Tagg: Arbetsmiljö (Sida 1 av 19)

Fatta svåra beslut som #enriktigboss

Visst är det bekvämt när allt fungerar som det ska och går som planerat? Det är enkelt, härligt och trevligt och tyvärr inte alltid den enda rådande stämningen för oss ledare. Förr eller senare så kommer du som chef att behöva fatta svåra beslut som påverkar dig, personerna i teamet och organisationen. Här kommer därför en guide, översatt och anpassad från HBR, som hjälper dig fatta svåra beslut som #enriktigboss.

Det är inte alltid som allting går på räls eller som vi har tänkt oss det. Därför gäller det att träna upp sig förmåga att kunna fatta tuffa beslut som ledare. Bild: Wonderlane on Unsplash

Fatta svåra beslut som #enriktigboss

Checka ditt nuläge

Det är lätt hänt att ryckas med när saker händer eller vi ställs inför beslut som känns tunga, svåra eller stora. Men genom att checka ditt nuläge kommer du inte bara komma tillbaka till dig själv utan också bli mer klarsynt. Och det kan du bland annat bli genom att ställa dig själv följande frågor på ett sätt som är observerande och inte värderande eller dömande:

  • Hur vill jag uppfattas som ledare? Vad står jag för och vilka är mina värderingar?
  • Hur ser jag på affärer överhuvudtaget? Vad är syftet med att göra affärer? Är det att maximera värdet för aktieägarna? Handlar det om att skapa välmående? Både och eller något helt annat?
  • Vad är syftet för verksamheten och organisationen? Är det detsamma som min egen åskådning eller finns det andra aspekter och nyanser att ta hänsyn till?
  • Vad är min roll i vår verksamhet och vilka skyldigheter och ansvarsområden ingår i detta? Vad behöver jag uppfylla för krav?
  • Vad är jag villig att uppoffra för att lyckas nå det här målet? Vad vill jag absolut inte ge upp eller ge efter kring?

Det är av den här anledningen det är så viktigt att formulera sina värderingar som ledare och därför det är en av de stående punkterna i ledarskapscoachningen jag gör och ofta också i alla workshops och utbildningar. Det blir så mycket lättare för dig som ledare om du vet vad du tycker är viktigt på riktigt att navigera och hitta rätt när du ställs inför situationer där du behöver svara på frågor likt de ovan.

Blicka tillbaka

Genom att blicka bakåt till ett beslut du har fattat tidigare och utvärdera det så kan du också få värdefulla insikter som hjälper dig framåt. Så välj ett annat stort beslut som du har fattat tidigare och fråga dig själv:

  • Hur väl linjerade det beslutet som jag tog då med min etik, moral och det ansvar min roll hade? Om det inte stämde överens, vad var det som skavde?
  • Om jag skulle fatta det beslutet igen: hade jag gjort något annorlunda för att det skulle stämma överens med mina etiska och moraliska riktlinjer och mina värderingar?
  • Hur väl stämmer mitt etiska och moraliska kompass och min bild av det uppdraget som jag har? Finns det något som har ändrats eller borde ha ändrats sedan dess?

Syftet med att ställa och svara på dessa frågor är inte bara att utvärdera det var hände då. Det är också ett effektivt sätt att ge dig själv en kontext som du kan ta hjälp utan för att undvika att göra samma misstag eller fel igen. Det kan också hända att en blir varse om att tidigare beslut kan ha gått emot ens egna värderingar vilket i sin tur kan bli en väldigt viktig lärdom.

Du måste såklart inte skriva ner alla dina svar på frågorna som ställs här men kan du så gör gärna det. Det kommer att hjälpa dig att sortera och konkretisera beslutet som du står inför. Bild: Kelly Sikkema on Unsplash

Titta på beslutet som du har framför dig

När du vet ditt nuläge – och du dessutom har uppdaterat det med hjälp av vad som hänt tidigare är det dags att titta på beslutet som du har framför dig nu.

  • Vad är det som krävs av mig sett ur organisationens synvinkel? Medarbetarnas? Andra intressenter som kunder eller leverantörer? Mitt egna? Vilka aspekter behöver du ta hänsyn till?
  • Om jag vill fatta ett beslut som går helt i linje med mina egna värderingar och det moraliska ramverk som jag, min omgivning och min roll kräver: vad bör jag göra då?
  • Går det att göra det? Om inte, vad är jag villig att kompromissa med?

