Tagg: Umbärlighet

Hur får man tid till att leda?

Läsarfråga:

Hej och tack för en bra blogg med mycket intressant läsning. Jag undrar om du kan hjälpa mig med en fråga. Har nyligen fått mitt första chefsuppdrag men tycker det är svårt att räcka till eftersom jag jobbar mycket operationellt. Hur får jag tid till att leda och vara chef när mina arbetsuppgifter tar större delen av dagen?

Tack på förhand,

P.

Svar:

Hej och tack för att du skriver. Först och främst: grattis till din nya roll! Superkul och klart att jag vill bidra med det jag kan. Nu vet jag inget om din bransch eller ditt arbete men jag ska försöka ge ett svar som kan vara matnyttigt även om det är generellt. Något som är lika för oss alla är dock att:

Dygnet bara har tjugofyra timmar och ingen av oss mår bra av att jobba för mycket eller för intensivt utan att få någon återhämtning.

Det gäller alltså att du redan från början tar ansvar din arbetsmiljö såsom du tar ansvar för medarbetarnas! Och det är viktigt att göra det så tidigt som möjligt, annars är risken är du skapar dig arbetsmönster som, desto mer van du och din omgivning blir vid dem, kan bli kämpigare att byta och bryta. Klart det går att göra det senare också men det kommer förmodligen att ta lite längre tid utöver att du kanske riskerar att jobba mer än vad du mäktar med.

Läs mer: Utmaningar för blivande kvinnliga chefer


Går det tidsmässigt att både vara chef och samtidigt ha operationella arbetsuppgifter? Absolut! Dock är det viktigt att det sker på ett sjyst sätt för både dig och din omgivning för att ni ska kunna ha ett happy face majoriteten av era arbetsdagar. Bild: Kevin McIver från Pixabay 

Hur får man tid till att leda?

Först och främst vill jag ställa frågan: är det rimligt att jobba fullt ut operationellt och vara ledare utöver det? Inom vissa chefstjänster går det hur bra som helst. Inom andra inte alls. Det beror helt och hållet på er organisation och vilka ansvarsområden som du har. Ett sätt att bli klok på det kan vara att skriva en lista över alla arbetsuppgifter och ansvarsområden som du har. Skriv upp alla former av övertid och om du jobbar övertid – vad du gör då?

Notera också hur du mår, hur rimlig arbetsbördan känns och hur pigg eller trött du känner dig när du går hem från jobbet. Vissa dagar är vi såklart alla trötta när vi slutar jobba. Men det ska inte vara standard att du är helt slut när du kommer hem eller inte orkar ha något annat liv än att jobba om det inte är en specifik och tidsbegränsad period som du vet kommer att ta slut inom en rimlig framtid.

Det kan också vara värdefullt att reflektera över hur krävande ledarskapsbiten i din nya roll känns. Upplever du att det räcker? Hur verkar teamet må och fungera med nuvarande insats? Behövs det kanske mer tid nu när du är ny eller har du enkelt för att sätta dig in i allt det nya? När du vet det och har lite bättre koll på ditt nuläge så bör nästa steg bli att…

Prata om förväntningarna som finns

Det kan finnas många olika potentiella anledningar till stressad och dålig arbetsmiljö. Men några vanliga är när vi känner oss otrygga, inte vet som förväntas av oss eller när förväntningarna eller arbetsbördan är omöjliga att uppnå eller orimliga att hinna med. Något som kan förekommas genom att prata om vilka förväntningar som finns. Dels med din chef, vad förväntar sig hen av dig och din yrkesroll?

Har chefen noll koll eller är helt uppe i det blå så kan du använda dig av det du har sammanställt och på så vis argumentera för eventuella förslag på ändringar som ni behöver göra för att du ska ha en dräglig arbetsmiljö. Kom ihåg att det är ingår i din chefs jobb och lagstadgade ansvar att se till att du har en bra arbetsmiljö och visst, du kanske inte har samma arbetsvillkor eller ansvarsområden som en medarbetare utan personalansvar. Men det innebär inte att du ska “behöva tåla” en arbetsmiljö som är negativ eller skadlig för dig i längden.

