Tagg: Lönsamhet

Vad är Lean?

Lean är en effektiviseringsmetod som antingen prisas eller fruktas. Det senare tyvärr på grund av den har använts felaktigt eller missförståtts på vägen. Den kommer ursprungligen fram Japan (närmare bestämt Toyota) och den grundläggande tanken är att rätt personer, ska göra rätt saker, i rätt tid. På så vis blir allt arbete som görs så värdefullt som möjligt till organisationens kunder. Vad innebär det då i praktiken? Varför är den så hyllad och vad är det som gör att den kan misstolkas? Idag ska vi ska kika lite närmare på vad Lean är och innebär.

För den som är helt oinvigd inom Lean brukar jag beskriva dess syn på arbetsflöden som vattendrag eller vattenrännor. Det vi vill är att vattnet ska kunna transporteras så effektivt som möjligt, utan att det stoppas upp eller samlas ihop för mycket på vägen och utan spill. Bild: Pixabay

Vad är Lean?

Lean är i grunden en filosofi som du kan applicera på alla organisationer i alla branscher. Stommen i tankesättet är att ständigt arbeta med att förbättra det ni gör, att sätta upp och nå långsiktiga mål, att skapa tillväxt i organisationen och mervärde till dess kunder. Ett fungerande Lean-arbete involverar medarbetarna och engagerar dem i företagets utveckling.

Martin Ekman Foto: Privat

− Syftet med Lean är inte att slimma alla processer så att kan du säga upp folk. Det är att skala bort arbetsmoment som inte tillför något värde för varken kunden, medarbetaren eller organisationen, säger Martin Ekman, processutvecklare i Lean, och fortsätter:

− Lean som modell innehåller många olika delar, verktyg och statistiska beräkningar men om vi ska titta på processen i ett lite större perspektiv så finns det enligt Martin Ekman fyra olika steg.

Läs mer: Har du mycket eller lite tid?

Kartläggning av organisationen

Kartläggningen, och förstudien som görs när man bedömer organisationens nuläge, är grunden i allt Lean-arbete. Här kartlägger men alla olika arbetsmoment som görs i organisationen och det kan gälla alltifrån hur man förflyttar gods ute på lagret till hur ekonomiavdelningens arbete med fakturor ser ut. Det är alltså en djupdykning där ni tittar på alla olika detaljer, mäter hur lång tid olika arbetsmoment tar och ser över ert arbetsflöde för att hitta eventuella flaskhalsar.

− Kartläggningen omfattar ända ner på individnivå och det är jätteviktigt att de som gör jobbet ska vara med i arbetsgruppen som driver projektet, säger Martin Ekman och fortsätter:

− Ni som jobbar måste prata med varandra om vad det är som ni gör. Men också hur ni gör det, vad ni behöver för resurser och vilka moment som kanske inte behövs. Det gäller att alla i organisationen letar efter möjligheter att förbättra ert arbete och att alla har samma målbild. Annars är risken för förändringsmotstånd och konflikter stor, säger Martin Ekman.

I kartläggningen kommer ni att hitta X antal olika problem. Till exempel varför blir det många felkoder för den här produkten? Varför blir det så mycket extraarbete med den här kundens fakturor? Varför sparar vi dessa papper? Nästa steg, handlar om att hitta lösningar på de problemen.

Att markera upp resvägar såsom på bilden kan vara ett otroligt effektivt sätt att tydliggöra sina rörelsemönster. Bild: Pixabay

Implementera rätt förbättringar

Att implementera förändringar tar tid och kan kräva både tid och resurser om nu ska ändra saker till det bättre på lång sikt. Målet är att skapa förbättringar med de resurser som finns tillgängliga men ibland kan det rent utav kosta pengar om du behöver göra layoutförändringar, möblera om kontorslandskapet eller anställa fler medarbetare. Och alla förändringar ska helst göra det bättre för kunden.

− Allting går ju att förbättra men du kan inte förbättra allting samtidigt. Samla ihop alla förslag som ni har och analysera vilka effekter de kan få. Helst hela vägen internt från golvet upp till ledningsgruppen, annars är risken för att ni prioriterar fel, säger Martin Ekman.

Kompetensutveckling

När man hittat de olika förbättringarna som man vill göra så brukar det behövas att man också gör en analys av vilka kompetenser som saknas och behövs.

− Om ni ska jobba annorlunda måste medarbetarna få kunskap och kompetensen till att göra det också, säger Martin Ekman.

Läs mer: Jobba effektivt hemifrån

Uppföljning

Uppföljningen sker rätt så långt efter att Lean-projektet har gjorts och det planeras in redan innan när du gör kartläggningen. Det är för att man vill uppnå så beständiga förändringar som möjligt och ofta mäter man resultatet både i pengar och tid.