Precis som vi pratade om förra veckan gäller det att försöka hitta så bra lösningar som möjligt och det är inte alltid möjligt att tillgodose allas olika behov samtidigt. Därför är det viktigt att ha ambitionen med att skapa win-win för att kompromisser ska bli så bra som möjligt.

Ta fram din kommunikationsplan

Det räcker inte med att bara fatta beslutet, du måste också kommunicera det och för att underlätta den processen är det bra att göra en kommunikationsplan för dig själv.

Kommer det bli svårt att kommunicera beslutet på ett sätt där det blir tydlig vad jag står för dom ledare? Hur kan andra med andra perspektiv och erfarenheter tolka beslutet annorlunda än vad jag gör?

Vad kan jag göra för att öka sannolikheten att beslutet tolkas såsom jag hoppas?

Finns det något som organisationen har gjort eller inte gjort som kan ses som motverkande till det beslut jag har behövt fatta nu? Hur kan jag förekomma eventuella osäkerheter, misstolkningar eller starka känslor när jag kommunicerar kring detta beslut?

Ingen av oss verkar eller arbetar i ett vakuum och även om du förmodligen har känt att det här svåra beslutet är en rejäl gråzon så kan du tjäna på att inte tala för mycket om de olika grånyanserna. Ett tydligt, konsekvent budskap kommer att bli lättare att tolka och förstå för de som tar del av det. Det innebär inte att du måste hålla upp någon fasad – tvärtom så kan det löna sig att vara transparent i den mån det går. Men ha ett tydligt budskap även om du är transparent, då blir det lättare att förstå på vilka grunder som beslutet har tagits.

Utvärdera dig själv

Sist men inte minst så kommer såklart steget som vi pratar om så ofta här på bloggen: utvärderingen.

  • Var jag helt ärlig med mig själv i mina förberedelser inför att fatta beslutet?
  • Vilka värderingar följde jag i den här processen? Vilka följde jag inte eller avvek lite ifrån? Vad fick det för effekter hos mig själv och för min omgivning?
  • Beroende på hur konsekvent jag var gentemot mina egna värderingar och moraliska övertygelser: är det någon skillnad på hur jag vill vara och faktiskt beter mig? På vilket sätt?
  • Behöver jag justera mina handlingar för att de ska matcha det jag känner är viktigt för mig?

Genom att att använda dig av denna process aktivt och medvetet varje gång du står inför ett stort, jobbigt eller svårt beslut som ledare desto mer övning kommer du att få och desto enklare blir det. Inte minst desto mer koll du har på dig, dina värderingar och hur du vill leda. Behöver du hjälp på vägen vet du var jag finns!

Jag kan inte nog understryka hur värdefullt det är att ha en extern person att få prata högt med om det man står inför. Det kan verkligen snabba på processen och underlätta beslutsfattandet rejält och det säger jag både av egen erfarenhet och utifrån det jag ser hos mina klienter som använder mig som bollplank i sin vardag. Dela gärna med dig: har du några bra knep som du använder dig av för att underlätta svåra beslut för dig själv?

Kommentera  |    Gilla!

När lönsamhet och välmående krockar

I samband med att jag föreläste om hållbart ledarskap och Bosskartan förra veckan så kom en mycket intressant fråga. Nämligen vad som händer när organisationens lönsamhet och medarbetares behov av välmående krockar och du som chef står mittemellan. Hur gör man då?

Det kortaste svaret är förstås: det beror på. Men jag tänkte att vi ska utveckla det lite mer än så eftersom detta är en spännande gråzon. Häng med!

Som chef, och särskilt som mellanchef, hamnar en ibland mittemellan när organisationen har ett behov och medarbetare ett annat. Bild: KT on Unsplash

När lönsamhet och välmående krockar

Det är rätt ofta som dessa två aspekter, lönsamhet och välmående, ses som motpoler till varandra och så behöver det inte vara. Tvärtom – det går att göra både och. Men eftersom få saker i livet är svartvita behövs ibland det ena mer än det andra. Det är dock viktigt att ha med sig som ledare att forskning påvisar att om vi mår bra på jobbet så presterar vi bättre, vilket såklart påverkar lönsamheten positivt.

Vill du som företagare dessutom behålla er kompetenta, drivna och kunniga personal är detta ytterligare ett incitament som kommer att få dem att vilja stanna hos er. Mår medarbetarna bra mår organisationen bra – och omvänt. Vi klarar oss inte utan varandra och att exploatera medarbetare som förbrukningsvaror är inte ett sätt att vara en del av framtidens värderingsstyrda affärsliv.

