När personalen är orolig och upprörd vid omorganisering

Läsarfrågan:

Hej, jag skulle behöva din hjälp. Vi genomgår en stor organisationsförändring som nyligen delats med medarbetarna och sedan dess har personalen varit både orolig och upprörd. Det är inte klart hur förändringen kommer att påverka oss och vi vet inte om det blir nedskärningar eller inte men sedan det blev offentligt har det varit mycket skitsnack i lunchrummet, spekulationer och rykten som florerar. Överlag är folk frustrerade, nedstämda och bekymrade och det har blivit en väldigt defensiv stämning där alla skyller allt på alla andra. Vad kan jag som mellanchef göra? Läget börjar redan bli ohållbart och samtidigt befinner vi oss i en process som kommer att ta månader innan allt blir klart.

Svar:

Hej! Klart att jag ska försöka hjälpa till även om jag redan nu vill förvarna om att det kommer att bli ett mer generellt svar än jag egentligen hade önskat. Detta eftersom det är flera olika faktorer som spelar roll här och jag egentligen skulle behöva lite mer information än vad ditt mejl innebär. Men jag ska göra mitt bästa och skulle du vilja ha, eller behöva, mer detaljerad input än såhär rekommenderar jag dig att boka in en tid på Bossakuten så kan jag bidra än mer genom det formatet. Nog om det och låt oss i stället fokusera på din situation som jag förstår är allt annat än enkel att befinna sig i.

Att folk reagerar på stora förändringar är knappast konstigt eftersom vårt arbete ofta är livsavgörande och det behöver vi ha med oss i bakhuvudet som ledare. Bild: Michal Matlon on Unsplash

När personalen är orolig och upprörd vid omorganisering

I situationerna som dessa behöver vi som ledare komma ihåg att:

Ovisshet är plågsamt för de flesta av oss

Överlag är ovisshet jobbigt som tusan att behöva uthärda för de allra flesta. När det gäller en så viktig del av våra liv och vardag som arbetet - då kan det bli än värre att behöva hantera stora förändringar. Än mer sådana som vi inte vet vad de kommer att leda till. Olika personer påverkas såklart olika av detta, den ena kanske inte påverkas alls medan en annan känner sig extremt otrygg och stressad och hur vi reagerar på den otryggheten varierar också kraftigt från person till person. Det du beskriver ovan i form av frustration, ledsamhet och oroligheter är vanliga reaktioner men även ilska och sorg kan såklart förekomma. Jag ser även den defensiva stämningen som en naturlig följd av ovissheten, dels för att vi i ovisshet ofta blir mer protektionistiska kring det vi har och känner till men i omorganiseringar är det också vanligt att känna behovet att försvara sin ställning och roll och bevisa sitt värde.

Därför är ditt främsta syfte och funktion nu att bidra till att öka känslan av trygghet så mycket som det går. Dock med rimliga förväntningar på dig själv och vad din insats kan göra, i så stora förändringar så är otrygghet en naturlig effekt.

Med det i bakhuvudet tänker jag att vi kan beröra några olika saker som kan vara viktiga för dig som ledare att ha med dig i detta läge. Den första är:

Känslor behöver få vara okej

Att bara bita ihop och låtsas som ingenting har hänt är sällan en taktik som någon mår bra av och det är viktigt att vi som ledare och ledning har med oss att medarbetarna inte måste tycka att det som bestäms över deras huvuden alltid är roliga. Överlag behöver vi ofta ta in information när vi får den och det är inte ovanligt, när det gäller organisationsförändringar, att ledningen en mycket längre bearbetningsfas i arbetet med att ta fram vad och hur saker ska ändras när medan medarbetarna ofta får insynen strax före verkställandet. Det förförfarandet behöver inte vara fel men jag har flera gånger förr mött chefer och ledningsgrupper som inte förstår varför medarbetarna reagerar så starkt just för att de har glömt att de har smält detta under veckor, kanske månader, medan det är nyheter för andra och det måste få vara okej att inte jubla då. Alltså, både positiva och negativa känslor måste få vara okej.

Detta innebär såklart inte att det för den saken skull är acceptabelt att bete sig hur som helst på jobbet, än mindre när den initiala chocken har lagt sig, och här finns det saker du som chef kan göra för att påverka stämningen.