− Det är den mest spännande delen av dem alla egentligen. Då får du ju veta hur bra det har gått på riktigt, säger Martin Ekman.

Att mäta tid och rörelsemönster kan tyckas vara både ansträngande, onödigt och tidskrävande: men om ni inte gör det, hur ska ni då veta om ni har gjort några förbättringar när förbättringsprojekten är slut? Bild: Pixabay

Han menar att de vanliga fällorna med Lean är desamma som framgångsfaktorerna. Dels är risken att man fokuserar så mycket på att göra de olika implementeringarna att man missar att hålla koll på vad resultatet blir. Men också att jagandet efter effektivitet kan bli så intensivt att man glömmer bort att det finns en kund i den andra änden. Sist men inte minst är det ofta ledarskapet som avgör om organisationens Lean-arbete lyckas eller ej:

– Att arbeta med Lean måste komma uppifrån från högsta ledningen i företaget men lika viktigt är det att den högsta ledningen och alla chefer engagerar medarbetarna så att förändringarna når hela vägen i organisationen. Kommer man med förslag som blir tagna på allvar och leder återkoppling och förbättringar så kommer också engagemanget. Det är mycket ledarskap med i bilden, säger Martin Ekman.

Vad säger ni läsare om Lean? Vad är era erfarenheter, goda som sämre, av detta sätt att jobba på?


Tyckte du om detta inlägg? Klicka i hjärtat och dela det gärna vidare!
Du följer väl Bossbloggen på FacebookInstagramBloglovin’ och Youtube?

6 Kommentarer  |  6 gillar

Tramsig eller superseriös: om att ha kul på jobbet

Vi spenderar de flesta av våra vakna timmar på jobbet där målet är att leverera bra resultat. Ska det då verkligen vara kul att jobba? Ja, det bör det vara. När du har kul på jobbet får du en arbetsglädje som både motiverar dig och får dig att trivas. Den som inte trivs på sin arbetsplats presterar mindre och gör ofta bara det den måste.

Den berömda balansen

Arbetsglädje och trivsel är en win-win för både företaget och individen. Samtidigt som stämningen inte får blir för skojig, de flesta vill prestera, utvecklas och se framsteg i arbetet – därför gäller det att ha en balans mellan nytta och nöje.

─ Det måste inte vara en exakt balans mellan 50/50 eller 40/60. Det kan variera över tid beroende på företagets situation. Är det kristider så finns det inte lika mycket utrymme för fun and games, då måste fokuset ligga på verksamheten. Men om det är business as usual bör man ha en mer lättsam stämning på arbetsplatsen, säger Lars Olofsson, CEO för EIE.

Arbetsbalans

Pendeln visar balansen mellan hårt arbete och kul på jobbet men också att man inte ska uppehålla sig vid någon av ytterligheterna för länge. Grafik: Markus Stymne/MAST Produktion

Pendelns balanspunkt måste anpassas efter hur avdelningen presterar och mår. Om företaget är i kris så anställs ofta en chef som är väldigt fokuserad på business, vilket kan vara det som behövs då.  Men när krisen är över så skapar det en obalans. När den chefen går vidare eller inte fungerar längre söker man istället en chef som är det motsatta.

─ Har man denna obalans är risken är att man går från en ledare som pekat med hela handen till en som sitter och dricker kaffe med medarbetarna hela dagarna utan att få något gjort. Det funkar ett tag men blir så småningom oseriöst, medarbetarna blir uttråkade och det goda resultatet blir sämre. Och så svänger pendeln fram och tillbaka, säger Lars Olofsson.

Två ytterligheter

Den ena ytterligheten är nyttan.  Fokuserar man bara på resultat så blir tongången ofta blir jagad, stressad eller överdrivet prestationsinriktad och stämningen dålig. Till slut blir det inte roligt att gå till jobbet ens för den som presterar bra.  Det kommer också avspeglas i personalomsättningen och antalet sjukskrivningar. På kort sikt blir resultatet bra men lönsamheten kommer att sjunka allteftersom trivseln minskar.

Den andra ytterligheten är nöjet. Man kan ha för roligt på jobbet vilket också ger minskad lönsamhet.  Att ha roligt behöver inte innebära välmående eftersom de flesta människor mår bra av få prestera och använda sin kompetens.

Lars Olofsson

Lars Olofsson. Foto: Jens C. Hilner

─ De allra flesta går till arbetet för att prestera och när man går hem efter arbetsdagens slut så vill man kunna känna att man har gjort ett bra jobb och att man har fått gjort allt det man skulle göra. Det är en stor och viktig del av arbetsglädjen. Blir det för lössläppt missar man den biten och det påverkar välmåendet negativt, säger Lars Olofsson.