Det är också viktigt att du pratar med teamet och medarbetarna om vilka förväntningar de har på dig som chef och vad du behöver från dem för att kunna göra ditt uppdrag så bra som möjligt. Sist men inte minst gäller det att du går igenom dina egna förväntningar med dig själv. Vilka krav är rimliga att du ställer på dig själv som ledare? Vilka krav och behov måste du leva upp till och vilka är saker som du hade velat leva upp till? Försök, genom dialog, se till så att allas era förväntningar är förankrade i verkligheten snarare än fixa idéer om hur saker och ting ska eller borde vara.

En annan, också väldigt viktig faktor är om du och medarbetarna i teamet gör samma arbetsuppgifter. Om så är fallet kan det nämligen vara bra att du är extra tydlig mot dig själv och övriga när du har på dig chefsmössan och inte. Bild: Pixabay

Be om hjälp, ställ krav och delegera

Vi har pratat om hur en kan göra sig umbärlig som ledare förr (och lär fortsätta göra det så länge jag jobbar med detta, haha). Men det är verkligen ett viktigt tips om din tid till att leda är begränsad! Be också om hjälp och delegera så mycket som möjligt när det behövs. Och ställ krav på din chef och organisationen om rimlig arbetsbelastning. Det är deras skyldighet och din rättighet även om det inte alltid låter så i praktiken.

Be om utbildningsstöd om du behöver det

Be också, speciellt om det är ditt första chefsuppdrag, om utbildningsstöd och det så snart som möjligt. Jag har skrivit massor om att vara ny som chef här på bloggen så läs gärna på här. Men jag kan inte nog rekommendera utbildningsinsatser utöver det. Om det sedan är en ledarskapsutbildning, ledarskapsocachning eller att ha en mentor kan variera beroende på dina behov. Oavsett vad du väljer kommer ditt arbete att bli lättare. Jag vågar garantera det.

Jag hoppas att detta kan hjälpa dig på vägen att hitta balansen i din nya roll. Hör gärna av dig igen om det dyker upp frågor på vägen eller om det finns något annat jag kan bidra med. Lycka till!

Kommentera  |  2 gillar

Life hacks för dig som är chef

Livet i största allmänhet består ofta av gråzoner och ledarskap är sällan ett undantag från det. Men det finns life hacks för dig som chef som kan göra ditt uppdrag enklare, inte minst i ett förebyggande syfte.

Här är ett gäng olika life hacks för dig som är chef!
Att arbeta som chef innebär sällan att man bara kan ligga på soffan men det finns knep som du kan använda dig av för att underlätta för dig själv. Bild: photosforyou från Pixabay 

Life hacks för dig som är chef

Skilj på sak och person

Alla skilja på sak och person berör förstås alla men extra viktigt är det för dig som ledare. Men det gäller att inte bara veta om det, du måste också visa att du gör det. Med vad du säger, feedbacken du ger och besluten som du fattar gentemot dina medarbetare. Också när det gäller dig själv. Som ledare företräder du mer eller mindre alltid ditt arbete och då blir det ännu viktigare att vara tydlig med om och när du kommunicerar i egenskap av privatperson eller din yrkesroll. 

Hälsa alltid på alla

Jag vet, det låter som en så liten och självklar detalj att alltid hälsa på alla på jobbet men den gör så stor skillnad. Och i kombination med småprat så kommer den att vara avgörande för dig att bygga starka och bra relationer med dina medarbetare och kollegor.

Undvik att reagera i affekt

Det är svårt, jättesvårt ibland, att inte bli arg och frustrerad även som chef. Men det är få gånger som det är bra att du reagerar i affekt på stående fot. Så märker du att du går upp i varv och in i ett känslomässigt läge: försök att dra tre djupa andetag, be om en stunds betänketid eller pausa det du gör till senare. Och det oavsett om det gäller att svara på mejl eller sitter i möte. Det är bättre att säga ”ge mig X minuter, jag behöver tänka lite” än att dyka huvudstupa in i en känslostyrd diskussion. 