Så, hur gör du som chef när medarbetarnas behov och organisationens behov och resurser krockar med varandra? Det beror givetvis på vad situationen gäller med det första steget tänker jag är att:

Kartlägga alla(s) behov och möjligheter

Vilka behov har medarbetaren och varför är de viktiga? Vilka behov och resurser har ni som organisation? Vad är direktiven ovanifrån och vilka skyldigheter har ni som arbetsgivare? Även om det kan ta tid i anspråk att prata, undersöka och researcha de olika alternativen kommer det att underlätta för dig när du ska försöka…

Hitta en bra lösning

Målet med situationen är såklart att hitta en lösning. Helst en som är så bra som möjligt för alla parter och det är därför det är värt att lägga lite extra tid på kartläggningen. Genom att diskutera de olika behoven som finns kan ni förhoppningsvis också hitta olika förslag på olika lösningar som förhoppningsvis kan bli en win-win.

Det går såklart inte alltid att göra alla glada eller vara alla till lags. Något som kan underlätta då är att:

Vara så transparent som möjligt

Du kan som chef förmodligen inte dela med dig av allt gentemot dina medarbetare eller kollegor. Men genom att vara så transparent som möjligt kommer du att underlätta processen – både i förhandlingen när ni ska hitta en lösning men framförallt om ni inte kan mötas i en kompromiss. Genom att förklara, motivera och ge en kontext till varför parterna kan eller inte kan göra något blir det lättare för mottagaren att förstå situationen även om hen inte håller med.

Andra tips är att hålla dig så objektiv som möjligt. Använd både hatten där du representerar organisationen men också hatten där du ansvarar för medarbetarna och deras arbetsmiljö. Försök se och förstå de olika perspektiven. Men också att det inte alltid går att göra alla nöjda samtidigt och i de lägena är det viktigaste att du som ledare känner att du har gjort var du kan och att du har agerat på ett sätt som går i linje med dina värderingar och skyldigheter som chef.

Jag hoppas det här inlägget kan ses som en riktlinje för hur du kan göra det! Dela gärna med dig – har du några erfarenheter eller situationer där du som ledare har befunnit sig i en sådan här sits? Vad hände då och hur löste du det?

Kommentera  |  1 gillar

Fem knep för att förhandla som #enriktigboss

Förhandlingar är en del av alla ledares vardag, oavsett om det gäller lönesamtal, diskussioner med medarbetare eller facket eller din egen chef. Och precis som med så många andra aspekter är övning är väsentlig del av att bli bättre på att förhandla. Men det finns knep för att förhandla som #enriktigboss som du kan använda dig av – här är några av dem!

Ett perspektiv som kan underlätta vid alla former av förhandlingar är att de ska resultera i en win-win för både parter. Bild: Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

Knep för att förhandla som #enriktigboss

Förbered dig

Misstag nummer ett är att inte ägna en enda tanke på vad du vill ha ut av förhandlingen du har framför dig vilket kan riskera både själva förhandlingen och relationerna omkring den. Förbered dig genom att tänka på: Vad vill du uppnå? Vad är syftet med förhandlingen? Vilket är ditt bästa möjliga scenario? Vilket är det sämsta respektive mest realistiska? Vilka argument kan motparten tänkas ha och vilka fakta och argument behöver du ha på plats och kunskap om innan ni träffas?

Ha ett öppet sinne

Även om du har en agenda och ett mål med förhandlingen kan du också tjäna på att ha ett öppet sinne. Det är inte alltid som din idé är den enda rätta eller ens den bästa.

Lyssna in vad det är som sägs egentligen

Förhandlingar kan vara spännande – inte bara för att de händer – utan också för att de kan ge uttryck för behov och känslor som är svåra att se till vardags. Sätter sig medarbetarna helt på tvären kring en förändring som på sikt kommer att gynna dem? Då kanske de inte har förstått vad förändringen egentligen handlar om eller så kan det också vara ett uttryck för att de upplever att de inte har fått vara delaktiga tidigt nog i processen. Lyssna noga på vad det är som sägs och försök förstå vilka behov som motparten egentligen vill få tillgodosedda.

Var hellre för tydlig än otydlig

En annan viktig aspekt att ha med sig är att ni måste prata om samma saker, annars riskerar ni bra att förhandlingen blir ineffektiv och luddig. Var hellre för tydlig än otydlig. Bekräfta att du tolkar motpartens ståndpunkter, resonemang och argument korrekt. Sammanfatta det ni har kommit överens om muntligt innan ni lämnar rummet och prata också om vad som får delas och spridas (och inte) samt var, när och hur eventuell kommunikation ska ske.

