara ett samtal - inte monologer eller regelrätta fråga-svar-intervjuer.

• Är det en tystlåten person – låt mötet vara kortare och ha inte timmeslånga möten bara för att. Relationer tar tid att bygga och detta är startskottet för er så bli inte stressad om personen är sluten. Vissa av oss tar längre tid på sig att värma upp inför nya bekanta och andra vill inte att chefen ska veta allt om dem, det behöver vi som ledare acceptera.

• Snacka mer professionellt än privat: vissa pratar jättemycket om sitt privatliv på jobbet och vill kunna göra det medan andra är betydligt mer restriktiva. Här gäller det att känna in var gränsen går för personen och läsa av både svar och kroppsspråk hos medarbetaren för att respektera hens integritet.

• Låt medarbetarna lära känna dig med – relationer är ömsesidiga och goes both ways.

• Tänk på miljön för samtalet, det finns en risk att det inte blir så avslappnat om du sitter vid ditt skrivbord med medarbetaren på andra sidan bordet. Välj ett konferensrum eller gör det i form av ett walk and talk för att neutralisera samtalets karaktär.

• Hur samtalet upplevs är betydelsefullt och kommer att bidra till er framtida relation. Tänk därför igenom före samtalet om du skak ha något ledord att använda dig av (typ: trevligt, tryggt eller tydliggörande) eller en vision för hur du hoppas medarbetaren ska uppleva samtalet. Att göra den typen av mentalt förberedelsearbete ger inga garantier för att det blir så men chansen för det kommer att öka.

• Finns det möjlighet till det: fråga om medarbetaren har några problem eller utmaningar i arbetet som ni kan behöva titta på framöver? Lova inget du inte kan hålla och var försiktig med att infria enstaka personers tjänster utan att ha kollat hur det påverkar resten av gruppen först bara.

• Respektera den maktobalans som troligtvis råder mellan er

• Skippa mobilen, skippa datorn med ha med ett anteckningsblock för att kunna notera om det är något som du ska kolla upp eller fixa från mötet. Men utöver det, undvik att ta anteckningar under sittande möte. Behöver du skriva ner vissa saker efteråt för att minnas dem senare? Gör det efter mötet i så fall.

Det finns alltså en hel del saker att tänka på när det kommer till lära känna samtal och ja, det finns definitivt fler do’s and dont’s. Har du som läsare något tips i ämnet? Please share!

Modell för lära känna samtal

Ny som chef oavsett om det är första gången eller för en ny organisation? Grattis! När du kliver in som ny chef i en organisation eller för en arbetsgrupp är så kallade lära känna-samtal ofta en bra sak att börja med. Varför? Jo, för att du 1. Vill lära känna personerna som ska arbeta med och leda och 2. Det är ett bra sätt att visa att du är intresserad av att göra det.  Du kan också få nyttig information om organisationen och teamet du ska leda.

Lära känna samtal är ett bra sätt att få börja lära känna sin personal på. Bild: Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

Modell för lära känna samtal

Ni som har läst Bossbloggen ett jag vet att jag gillar både struktur och samtalsmetodik eftersom jag upplever, både personligt samt i arbetet med klienter, att dessa saker ofta gör det lättare att genomföra bra samtal. Jag har därför en modell för hur en kan genomföra lära känna samtal som du kan lösa nedan. Men, jag vill samtidigt poängtera att formen inte är det viktigaste här utan form trumfas alltid av innehållet. Använd alltså denna mer som en lathund att utgå ifrån snarare som ett facit. De olika stegen kan och får ta olika lång tid och varje samtal är unikt beroende på vem du pratar med.

Presentation

Berätta kort om varför ni ses, om formen för samtalet och om dig själv.

Syfte: Sätter tonen för samtalet och hur formellt/informellt det ska vara

Lära känna

Ställ öppna frågor om personens bakgrund inom företaget, kompetens, tidigare erfarenheter. Frågor om hens roll i teamet och arbetsuppgifterna kanske kan passa men också framåtblickande! Vad för ambitioner har personen med sin roll och karriär framåt? Vad har hen för intressen? Vad är roligast med jobbet och vad är tråkigast? Kanske något litet om privatlivet med för att öppna upp att prata om det om medarbetaren vill.

Försök låta medarbetaren styra samtalet och dela det hen vill och dela något om dig själv om det känns lämpligt. Dialoger fungerar ofta bättre än monologer eller fråga-svar-”samtal”

Syfte: Att lägga grunden för er kommande arbetsrelation

Förväntningar och behov

Börja kartlägga förväntningar och behov. Bra frågor att använda sig av kan vara:

• Vilka förväntningar har du på mig som din nya chef?

• Vad behöver du från mig?

• Är det något som är bra att jag känner till om dig på jobbet?

Dela också gärna om du har några särskilda förväntningar eller om det är något som du kan se att du skulle vilja ha medarbetarens hjälp med.