Visa respekt mot de som har mindre makt än du

Alla har vi olika privilegier och makt och som ledare har du automatiskt mer makt. Vilket innebär att det är ännu viktigare att du visar respekt mot de som har mindre makt än du och tar ansvaret för deras välmående och intressen på allvar. Både för att det ingår i ditt chefsuppdrag och är det lämpliga att göra som människa.

Läs mer: Myten om den oumbärliga chefen

För att undvika huvudvärk så kan det vara bra att skapa en krishanteringsplan redan innan det dyker upp en kris. Bild: Shanon från Pixabay 

Gör en krishanteringsplan i förhand

När dåliga saker händer så har de en tendens att göra det när det passar som sämst, när det är som mest oväntat eller så kommer allt på samma gång. För att underlätta ett sådan situation och kanske förhindra att läget går från dåligt till katastrofdåligt – gör en kommunikationskrisplan redan i förväg. Spekulera i olika scenarios och bestäm er för hur ni ska agera om de händer. Förbered också ett scenario som heter ”oväntade krissituationer” som ni omöjligt kan gissa er till men så att ni har en handlingsplan även om det händer. Är oturen framme och det hinner hända en katastrof innan ni har er krishanteringsplan på plats, ta in experthjälp direkt så att ni kan få råd och stöd i vad ni ska göra.

Försök alltid ha luft inbokat i kalendern

Och apropå oväntade händelser, försök att alltid ha luft inbokad i kalendern för sakerna som oväntat dyker upp. Eller för de som du måste hinna med eller bara hinna småprata med personalen. Du kommer att må bättre av det, medarbetarna och därmed organisation också.

Ja, det finns förstås långt många fler bra hacks som att göra dig själv så umbärlig som möjligtoch ge dig själv så sjysta marginaler som möjligt. Men nu är jag nyfiken: har du några life hacks som du vill och kan dela med dig av?

Kommentera  |  3 gillar

Vanliga anledningar till att bli oumbärlig som ledare

Som ledare är det så lätt hänt att bli oumbärlig. Du sitter i en position som har mycket ansvar och ofta är behövd. Men, att bli oumbärlig är inte sunt. Varken för dig som individ, för arbetsgruppen eller för organisationen som helhet. Detta eftersom det innebär att ni, på alla plan, kommer att bli mer sårbara och dessutom jobba på ett sätt som är ohållbart. Så, vilka vanliga anledningar finns till att bli oumbärlig som ledare och varför kan de vara så dåliga? Här är några av dem!

Läs mer: Myten om en oumbärlig chef

Det är lätt hänt att bli oumbärlig som ledare
Att sträva efter att bli umbärlig som ledare är en av nycklarna i min ledarskapsmodell Bosskartan. Där blir det så tydligt att du, om du som ledare är oumbärlig och den enda som sett kartan, också kommer att lämna en väldigt vilsen grupp efter dig om du trillar ut för ett stup med kartan i innerfickan. Bild: Pexels från Pixabay

Vanliga anledningar till att bli oumbärlig som ledare

Det känns bra

En av de vanligaste anledningarna, och fällorna, när det gäller att bli oumbärlig är det det ofta känns bra att vara det. Inte minst till en början då det är trevligt att kunna svara på frågor, att hjälpa till och, inte minst, känna sig behövd. Vem gillar inte det? Och att hjälpa varandra är viktigt. Men det är skillnad på att hjälpa andra lösa sina problem själva och göra det åt dem. Risken är att det stjälper mer än hjälper om du som ledare börjar göra andras jobb åt dem och det kommer varken gynna dig eller dina medarbetare eftersom ingen av er gör det jobb ni är anlitade för.

Kontrollbehov

En annan vanlig anledning som jag har hjälpt många ledare med genom åren är att bli medveten om och släppa på är kontrollbehov. Att ha kontrollbehov är vanligt, fullt förståeligt och ibland också väldigt berättigat i en ledande roll. Är du den som är ytterst ansvarig för det arbete ni gör är det viktigt att du har koll på vad som händer och är en närvarande ledare. Men att ha koll är inte samma sak som att ha kontroll. Det senare brukar istället medföra är att medarbetares engagemang, kunskapsnivåer och resultat blir sämre eftersom de känner dig bakbundna och detaljstyrda. Det är också väldigt lätt hänt att ledaren med kontrollbehov också blir en flaskhals för information och beslut vilket i sin tur kan leda till en…