Stämningen i och utanför förhandlingsrummet

En mjukare aspekt av förhandlingar som kan ha en väldigt stor påverkan är stämningen i och utanför förhandlingsrummet. Är er atmosfär trevlig och avslappnad? Ja, då lär ni också bli mer välvilligt inställda till att hitta gemensamma ståndpunkter medan ni förhandlar. En annan viktig faktor för ert kommande samarbete är också hur stämningen är efteråt. Hur vill du att din motpart ska känna när hen lämnar rummet? Att vara medveten om det kan bidra till att förhandlingen stärker er relation (även om ni har helt olika ståndpunkter) snarare än söndrar den.

Vad säger du? Har du några fler knep att dela med dig av vid förhandlingar?

Kommentera  |  1 gillar

“Bara ont i halsen”

Vaknade i morse av att det rev och gjorde rejält ont i halsen. Drog en djup suck när jag insåg att jag inte hade något annat alternativ att ställa in alla former av planer som innebär att lämna huset de kommande dagarna. Och vet ni? Det kändes initialt så fel att ställa in allt. Jag har ingen feber, inget snorande eller någon hosta utan “bara ont i halsen”. Fick såklart full förståelse för det och det fick mig att inse att en potentiell positiv effekt av Coronan. Nämligen att gränsen mellan frisk och sjuk har skärpts och jag tror att det kan vara bra.

Cat
Såklart är det en liten en som är väldigt tillfredsställd men mina inställda planer idag.

“Bara ont i halsen”

Egentligen är det ju enkelt – är vi sjuka borde vi vara hemma. Men när en befinner sig i gråzonen och det blir mer problem med att stanna hemma än att gå till jobbet… Ja, det är ju lätt hänt att man går till jobbet ändå. För att inte tala om att det oftast blir lättare för andra om man biter ihop och kommer ändå. Och nu skulle jag egentligen vilja skriva något om saker man kan göra för att förhindra att det blir ett så stort bekymmer när en blir sjuk men jag tänker att det är bättre att jag vilar lite till i stället. Kommer jobba några stunder dessa dagar men de blir kort hållna med massor av vila insprängt.

Hur strikt är du med gränsen mellan frisk och sjuk? Och vad krävs för att stanna hemma?

2 Kommentarer  |  2 gillar

När medarbetare är för personliga

Läsarfråga:

Hej och välkommen tillbaka från semestern! Jag läste ditt inlägg om det här med att var personlig eller privat som chef, mycket intressant. Men hur gör man som chef om medarbetare är för personliga och delar med sig av saker som är så privata att de blir gränslösa? Både i enskilda samtal och i gruppen? Ser och hör signaler att andra kollegor tycker det är jobbigt och obekvämt.

Tack för tips!

Petra

Svar:

Hej och tack! Vad roligt att du gillade artikeln och kul att den kunde väcka vidare frågeställningar. Framförallt när det är lite klurigare sådana – även om jag förstår att det kan upplevas som obehagligt att uppleva. Att vara personlig i all ära, det är skillnad på att vara personlig och gränslös och det senare… Det kan skapa rejält med obehag för den som råkar ut för det!

Hur hanterar man som chef att medarbetare är för personliga och därmed blir gränslösa?
På jobbet likväl som i offentliga miljöer underlättar det ofta om vi har en liknande syn på vad ett professionellt beteende innebär och inte. Bild: Dimitri Houtteman från Pixabay 

När medarbetare blir för personliga

Nu vet jag inte på vilket sätt medarbetaren har varit för personlig på så jag kommer att svara hyfsat generellt och så får du, som en i princip alltid behöver göra, anpassa detta efter situationen du befinner dig i. Men också beroende på hur gränslös medarbetaren är eller har varit.

Prata med de som eventuellt är berörda

Den här punkten är exempelvis en “det beror på”-punkt. Är det någon av kollegorna som drabbats, påverkas eller slår larm om är det viktigt att både samla in information om vad som hänt. Lyssna aktivt, ställ öppna frågor, bemöt och bekräfta känslorna som personen kan ha. Här är det alltid en balansgång mellan att bekräfta personens känslor och att ta ställning. I vissa frågor är det jätteviktigt att ta ställning i som chef medan det i de flesta andra är lika viktigt att visa respekt mot båda medarbetarna även om någon har gjort något fel.