Checka dig själv

Hur har du agerat under den här processen är alltid en bra sak att börja med, inte för att du som chef måste agera perfekt i varje läge utan för att få förståelse för din roll i situationen. Har du själv varit stressad och negativt påverkad och hur har det tagit sig uttryck? Hur inlyssnande har du varit och vad har ditt gensvar varit på medarbetarnas olika känslor hitintills? Det räcker inte med att säga att du finns där för medarbetarna om de vill och behöver prata om du exempelvis, hypotetiskt sett, inte är inne på kontoret eller får ett stelt och obekvämt kroppsspråk när de vill göra det. Så checka dig själv (utan att döma dig själv för hårt om du nu har gjort tokigt) och ha din påverkansmakt i åtanke framöver. Det du säger och gör på jobbet räknas!

Planera din kommunikation

Även om omorganisationen i stort borde ha en kommunikationsplan så är det viktigt att du som ledare också tänker igenom vad du kan säga, när och hur - helst utifrån den kommunikationsplan som redan finns. Kom ihåg att om det är lika viktigt att dela med sig av att det inte finns någon information som när det gör det och gör det regelbundet. Ett sätt att underlätta det på kan vara att ha regelbunden uppdatering inbokad i samband med något av era möten eller annat kommunikationstillfälle. Var också noga med att vara transparent och svara på alla frågor som dyker upp på vägen. Finns något du inte får eller kan dela med dig av? Erkänn det och säg att du kommer att berätta det du vet när du kan. Det är mer förtroendeingivande och tydligare att vara rak med det än att ducka samtalsämnet eller att ignorera frågorna. Det senare kommer snarare bara öka otryggheten och troligen bidra till mer ryktesspridning.

Det är inte varken enkelt eller bekvämt alla gånger att prata om saker som är jobbiga eller känsliga men det behövs vare sig vi vill det eller inte. Bild: Headway on Unsplash

Prata med teamet om hur ni ska hantera detta

Jag tycker också att det är viktigt att ni pratar ihop er som arbetsgrupp om stämningen ni har och vad ni kan göra för att göra den som god som möjligt. Det kan vara en utmaning att hitta en bra balans mellan att alla ska få ge uttryck för tankar och åsikter och att prata konkret om hur alla kan bidra till att stämningen ska kunna förbättras trots de tråkiga omständigheterna. Samtidigt, var inte rädd för att adressera problemen du ser. Märker du att stämningen håller på att bli destruktiv - lyft frågan för att förebygga att ni alla ska må sämre på jobbet än vad ni redan gör.

Ha enskilda samtal vid behov

Om det är en eller ett par medarbetare som som har extra stor påverkan när det kommer till att sprida negativ stämning, rykten eller att bete sig defensivt: ha enskilda samtal med dem. Det är inte säkert att själva inser vilka effekter deras beteenden har och min erfarenhet är att prata om det direkt med dem kan göra mycket. Framförallt om du delar hur du ser att deras uppförande påverkar andra och ber dem ta ansvar för den påverkansmakt det innebär att de har. De flesta växer med de ansvaret som de inser att de har.

Var närvarande

Du behöver också vara närvarande som ledare - inte i den bemärkelsen att du är delaktig i allt hela tiden, men genom att finnas på plats och vara tillgänglig i den mån det går för både småprat och frågor kommer att underlätta både för dig själv och medarbetarna eftersom du då får bättre uppfattning om hur ni mår och har det. Det kommer också göra det enklare för dig om du skulle behöva göra följande…

Bemöta och markera vid behov

Ryktesspridning och spekulationer går varken att stoppa eller undvika helt men det kan vara bra att försöka stävja dem, framförallt om de blir många, stora och skapar för mycket oro och drama i organisationen. Enklast är att svara på frågor när de ställs och om du är närvarande när spekulationer eller “sanningar” yttras faktiskt bemöta dem direkt på ett avdramatiserande sätt: antingen genom att syna spekulationen och påpeka det ni vet respektive inte vet. Alternativt be personerna sluta sprida ryktena vidare eftersom de påverkar andra negativt. Om du inte säger ifrån eller markerar i dessa lägen så fungerar din tystnad som medgivande och det riskerar att förstärka den dåliga stämningen snarare än lindra den.

