Vad är Lean?

Lean är en effektiviseringsmetod som antingen prisas eller fruktas. Det senare tyvärr på grund av den har använts felaktigt eller missförståtts på vägen. Den kommer ursprungligen fram Japan (närmare bestämt Toyota) och den grundläggande tanken är att rätt personer, ska göra rätt saker, i rätt tid. På så vis blir allt arbete som görs så värdefullt som möjligt till organisationens kunder. Vad innebär det då i praktiken? Varför är den så hyllad och vad är det som gör att den kan misstolkas? Idag ska vi ska kika lite närmare på vad Lean är och innebär.

För den som är helt oinvigd inom Lean brukar jag beskriva dess syn på arbetsflöden som vattendrag eller vattenrännor. Det vi vill är att vattnet ska kunna transporteras så effektivt som möjligt, utan att det stoppas upp eller samlas ihop för mycket på vägen och utan spill. Bild: Pixabay

Vad är Lean?

Lean är i grunden en filosofi som du kan applicera på alla organisationer i alla branscher. Stommen i tankesättet är att ständigt arbeta med att förbättra det ni gör, att sätta upp och nå långsiktiga mål, att skapa tillväxt i organisationen och mervärde till dess kunder. Ett fungerande Lean-arbete involverar medarbetarna och engagerar dem i företagets utveckling.

Martin Ekman Foto: Privat

− Syftet med Lean är inte att slimma alla processer så att kan du säga upp folk. Det är att skala bort arbetsmoment som inte tillför något värde för varken kunden, medarbetaren eller organisationen, säger Martin Ekman, processutvecklare i Lean, och fortsätter:

− Lean som modell innehåller många olika delar, verktyg och statistiska beräkningar men om vi ska titta på processen i ett lite större perspektiv så finns det enligt Martin Ekman fyra olika steg.

Läs mer: Har du mycket eller lite tid?

Kartläggning av organisationen

Kartläggningen, och förstudien som görs när man bedömer organisationens nuläge, är grunden i allt Lean-arbete. Här kartlägger men alla olika arbetsmoment som görs i organisationen och det kan gälla alltifrån hur man förflyttar gods ute på lagret till hur ekonomiavdelningens arbete med fakturor ser ut. Det är alltså en djupdykning där ni tittar på alla olika detaljer, mäter hur lång tid olika arbetsmoment tar och ser över ert arbetsflöde för att hitta eventuella flaskhalsar.

− Kartläggningen omfattar ända ner på individnivå och det är jätteviktigt att de som gör jobbet ska vara med i arbetsgruppen som driver projektet, säger Martin Ekman och fortsätter:

− Ni som jobbar måste prata med varandra om vad det är som ni gör. Men också hur ni gör det, vad ni behöver för resurser och vilka moment som kanske inte behövs. Det gäller att alla i organisationen letar efter möjligheter att förbättra ert arbete och att alla har samma målbild. Annars är risken för förändringsmotstånd och konflikter stor, säger Martin Ekman.

I kartläggningen kommer ni att hitta X antal olika problem. Till exempel varför blir det många felkoder för den här produkten? Varför blir det så mycket extraarbete med den här kundens fakturor? Varför sparar vi dessa papper? Nästa steg, handlar om att hitta lösningar på de problemen.

Att markera upp resvägar såsom på bilden kan vara ett otroligt effektivt sätt att tydliggöra sina rörelsemönster. Bild: Pixabay

Implementera rätt förbättringar

Att implementera förändringar tar tid och kan kräva både tid och resurser om nu ska ändra saker till det bättre på lång sikt. Målet är att skapa förbättringar med de resurser som finns tillgängliga men ibland kan det rent utav kosta pengar om du behöver göra layoutförändringar, möblera om kontorslandskapet eller anställa fler medarbetare. Och alla förändringar ska helst göra det bättre för kunden.

− Allting går ju att förbättra men du kan inte förbättra allting samtidigt. Samla ihop alla förslag som ni har och analysera vilka effekter de kan få. Helst hela vägen internt från golvet upp till ledningsgruppen, annars är risken för att ni prioriterar fel, säger Martin Ekman.

Kompetensutveckling

När man hittat de olika förbättringarna som man vill göra så brukar det behövas att man också gör en analys av vilka kompetenser som saknas och behövs.

− Om ni ska jobba annorlunda måste medarbetarna få kunskap och kompetensen till att göra det också, säger Martin Ekman.

