Tips för att få medarbetare att prata mer på möten

Det trillar alltid in intressanta frågor på Instagram och när formatet där inte räcker till så kan det mycket väl bli så att deras svar flytta över hit i stället. En sådan var det här med att få medarbetare att prata mer på möten. Jag vet inte hur era erfarenheter ser ut men jag har genom åren sett en enorm variation i hur mycket och gärna/ogärna folk interagerar i möten som de är med i. Hur kan man göra som ledare då om man vill att en, ett par eller alla medarbetare ska prata mer?

Vi vill ha interaktiva möten där deltagarna är engagerade och delaktiga, annars är risken stor att vi bara sitter av tiden. Bild: Jason Goodman on Unsplash

Tips för att få medarbetare att prata mer på möten

Steg 1: Analysera nuläget

• Vad har ni för form och format för mötet?

• Hur inbjudande är det för samtal?

• Vilka samtal är det som förs och vem/vilka är det som driver samtalen i mötena ni har idag?

• Vem eller vilka är det som är tysta? Säger de något alls och om de gör det: vad säger de då?

Det här är frågor som kan vara nyttiga att observera och analysera utifrån innan en börjar vidta åtgärder eftersom dina iakttagelser troligen kommer att göra åtgärderna mer effektiva. Exempelvis: har ni videomöten där alla kameror är avstängda, alla mikrofoner mute:ade och agendan är så proppfull att den som leder mötet behöver hela mötestiden till att informera om saker - ja, då kan en kanske inte förvänta sig särskilt mycket interaktion heller.

Andra bra frågor att ställa sig som ledare i detta läge är: Varför vill du se mer interaktion? Vad ser du för fördelar med det respektive nackdelar med hur ni har det idag?

Det är alltid matnyttigt att syna varför man vill att något ska göras annorlunda eller förbättras för att säkerställa om det finns ett verkligt behov eller ej.

Steg 2: Börja agera

Här finns det en uppsjö av olika saker som en kan göra som mötesledare så jag har gjort så att jag samlat en potpurri av dem. Några grundläggande saker som också bidrar är att se till att rätt personer är med på mötet, att formatet matchar med syftet för mötet och att ni har era mötesregler på plats sedan tidigare. Om allt detta finns så kommer här ett gäng andra tips på hur du kan få medarbetare att prata mer på möten.

Ha ett tydligt syfte med mötet och innan er mötesrutin sitter: nämn varför ni ses så det är tydligt och likaså vad som förväntas och behövs att alla förbereder och har med till mötet. Att vara förberedda kommer definiivt att öka sannolikheten att folk kan prata och tycka till mer eftersom de faktiskt är insatta och förberedda.

Börja med incheckning och avrunda med utcheckning. Detta är också en av mina stående punkter som jag upprepar om och om igen när det gäller att vara mötesledare och anledningen till det är att vi - om vi börjar med att alla går laget runt säger något - sätter tonen för att det är okej att prata under mötet. Som en enkelt uppvärmning alltså!

Låt medarbetarna äga egna punkter på agendan som de behöver presentera och prata om. Det är lätt hänt som ledare och mötesledare att fastna i informationsläget där du är den som förbereder och fixar allt inför och under mötet. Delegera detta så mycket som möjligt till så många som möjligt så att helst alla i gruppen har egna mötespunkter att ansvara för. Det sänder nämligen också ett viktigt signal om att ni är ett team som gör detta tillsammans. Om det inte finns tillräckligt många mötespunkter som personer kan man ha ett rullande schema istället fördelat över gruppen så att jobbet fördelas.

Ställ mycket frågor! Helst öppna sådana men om medarbetarna är ovana vid att prata kan man ibland behöva hjälpa till på traven med följdfrågor eller ibland alternativa sådana som exempelvis: " vad tror du blir bäst A eller B?" Och när de svarar, fråga "varför?" Så att hen går motivera sin åsikt. Och ja, syftet med att fråga mycket är såklart att uppmuntra prat!