Orimlig arbetsbelastning

En orimlig arbetsbelastning kan både vara en effekt av oumbärlighet men också en bakomliggande orsak. Känner du igen tankarna “vill man ha något gjort får man göra det själv” eller “det går snabbast om jag gör det själv”? Det är du inte ensam om. Och ibland är det så. Vissa arbetsuppgifter är våra egna att göra och det är inte ovanligt att det känns mer effektivt och går snabbast. Men är det ett hållbart och långsiktigt sätt att arbeta på? Förmodligen inte om det beror på att du har för mycket att göra på den arbetstid som du är tänkt att ha.

Det kanske syns i lönekuvertet

Ett av de första karriärtipsen som jag minns att jag läste var att göra sig oumbärlig på jobbet för att få en fördel när det vankas löneförhandling. Och det lät ju bra! Tyvärr syntes det inte särskilt mycket i lönekuvertet när det kom till kritan och jag har sedan dess mött än fler som delar den erfarenheten. Att vara oumbärlig och vara den som kan allt brukar inte belönas ekonomiskt. Istället blir det svårare att gå hem från jobbet i tid, eller att vara ledig eller sjuk eftersom…

Du behöver vara på plats jämt

Ännu ett tecken på oumbärlighet är att du som ledare måste vara på plats ständigt för att saker ska fungera och rulla på som vanligt. Och det kan ju bra att jobba mycket övertid ett tag. Men det är absolut inte hållbart att du ska behöva göra det jämt. Alla behöver vi vår återhämtning och fritid för att må bra i det långa loppet.

Själv kunde jag bocka av alla dessa anledningar under åren som jag var oumbärlig och idag är det att gå från oumbärlig till umbärlig en av de vanligaste sakerna jag hjälper ledare med när jag coachar, är mentor eller rådgivare eftersom alla mår bättre att bli mer umbärliga. Vad säger du som läser:
Är du oumbärlig på jobbet? Eller kan du känna igen att du har haft ledare eller kollegor som varit det?

Kommentera  |  1 gillar

Myten om en oumbärlig chef

Visst känns det bra att vara behövd på jobbet: att göra skillnad genom att vara där, svara på frågor och hjälpa sina kollegor och medarbetare. Men det finns en gräns för hur bra det är för en organisation att en ledare är behövd – när ledaren blir oumbärlig.

Idag krossas myten om en oumbärlig ledare på Bossbloggen

Oftast romantiseras den oumbärliga ledaren som en superhjälte. Men du kan vara behövd även om du är umbärlig som ledare. Illustrationer: MAST Produktion

Trendigt att vara oumbärlig

De senaste åren har det varit trendigt att vara oumbärlig på arbetsplatsen för att visa hur värdefull man är. Vad man sällar talar om är oumbärlighetens baksidor och hur hårt den kan slå både mot individer och organisationer. Känslan av att vara behövd överallt hela tiden och inte räcka till behöver inte bara leda till allvarliga stresspåslag. Den kan också innebära att man faktiskt inte räcker till och att verksamheten börjar halta. Dessutom kan en oumbärlig chef leda till att medarbetarna blir handlingsförlamade, inte känner ansvar för sitt arbete eller blir omotiverade, vilket minskar både trivsel och välmående. Så att du som chef ska göra dig oumbärlig är en modern myt.

Istället bör du sträva efter att göra dig umbärlig. Inte på det sättet att du bara sitter och petar navelludd, utan att du bygger en trygg organisation. En organisation där medarbetarna kan arbeta självständigt och fatta egna beslut i enlighet med era mål, även när du inte är där.

En förändring att bli mer umbärlig

En ledare som har jobbat för att bli umbärlig är Charlie Söderberg, VD för Balansekonomi. För några år sedan hade han planerna på att gå ner i för att vara hemma med sonen Primus, men det var när han blev allvarligt sjuk som han bestämde sig för att förverkliga idén.