Läs mer: Jobba effektivt hemifrån

Uppföljning

Uppföljningen sker rätt så långt efter att Lean-projektet har gjorts och det planeras in redan innan när du gör kartläggningen. Det är för att man vill uppnå så beständiga förändringar som möjligt och ofta mäter man resultatet både i pengar och tid.

− Det är den mest spännande delen av dem alla egentligen. Då får du ju veta hur bra det har gått på riktigt, säger Martin Ekman.

Att mäta tid och rörelsemönster kan tyckas vara både ansträngande, onödigt och tidskrävande: men om ni inte gör det, hur ska ni då veta om ni har gjort några förbättringar när förbättringsprojekten är slut? Bild: Pixabay

Han menar att de vanliga fällorna med Lean är desamma som framgångsfaktorerna. Dels är risken att man fokuserar så mycket på att göra de olika implementeringarna att man missar att hålla koll på vad resultatet blir. Men också att jagandet efter effektivitet kan bli så intensivt att man glömmer bort att det finns en kund i den andra änden. Sist men inte minst är det ofta ledarskapet som avgör om organisationens Lean-arbete lyckas eller ej:

– Att arbeta med Lean måste komma uppifrån från högsta ledningen i företaget men lika viktigt är det att den högsta ledningen och alla chefer engagerar medarbetarna så att förändringarna når hela vägen i organisationen. Kommer man med förslag som blir tagna på allvar och leder återkoppling och förbättringar så kommer också engagemanget. Det är mycket ledarskap med i bilden, säger Martin Ekman.

Vad säger ni läsare om Lean? Vad är era erfarenheter, goda som sämre, av detta sätt att jobba på?


Tyckte du om detta inlägg? Klicka i hjärtat och dela det gärna vidare!
Du följer väl Bossbloggen på FacebookInstagramBloglovin’ och Youtube?

Liknande inlägg:

Föregående

Veckan där ingen dag är den andra lik

Nästa

Ren och skär sommarångest

6 Kommentarer

  1. När jag jobbade på Telia hade vi en Lean-grupp som bestod av en person från varje kundtjänstavdelning. Tyckte det fungerade väldigt bra!

  2. Hej Mia!

    Va kul att det funkade så bra! Ofta har jag sett att förbättringsarbete på både VAD:et och HUR:et, vilket i praktiken innebär tydliga och gemensamma mål för verksamheten och att det finns en bra verktygslåda för förbättringsarbete. VAD:et kommer som regel uppifrån i organisationen och genom att bilda förbättringsteam med representanter från olika delar av organisationen kan man gemensamt komma fram till HUR:et. Då samlar man allas kunskaper och täpper igen kunskapsgapen som finns.
    Hoppas att du tar med dig dina positiva erfarenheter till framtida arbetsplatser!

  3. Jag förespråkar Lean! Jobbar som teamledare, men har en biroll som Lean-roll, coachar och utbildar inom Lean.

    Det som jag brinner för är förbättringsarbetet, att arbeta långsiktigt för att eliminera problem och att effektivisera. Att jobba med brandsläckning är troligtvis något som alltid är nödvändigt, men sedsn vill jag utveckla det till att bli “brandsäkert”. Jag är av uppfattningen att man genom att arbeta med Lean skapar nöjda kunder.
    Jag tror också på ett ledarskap i Lean-anda.

    • Clara Löfvenhamn

      Vad roligt att höra Lillemor! Gillar verkligen din liknelse med brandsäkerheten. Allt blir ju så mycket lättare om man har ett brandskydd till att börja med även om akuta småeldar givetvis alltid kommer att flamma upp här och där på olika sätt 😀 Blir jättenyfiken på dina tankar om ett ledarskap i Lean-anda. Vill du berätta mer? Antingen här eller på mejl? Hade varit så spännande att få ta del av 😀

      • Absolut, det gör jag gärna.

        Jag tänker att ett Leaninspirerat ledarskap är att vattna sina medarbetare precis som man vattnar sina blommor, att få dem att växa genom att ta ansvar, där förtroendet gör för medarbetarna vad vattnet gör för blommorna. Genom att arbeta med förbättringar får man ta eget ansvar, och man får vara en del av en process där man arbetar för kunden. Det får medarbetarna att växa.

        Jag tror också på ett ledarskap där jag coachar och uppmuntrar, och med min entusiasm driver de resultat jag vill att teamet ska uppnå.

        Jag brukar visa den här videon när jag utbildar inom Lean:
        https://www.youtube.com/watch?v=j_F7ghGTxGY
        Den tycker jag sammanfattar filosofin på ett lättsmält och kul sätt 🙂

        Vad tänker du om det?

Kommentera

© Bossbloggen.se