Gå laget runt då och då (när det passar) och  för att se till att alla säger något. Och gör gärna utifrån hur ni står/sitter eftersom det finns några olika fördelar med det:

1. Det är neutralt

2. Det blir lättare för dig att hålla kollaps vem som har pratat och inte

3. Deltagarna kommer snabbt lista ut ordningen vilket brukar öka tryggheten i gruppen framförallt om den är större.

Tänk bara på att inte köra från "samma håll" varje håll gång för det kan - om man gör detta mycket under ett möte - signalera om en informell turordning. En annan potentiell nackdel är att detta kan ta tid och inte är ett knep som kan överanvändas för då blir det lätt urvattnat.

Detta är dessutom ofta ett avdramatiserande sätt att visa att alla behöver säga något. Är någon extremt fåordig: ställ en följdfråga eller två. Nöj dig inte med enstaviga svar som regel.

Fördela ordet någorlunda jämt! Taltiden behöver inte vara millimeterrättvis alltid men att alla får chansen att komma till tals och att du som mötesledare fördelar ordet till de som är tystare kommer att göra skillnad. Du leder mötet och har därför ett större ansvar för att bekräfta, lyssna på och ge utrymme till alla som deltar.

Ditt eget kroppsspråk spelar också roll. För att uppmuntra folk att prata finns det flera små saker vi kan göra med vår blick, vår hållning och utstrålning. Att ha ett öppet kroppsspråk som signalerar trygghet och öppenhet, visa med blick, ögonkontakt och utstrålning att du är nyfiken eller vill ha en fortsättning på det någon just sa samt är tyst och väntar in andras svar gör skillnad.

Ha med diskussionspunkter i agendan för att stimulera snack då och då - sedan kan det variera om snacket ska vara i helgrupp, ske två och två eller i små grupper. Dock gäller det att fånga upp och få möjlighet att göra någon form av redovisning eller sammanfattning av småpratet efteråt. Generellt gillar de flesta att redovisa vad man har gjort och så främjar det snacket ytterligare att få göra det.

Så, det var ett gäng av de generella tips jag har på lager. Har du som läser något annat knep att dela med dig av för att få medarebtare att prata mer på möten? Gör gärna det så vi kan samla dem här!

Myten om en oumbärlig chef

Visst känns det bra att vara behövd på jobbet: att göra skillnad genom att vara där, svara på frågor och hjälpa sina kollegor och medarbetare. Men det finns en gräns för hur bra det är för en organisation att en ledare är behövd - när ledaren blir oumbärlig.

Det är lätt hänt (och ibland väldigt trevligt) att få superhjältestatus som chef men det är dessvärre inte bra varken för dig som ledare eller teamet eller organisationen. Grafik: MAST Produktion

Trendigt att vara oumbärlig

De senaste åren har det varit trendigt att vara oumbärlig på arbetsplatsen för att visa hur värdefull man är. Vad man sällar talar om är oumbärlighetens baksidor och hur hårt den kan slå både mot individer och organisationer. Känslan av att vara behövd överallt hela tiden och inte räcka till behöver inte bara leda till allvarliga stresspåslag. Den kan också innebära att man faktiskt inte räcker till och att verksamheten börjar halta.

Dessutom kan en oumbärlig chef leda till att medarbetarna blir handlingsförlamade, inte känner ansvar för sitt arbete eller blir omotiverade, vilket minskar både trivsel och välmående. Så att du som chef ska göra dig oumbärlig är en modern myt. I stället bör du sträva efter att göra dig umbärlig. Inte på det sättet att du bara sitter och petar navelludd, utan att du bygger en trygg organisation. En organisation där medarbetarna kan arbeta självständigt och fatta egna beslut i enlighet med era mål, även när du inte är där.

En förändring att bli mer umbärlig

Charlie Söderberg Foto:Privat

En ledare som har jobbat för att bli umbärlig är Charlie Söderberg, VD för Balansekonomi. För några år sedan hade han planerna på att gå ner i för att vara hemma med sonen Primus, men det var när han blev allvarligt sjuk som han bestämde sig för att förverkliga idén.