CharlieS07

Charlie Söderberg. Foto: Privat

─ Som jag ser det var vi då också inne i en fas där ”Ledaren med stort L” behövde vara inblandad i allt, vilket lamslog både mig och organisationen. Det finns faser det är viktigt att gå först och peka med hela handen med det finns också faser då en ledare leder bäst genom att lämna luft, bjuda till reflektion och ställa fler frågor än komma med svar, säger Charlie Söderberg.

Resultatet blev att flytta från storstadspulsen i Stockholm till lantlivet på en gård i Skåne. En nytt liv med att odla grönsaker, renovera, föreläsa och börja jobba tre dagar i veckan inleddes. En stor omställning för både familjen och organisationen, men också nödvändig:

─ Att gå ner i tid till att arbeta tre dagar i veckan som chef är på många sätt en utmaning, men inte enorm, och definitivt en nyttig sådan för hela organisationen, säger Charlie Söderberg.

Varför mer umbärlig?

─ Samarbetet mellan oss ledare var avgörande. Vissa strukturer fick byggas om med rapportering och jag fick lämna bort ansvar och arbetsuppgifter. Samtidigt jobbade vi alla redan med samma metodik vilket gjorde det enklare. Det är inte bara jag som utbildar våra handledare. Och det är ingen lyxfråga för mig som ledare utan det är så man bör jobba, säger Charlie Söderberg.

Hans upplevelse är att det nyttigt att personalen fick mer möjlighet att fatta fler egna beslut med hans mangament by not being there.

─ Jag är aldrig mer än timme bort men de flesta frågor har dem svarat på själv inom den timmen. När jag var på plats jämt riskerade min åsikt att bli sanning. Nu fick många andra möjligheten att växa och utvecklas.

Släcka bränder

Om du är oumbärlig som ledare är risken stor att brandsläckaren kommer vara det verktyg du använder mest i vardagen.

Jag och min partner har möten var fjortonde dag för att tänka
framåt och på vad vi bygger här egentligen, så vi inte fastnar i
mejl eller i att jobba med businessen. Varje gång jag springer med
hinkar har jag misslyckats med att bygga en vattenledning.

Charlie Söderberg

Så blir du mer umbärlig som chef

För att du som chef inte ska springa med vattenhinkar gäller det att ni bygger en stadig grund. Vet ni vad ni ska göra varje dag för att ni ska vara nöjda? Har ni alla verktyg som ni behöver? Vad har ni för varningssystem som aktiveras om ni inte lyckas nå era mål? Prata om era förväntningar och hitta sätt att hjälpa varandra som ett team.

Stresstesta de strukturer som ni har. Ponera att ni har måndagsmöten. Vad händer om du som chef inte dyker upp en, två eller tre måndagar? Har personalen måndagsmötet ändå? Om ja så har de insett värdet med att hålla mötet och du är umbärlig. Om det däremot blir framskjutet eller inställt tyder det på att ni behöver backa bandet och se över ert arbetssätt.

─ För att bli umbärlig krävs det att man biter i det sura äpplet ibland. Du kan tro att saker är organiserade och strukturerade men om det inte klarar stresstest eller levererar de resultat som ni vill är det inte så färdigt som du tror. Då får ni går tillbaka till ritbordet och göra ett nytt försök, säger Charlie Söderberg.

Sammanfattningsvis så upplevde Charlie Söderberg att organisationen blev självständigare när han gick ner i tid och blev mer umbärlig. Men för att bli lyckas med det behöver du inte gå ner i tid eller spendera mer tid från kontoret.

När medarbetaren kommer med en fråga – besvara den med motfrågor för att få medarbetaren eller gruppen att resonera själva kring hur problemet kan lösas på bästa sätt. Vad tror du är den bästa lösningen och varför? Vad är alternativen? Vilka påverkas av alternativ A respektive B och hur? Och så vidare. En vardag där du som chef är mer umbärlig och kan fokusera på att tänka framåt och leda kommer inte bara ge dig en bättre arbetsmiljö – du blir även bättre som chef.

Vad säger du om att vara oumbärlig respektive umbärlig på jobbet? Hiss eller diss?


Tyckte du om detta inlägg?
Klicka på hjärtat eller dela det gärna så att andra kan få läsa det! 

22 Kommentarer  |  18 gillar

© Bossbloggen.se