Som sagt, du som chef kan inte göra allt själv och du kan inte heller räkna med att stämningen genom insatser som de jag beskrivit ovan ska utgöra någon form av mirakel. Ni måste inte må bra i svåra tider men det är viktigt att göra vad du kan för att försöka lindra det som går. Därför vill jag avrunda detta med att ge dig cred för att du inte bara ser vad som händer i organisationen utan tar ditt ansvar som ledare genom att ställa frågan till mig och försöka bidra med det du kan. Jag hoppas att råden ovan kan hjälpa dig på vägen men tveka inte att höra av dig om det finns mer jag kan bidra med! Lycka till och om ni andra bloggläsare har några råd och erfarenheter att dela med er av: skriv gärna en kommentar!

Bra arbetsplatskultur ger enklare förändringsarbete

Vi har pratat om förändringsmotstånd tidigare. Idag följer vi upp det med att prata om arbetsplatskulturen och vilken betydelse den kan ha vid förändringsarbete och på vilka olika sätt den kan sätta käppar i hjulet för förändring. Men också hur du kan undvika dem!− Kulturen beskrivs ofta som det som sitter i väggarna på arbetsplatsen men är sällan något som vi pratar om till vardags trots att vi både är med och skapar den och påverkas av den varje dag, säger Andreas Ek-Sarfraz, arbetsplatsutvecklare och grundare av Arbetsplatspodden.Läs mer: Formella och informella organisationer

Bra arbetsplatskultur ger enklare förändringsarbete

Fälla: Att man glömmer bort varför förändringen ska göras

Lösning: Prata om det!Vi har nog alla någon gång upplevt att det, i konferensrummet, verkar som att alla förstår vad projektet ska handla om. Du som ledare kanske rent utav har upplevt att du är tydlig och att det verkar som att alla vet vad de ska göra. Men allt eftersom tiden går händer mindre och mindre och du märker att både tempot och motivationen påverkats.− Det är viktigt att vara transparent i förändringsprojekt. Alla måste veta svaren på frågorna: varför är jag här? Vad gör jag? Och vad är min roll? Ju mer vi vet, desto tryggare känner vi oss. Samtidigt är det viktigt att informationen vi får är relevant, säger Andreas Ek-Sarfraz.

Fälla: Att chefen gör allt

Lösning: Gör det tillsammansEn annan vanlig fälla är att förändringsarbetet slutar med att det är chefen som gör allt, alternativt att chefen hela tiden vill visa vägen. Risken med båda dess är dock att det blir ineffektivt och att kulturen säger att man måste vänta på chefens OK innan man gör något. Det kan i sin tur verka handlingsförlamande och att chefen blir en flaskhals.− Du varken kan eller ska ha koll på exakt vad alla individer gör. Ni behöver ha en plan för vem som ska göra vad men du ska inte behöva göra allting själv varje dag även om du är chef, säger Andreas Ek-Sarfraz och fortsätter:De flesta av oss mår bättre och växer av att få ta ansvar. Att göra det stärker också känslan av att vara behövd och känna att man gör nytta, vem gillar inte det?

Fälla: Man tappar arbetsmiljö-perspektivet

Lösning: Kom ihåg att arbetsmiljö är många olika sakerArbetsmiljön handlar både om den fysiska säkerheten och det psykosociala måendet på arbetsplatsen. Därför är det viktigt att alltid ha med det som aspekt oavsett vad projektet gäller. Lyft frågan, gör en riskanalys om det behövs och undersök vilka effekter arbetet kan få.− Utan en bra arbetsmiljö så kommer ingenting ni gör att bli bra. Oavsett om det gäller stolarna ni sitter på eller känslan man bär på vägen till jobbet så är arbetsmiljön viktig att ta hänsyn till, säger Andreas Ek-Sarfraz.

Fälla: Att man glömmer bort arbetsplatskulturens roll

Lösning: Gör inte det!På en arbetsplats med en sund och välmående arbetsplatskultur så blir det tiofalt gånger enklare att göra förändringar, både internt och externt eftersom medarbetarna är öppna för förändringar och är med i att få saker att hända. Om den däremot är dålig är risken stor att projekt rinner uti sanden, att förändringen motarbetas, att några få gör allt arbete eller att resultatet blir sämre och dyrare än vad det hade behövt bli.− Den kultur ni har kommer att påverka ert förändringsarbete vare sig du vill det eller inte. Därför är det viktigt att ni blir medvetna om er kultur och hur den påverkar er. Annars kan det bli svårt att arbeta runt den om problem uppstår, säger Andreas Ek-Sarfraz.