─ Som jag ser det var vi då också inne i en fas där ”Ledaren med stort L” behövde vara inblandad i allt, vilket lamslog både mig och organisationen. Det finns faser det är viktigt att gå först och peka med hela handen med det finns också faser då en ledare leder bäst genom att lämna luft, bjuda till reflektion och ställa fler frågor än komma med svar, säger Charlie Söderberg.

Resultatet blev att flytta från storstadspulsen i Stockholm till lantlivet på en gård i Skåne. En nytt liv med att odla grönsaker, renovera, föreläsa och börja jobba tre dagar i veckan inleddes. En stor omställning för både familjen och organisationen, men också nödvändig:

─ Att gå ner i tid till att arbeta tre dagar i veckan som chef är på många sätt en utmaning, men inte enorm, och definitivt en nyttig sådan för hela organisationen, säger Charlie Söderberg.

Varför mer umbärlig?

─ Samarbetet mellan oss ledare var avgörande. Vissa strukturer fick byggas om med rapportering och jag fick lämna bort ansvar och arbetsuppgifter. Samtidigt jobbade vi alla redan med samma metodik vilket gjorde det enklare. Det är inte bara jag som utbildar våra handledare. Och det är ingen lyxfråga för mig som ledare utan det är så man bör jobba, säger Charlie Söderberg.

Hans upplevelse är att det nyttigt att personalen fick mer möjlighet att fatta fler egna beslut med hans mangament by not being there.

─ Jag är aldrig mer än timme bort men de flesta frågor har dem svarat på själv inom den timmen. När jag var på plats jämt riskerade min åsikt att bli sanning. Nu fick många andra möjligheten att växa och utvecklas.

Jag och min partner har möten var fjortonde dag för att tänkaframåt och på vad vi bygger här egentligen, så vi inte fastnar imejl eller i att jobba med businessen. Varje gång jag springer medhinkar har jag misslyckats med att bygga en vattenledning.

Charlie Söderberg

En av flera nackdelar med att vara oumbärlig som chef är att risken är stor att du också blir den enda som släcker alla bränder som uppstår. Är ni fler som gör det? Ja, då går det både snabbare och blir bättre gjort.

Så blir du mer umbärlig som chef

För att du som chef inte ska springa med vattenhinkar gäller det att ni bygger en stadig grund. Vet ni vad ni ska göra varje dag för att ni ska vara nöjda? Har ni alla verktyg som ni behöver? Vad har ni för varningssystem som aktiveras om ni inte lyckas nå era mål? Prata om era förväntningar och hitta sätt att hjälpa varandra som ett team.

Stresstesta de strukturer som ni har. Ponera att ni har måndagsmöten. Vad händer om du som chef inte dyker upp en, två eller tre måndagar? Har personalen måndagsmötet ändå? Om ja så har de insett värdet med att hålla mötet och du är umbärlig. Om det däremot blir framskjutet eller inställt tyder det på att ni behöver backa bandet och se över ert arbetssätt.

─ För att bli umbärlig krävs det att man biter i det sura äpplet ibland. Du kan tro att saker är organiserade och strukturerade men om det inte klarar stresstest eller levererar de resultat som ni vill är det inte så färdigt som du tror. Då får ni går tillbaka till ritbordet och göra ett nytt försök, säger Charlie Söderberg.

Sammanfattningsvis så upplevde Charlie Söderberg att organisationen blev självständigare när han gick ner i tid och blev mer umbärlig. Men för att bli lyckas med det behöver du inte gå ner i tid eller spendera mer tid från kontoret. När medarbetaren kommer med en fråga – besvara den med motfrågor för att få medarbetaren eller gruppen att resonera själva kring hur problemet kan lösas på bästa sätt. Exempelvis:

• Vad tror du är den bästa lösningen och varför?

• Vad är alternativen?

• Vilka påverkas av alternativ A respektive B och hur?

Och så vidare. En vardag där du som chef är mer umbärlig och kan fokusera på att tänka framåt och leda kommer inte bara ge dig en bättre arbetsmiljö – du blir även bättre som chef.

Vad säger du om att vara oumbärlig respektive umbärlig på jobbet? Hiss eller diss?