Syfte: Alla har vi olika förväntningar och behov även om vi är mer eller mindre medvetna om det. Genom att prata om dem så kan du både lära dig mer om medarbetarna men även underlätta för dig själv. Samtidigt

Framåtblick

Vad kommer hända framåt? Blir det några förändringar eller kommer ditt fokus vara att lära känna verksamheten? Många av oss känner ofta oro när en ny chef kliver in på kontoret eftersom vi vet vad vi hade men inte vad vi kommer att få. Genom att dela en sammanfattning av din plan och agenda så att medarbetaren får ta del av den och mer förståelse för vad du tänker ska hända kan du påverka den oron. Förhoppningsvis till det bättre bara genom att vara transparent med det. Be gärna om råd och input om det känns lämpligt för att skapa en känsla av delaktighet och dela hur du kommer att arbeta eller vara närvarande på kontoret för att bringa än mer tydlighet.

Syfte: Eftersom vi som chefer har en stor påverkan för våra team är tydlighet ett viktigt verktyg att använda sig av och eftersom ovisshet ofta upplevs som jobbigt kan vi som ledare försöka förekomma det så gott det går. Svara på de frågor som medarbetaren har och finns det något du inte vet än - erkänn det och be om att få återkomma när du kan eller har svaren.

Avslut

Tacka för samtalet och be gärna om feedback och stäm hur det känns för medarbetaren innan ni säger hej då.

Syfte: Stämma av medarbetarens känsla kring samtalet. Hur det upplevs kommer nämligen att bidra till er arbetsrelation framåt.

Och ja, det är min modell för lära känna samtal det. Jag hoppas den kan vara till nytta. Har du som läsare någon erfarenhet kring lära känna samtal som du vil dela med dig av, bra som dålig, gör gärna det bland kommentarerna!

Saker att undvika som ledare

Det finns massor att saker att tänka på och göra som ledare och säkert lika många olika man kan/bör/ska undvika. Här är ett gäng saker att undvika som ledare hämtade från Inc.com. Men innan du börjar läsa - kom ihåg att vara sjyst mot dig själv om du under läsningen gång inser att du har råkat göra en eller flera av dessa saker. Ingen av oss är perfekta som ledare, däremot kan vi försöka att göra bättre ifrån oss varje gång.

Det är inte alls enkelt att leda men det finns likväl saker som är viktiga att försöka undvika. Bild: James Orr on Unsplash

Saker att undvika som ledare

Tro att du har alla svar

Det är en vanlig utmaning, inte minst bland nya eller blivande chefer, att känna ett behov att man måste veta och kunna allt för att kunna leda. Så är det som tur var inte! Tvärtom tjänar vi ofta som ledare på att inte vara den som har alla svar utan i stället ställa frågor till våra medarbetare och team.

Kidnappas av dina känslor

Varken ledare eller chefer är robotar som kan eller bör hålla sig kyliga och distanserade till allt, vi är människor och såklart att vi både kan och bör visa känslor. Notera dock att det är skillnad på det och att kidnappas av ens känslor och reagera emotionellt på saker som händer omkring dig. Det kan hända (och har troligen hänt) de flesta av oss men frågan är… Är det ett undantag eller stående inslag i din vardag? Om det är det senare kan det vara bra att träna upp din emotionella distans för att inte sprida otrygghet omkring dig.

Ta stora risker bara för att

Alla i ledande roller har någon gång tagit risker - på många sätt kan det vara en risk att gå in i en ledande roll. Men att bara ta stora risker för att kan göra mer skada än nytta om det görs ogenomtänkt eller genomhastat.

Tro att det är samma sak att prata om något och faktiskt göra det

Många saker är lättare sagda än gjorda och det är lätt hänt att fastna i att prata om saker snarare än att göra dem i praktiken. Anledningarna kan vara flera olika, exempelvis: prokastrinering, ovisshet kring vad som ska göras och hur, konflikter, maktspel eller brist på initiativförmåga. Likväl behöver vi som ledare vara handlingskraftiga och inte bara nöja oss med tomt prat.

Fokusera mer på vem som gjort fel än att lösa problemet

Absolut kan det ibland vara viktigt att identifiera vem och var orsaken ligger när saker gått fel men om vi fokuserar mer på vem som gjort fel än att lösa problemet…? Ja, då skapar och förstärker vi en skuldkultur som kommer att stjälpa er organisation mer än det hjälper. Försök i stället att fokusera på att 1. lösa problemet och 2. ta reda på vad som gått fel snarare än vem som gjort fel.

Bli för detaljorienterad

Detta är såklart en klassiker i ledarskapssammanhang och det är den för att det är en enkel fälla att hamna i. Fastna. Inte. I. Detaljerna.

Tro att uppmuntran är för de som är klena

Uppmuntran är en bristvara i vårt arbetsliv vilket är synd för det får så många goda effekter. Samtidigt handlar det inte om att vi klämkäckt ska ignorera jobbiga saker eller bara prata om saker som är glada och roliga. Ansträng dig för att uppmuntra, beröm, säg glada och trevliga saker till och om varandra till vardags - det kommer att göra er gott.

Var inkonsekvent

Ingen av oss kan vara hundraprocentigt konsekventa alltid men att vara helt inkonsekvent kommer att stressa din omgivning eftersom de flesta av oss gillar förutsägbarhet. Det gäller också våra medarbetare och team. Så försök att vara så konsekvent och tydlig som möjligt när du/ni behöver ombestämma er.

Vad säger du som läser? Känner du igen någon av dessa vanliga missar?