---

Du prenumererar väl på Ledarskapsbrevet?

Ledarskapsbrevet är för dig som vill vässa ditt ledarskap och utvecklas som ledare och skickas ut en till två gånger i månaden. Vill du också få det? Skicka ett mejl märkt “Ledarskapsbrevet” till clara@bossbloggen.se eller registrera dig i menyn så ordnar jag så att du får det.

Fem sanningar om förändringsmotstånd

Känner du igen känslan av obehag inför att göra saker vi aldrig har gjort förut? Eller oviljan att ändra på rutiner och (o)vanor? Vissa jublar så fort det händer något nytt. Andra skyr det som pesten och avlider nästan hellre än ändrar på något. Förändringsmotstånd kan vara lurigt - framförallt när vi lever i en omvärld som är i, just det, ständig förändring. Här är några snabba sanningar om förändringsmotstånd och hur vi kan göra för att minska det.

Den idé som vi alla gillar bäst - det är vår egen och få gillar att få andras idéer pådyvlade på oss. Bild: Pixabay

Fem sanningar om förändringsmotstånd

Alla har vi det

Jupps. Alla har vi det instinktivt, även om vissa har det i väldigt stora mängder och några knappt alls. Dessutom kan motståndet variera från situation till situation beroende på hur känslig eller viktig förändringen upplevs som. Så även den som nio gånger av tio utbrister "Hurraaa!" när det är dags för något nytt kan sätta sig på tvären nästa gång ett nytt projekt presenteras.

Långtifrån alla är medvetna om det

Många av oss har en känsla och en medvetenhet kring hur förändringsbenägna vi är. Men inte alla. Dessutom är inte ovilja att implementera nya saker och förändringsmotstånd är långtifrån alltid samma sak och då kan det vara svårt på förhand att veta vilka förändringar som vi kommer att acceptera på studs och vilka som måste sjunka in en stund. Frågan är snarare om någon, någonsin, egentligen kan förutse sitt egna förändringsmotstånd i alla lägen?

Det får oss att förhala förändringarna

Upp med en hand om du någon gång har sagt "på [valfri dag/tidpunkt], då ska jag börja [valfri aktivitet/ny vana]". Det är vårt förändringsmotstånds jobb att förhala de där obehagliga, nya företeelserna som är ansträngande för oss. Symptomen kan vara bortförklaringar och prokastrinering men också oro, rädsla och ångest beroende på förändringens art och karaktär.

Läs mer: Informella ledare - vilka är de?

I en arbetsgrupp kommer förändringsprocessen att gå lättare om ni redan från början tar höjd med förändringsmotståndet och hur ni kan få med alla på tåget. Bild: Pixabay

Det går att minska

Som tur var går förändringsmotstånd att minska med hjälp av lite olika arbetssätt och verktyg. Dessa utgör i sig nästan ett helt eget inlägg men i korthet så brukar vi människor:

1. Bli jättepositiva till att implementera nya saker - om det är vi själva som har kommit på dem. Det är bland annat därför som gräsrotsförändringar kan vara de mest effektiva.

2. Om vi vet varför vi ska göra något så blir vi ofta mer benägna att också genomföra det. Det funkar inte alltid hela vägen men det brukar underlätta att känna till och sympatisera med syftet.

3. En annan förmildrande faktor, förutom att veta varför, är också ofta att få veta vad det är som ska hända, när det ska hända, hur och vilka som påverkas. Kommunikation och information kan sällan underskattas i dessa sammanhang och jag tror inte att jag någon gång har hört någon klaga över att ha fått för mycket av relevant information. Tvärtom.

Förändringsmotstånd kan också vara bra

Sist men inte minst, förändringsmotstånd kan vara fruktansvärt frustrerande att jobba med/mot. Men motståndet behöver inte alltid vara dåligt, framförallt inte om en förändring kanske genomförs lite för snabbt eller på fel grunder. Då kan motståndet i stället utgöra en hälsosam bromskloss som får oss att tänka efter före.

Hur funkar du? Är du en som gillar förändring och jublar när det är dags för något nytt eller är du mer svårflörtad och motvalls? Själv hör jag nog till skaran som ofta gillar det och tar in hjälp utifrån (från min fackliga representant) för att bromsa upp mig. Men ja, det beror såklart på vad det gäller.