Exempel på fall där det är viktigt att ta ställning direkt som ledare kan vara om det gäller diskriminering, rasism, sexism, något olagligt eller något som strider gentemot organisationens och teamets värderingar. För andra förseelser (framförallt kanske om de orsakas av misstag, klantighet och obetänksamhet) kan det i gengäld vara viktigt att bekräfta känslorna samtidigt som du förhåller dig mer neutral.

När du har fått en bild av vad som har hänt och vad problemet som du eller andra upplever består av så är nästa steg såklart att prata med medarbetaren som det berör.

Prata med medarbetaren

Detta är däremot alltid en måste-punkt. Om någon är för personlig så är det viktigt att du som chef upplyser personen om att beteendet/handlingen/samtalsämnet/vad det nu rör sig om är olämpligt. Gör du inte det så kommer personen inte heller få en chans att bättra sig och det kan i sin tur både skapa situationer som blir värre och påverka arbetsgruppen negativt.

Det är min erfarenhet att få människor vill göra andra illa eller obehag med vilja och det är tyvärr inte alltid som vi är medvetna om hur vad vi säger och gör kan uppfattas av andra. Därför är det ofta bra att utgå ifrån att ingen gör det och att belysa beteendet utifrån perspektivet: “jag vet inte om du är medveten om detta, men när du gör XXX så händer YYY”.

Antingen så är medarbetaren helt omedveten om vad ens beteende har inneburit och förhoppningsvis kan du genom att lyfta upp frågan skapa en förståelse för det. Oavsett vilken respons du får är det viktigt att ni tydliggör hur medarbetaren ska tänka och agera framåt och det är bra om ni både dokumenterar mötet och skriver en handlingsplan.

Ibland händer det att medarbetaren blir defensiv, arg eller känslosam i samtalet, kanske på grund av skam och skuldkänslor eller för att hen inte känner igen sig i det som beskrivs. Här blir det viktigt att du behåller lugnet och bekräftar hens känslor eftersom olika saker är olika viktiga för oss men få av oss gillar att göra fel. Men om du märker att hen fastnar i ett ältande – också fokuserar och för samtalet framåt och fokuserar på sak-frågan.

Läs mer: Favoriserande chefer – när relationen blir för bra

Vad som är för personligt är en intressant fråga eftersom vi alla är olika och inte har samsyn på vad som är okej beteende och inte. Bild: StockSnap från Pixabay

OBS!

Gäller händelsen något av de ämnen som jag nämnde ovan, exempelvis rasism eller sexuella trakasserier kan du också använda samma samtalsingång som ovan. Men! Det är ännu viktigare att du är tydlig med varför detta beteende inte är okej eller godtagbart och att det kommer att få konsekvenser om detta fortgår.

Följ upp

Efter ett samtal är det viktigt att du också följer upp hur det har gått. Både för att du ska få bekräftelse på att det har skett en förändring men också för att visa att du tar ditt chefsansvar. Förhoppningsvis har medarbetaren fått insikten, kunskapen och förutsättningarna som hen behövde för att göra en förändring. I sämsta fall har det inte hjälpt och då är det viktigt att du vidtar åtgärder. Vilka det är beror helt och hållet på vad det gäller – men låt det inte bara fortgå för det kommer bara att skada arbetsgruppen på sikt. Och! Att ett beteende som gör andra illa får konsekvenser blir viktigare desto allvarligare som förseelsen är.

Vad är FÖR personligt?

Ja, det är ju en fråga i sig var gränsen går för vad som är FÖR personligt och inte. Och det beror också på. På organisationen, arbetsplatsen, arbetsgruppen och också er som ingår i den. Alla har vi olika gränser och därför kan det vara viktigt att prata om allas olikheter och hur respektfull kommunikation kan se ut. Både när det gäller att ställa frågor till varandra som att veta sina egna gränser och kunna säga ifrån. Det som känns som ett självklart lunchämne för en person är kanske jättejobbigt för en annan och så vidare.

Jag hoppas nu att detta svar kunde bidra med input på vad du kan göra som chef om en medarbetare är för personlig. Låt mig veta om det är något som du vill att jag utvecklar vidare eller förtydligar! Är det någon av er som läser som varit i liknande sits med medarbetare eller kollegor som varit för personliga? Vad hände då? Berätta gärna!

Kommentera  |  2 gillar

Sida 1 av 19

© Bossbloggen.se