Nya tider och svårigheter leder till nya arbetssätt och nya behov. Digitala möten har vi haft länge men nu när så väldigt många fler bara arbetar på distans har jag fått en del frågor om hur man kan tänka och göra för att bäst leda digitala möten vid distansarbete. Så här kommer ett gäng konkreta tankar och råd kring det!

Läs mer: När du är chef på distans

Digitala möten kan vara ett väldigt bra substitut när vi inte kan ses IRL och dessutom hjälpa dig i ditt ledaruppdrag. Bild: Welcome to all and thank you for your visit från Pixabay

Leda digitala möten #likeaboss

Ha ett syfte och ett mål

Detta är något man behöver för alla möten alltid. Men extra viktigt blir det här eftersom de digitala mötena i dessa tider kommer att hjälpa er som team att behålla er KASAM, känsla av samhörighet. Varför ska ni ses och vad är poängen med mötet? Formulera det när ni bokar in mötet och säg det när mötet inleds. Börja med att checka in och gå laget runt med att fråga hur alla mår och har det. Gör det även om mötet bara innebär att ta en digital fika för att snacka strunt och ha det bra.

Ha en genomtänkt agenda

Yes, att skriva denna punkt känns initialt som att slå in en öppen dörr men notera formuleringen: ha en genomtänkt agenda. Före mötet, se över vilka punkter är viktiga att ha med? Är de relevanta och i så fall varför? Vad är det som ska göras för respektive punkt? Är det en informationspunkt, en diskussionspunkt eller något annat? Att ha ett hum om detta på förhand kommer att hjälpa dig mycket som digital mötesledare att få ett bra flow och bra samtal i mötet.

Låt diskussioner ta tid

Det är lätt hänt att digitala möten har en fördröjning, inte bara tekniskt sett utan också för diskussioner. Därför kan det vara viktigt och värdefullt att låta diskussioner ta tid och att gå laget runt så att alla får säga sitt. Och innan ni går vidare till nästa punkt, stäm av: har vi något mer som vi behöver lyfta/diskutera eller prata om i denna punkt?

Försök hålla uppe tempot

Samtidigt kan det för många också vara svårare att hålla fokuset i ett digitalt möte, antingen för att annat distraherar eller för att det går långsammare än vad det hade hade gjort annars. Så försök som mötesledare att hålla uppe ett tempo som inte är för forcerat men inte heller för slött. Det är en balansgång och en bra grundregel kan vara att ni alla, om man märker att mötet spårar ur eller blir för detaljorienterat, är ansvariga för att säga till högt och bryta diskussionen som kanske får ombokas till ett annat forum.

Läs mer: Fem tips för mer effektiva möten

Ett annat tips är att ha en rutin att alla som inte pratar i mötet har sitt ljud avstängt, annars är risken att det kommer bli väldigt mycket bakgrundsljud på samma gång vilket kan ge en grymt störande mötesmiljö. Bild: Olly Browning från Pixabay 

Låt folk prata av sig i andra sammanhang

Alla har vi olika behov av att prata av oss i vardagen och i vanliga fall till fredsställs det ofta med småpratet vi kan ha med varandra i lunchrummet eller i korridoren. Men när man jobbar mycket på distans är det inte alltid det sker lika löpande och risken finns då att det däms upp och spiller över i våra digitala möten. Det kan du som ledare underlätta både under och mellan möten. Dels genom gå laget runt och göra en avstämning i början och i slutet av mötet. Men också genom att skapa samtalsytor mellan möten. Det kan vara en digital fika, att ni chattar eller ringer varandra för ett socialt snack då och då eller andra sätt (eftersom alla medarbetare är olika och har olika behov och sätt att kommunicera på).

Att göra små sociala avstämningar kommer inte bara att hjälpa dig i din ledarroll för att du får en känsla av hur medarbetarna mår och hur allt går utan också för er som team och era möten.

Varva öppna och direkta frågor

När vi ses analogt så har vi förmånen att få se varandras kroppsspråk och mimik och även om digitala möten kan underlätta det är det inte samma sak som att göra ses IRL. Det kan vara svårare att vara subtil och svävande digitalt och är därför ett varvande av öppna och direkta frågor ett bra verktyg att använda sig av.
Jämför exempelvis frågorna:

  • Hur känner du?
  • Hur känner du inför detta?
  • Hur går dina tankar kring detta och detta?

Alla tre fyller sina olika funktioner och kan användas på olika sätt för att mjukt men stadigt driva samtalsprocessen framåt.

Avrunda mötet ordentligt!

Sist men inte minst, se till att avrunda mötet ordentligt. Sammanfatta vad ni har gjort (det kommer att öka er känsla av att mötet var meningsfullt). Låt var och en sammanfatta vilka actions de tar med sig från mötet och vad de ska göra. Gå också laget runt och utvärdera själva mötet: vad var bra och vad kan göras annorlunda nästa gång. Det kommer hjälpa dig som mötesledare inför era kommande digitala möten.

Vad säger du som läser? Kör ni mycket digitala möten nu? Hur upplever du det jämfört med hur ni brukar ha det?