Gör en stämningskartläggning

Hur vet man då om det är för hård eller för mjuk stämning på avdelningen eller i företaget? Hur gör man för att mjuka upp eller få lite mer fokus i arbetet?

En stämningskartläggning

Genom att göra en stämningskartläggning kan du som chef ta reda på om ni väger för mycket åt det ena eller det andra hållet. Här är några saker du kan kika på:

  • Resultat, lönsamhet, måluppfyllelse är tre viktiga punkter att ta med när det gäller nyttan. Hur ser era resultat och er lönsamhet ut? Når ni de mål som är uppsatta för avdelningen eller organisationen? Ha i åtanke att det är inte så svartvitt att dålig lönsamhet innebär att ni har det för skojigt. Det kan säga något om ert välmående.
Bra mående = god lönsamhet

Bra mående = god lönsamhet. Grafik: Markus Stymne/MAST Produktion

  • Titta på siffrorna för sjukskrivningar och personalomsättningen men titta också på orsakerna bakom dem. Här kan finnas signaler om hur bra ni mår på jobbet.
  • Vilka personer är det som jobbar i organisationen? Verkar de må bra? Vilken typ av människor är de? Det är också läge att fundera kring vilken typ av relation du har med dina medarbetare, den behöver också balans.

─ Det uppstår lätt problematik när du som chef blir för mycket kompis med dina medarbetare. Det får inte bli för mycket sammanblandning mellan privatliv och yrkesliv. I chefsrollen måste du ibland fatta tuffa beslut som då påverkar en nära vän. Men du riskerar inte bara er relation utan också stämningen i gruppen, säger Lars Olofsson.

Vad pratar ni om?

En annan bra riktlinje är att lyssna till vad du, kollegorna och medarbetarna pratar om med varandra på jobbet. Pratar ni bara om jobb? Eller pratar ni bara om annat än arbetet? Det kan vara en indikation på vilket håll pendeln står: det bästa är om det kan vara en mix av samtalsämnen.

Ytterligare ett sätt att se er stämning är titta på hur ni driver utbildning eller förändringsprojekt i organisationen. Slås det på den största trumman när ni ska göra genomföra någon nytt?

─ Kör man stora utvecklingsprojekt så riskerar man att det bara blir 20 procent som genomförs och då kan stämningen bli ännu sämre. Många små förändringar är att föredra framför en stor. Tycker inte medarbetarna att det är roligt så kommer du inte få med dem i processen, säger Lars Olofsson.

Använd informationen du får

När du har gjort din kartläggning så gäller det att du tar till vara på informationen du fått och att du försöker balansera pendeln så gott du kan. Det är dessvärre inte så enkelt att det finns en enda väg att gå för att lyckas med detta. Du måste anpassa er strategi efter vilka som jobbar i organisationen och respektera alla individer på vägen.

─ Du behöver ha med dig balansen mellan business and fun även i ditt ledarskap. Du måste känna av situationen. Kan du vara mer lättsam? Kan du vara mer businessminded när det krävs? Även om företaget är i kris så behöver det inte alltid innebära att du måste peka med handen, säger Lars Olofsson.

2 Kommentarer  |  2 gillar

Den manliga chefssjukan

Ja, vi har kommit en bit på vägen när det gäller jämställdhetsfrågor i Sverige. Men att påstå att vårt arbetsliv är jämlikt vore än så länge en lögn (skulle du mot förmodan inte känna dig övertygad kan du smita in här och dubbelkolla). Förutom att denna obalans skapar kunskapsluckor, ojämlikhet och i värsta fall diskriminering så uppstår det dessutom ett ypperligt klimat för den så kallade manliga chefssjukan. Den härstammar från samma stam som den mansbacill som UnderbaraClara beskriver i sin krönika men har muterats och utgör numera ett eget sjukdomstillstånd.

Flertalet chefer som jag har talat med bekräftar att de har sett sviterna av dess framfart och att den vanligaste gruppen som drabbas är nyblivna kvinnliga chefer.  Symptomen är en ledare som saknar empati, lyhördhet och pekar med hela handen i alla situationer. Den smittade chefen varken lyssnar eller känner in sin omgivning och dundrar fram likt en bulldozer i sitt arbete.

Lars Olofsson

Lars Olofsson. Foto: Jens C. Hilner

─ Jag har arbetat som managementkonsult i nära 35 års tid och sett många gånger hur kvinnor inte bara tar till sig an de sämsta sidorna av manligt ledarskap när de blir chefer, de drar dem till sin spets och förvärrar dem än mer, säger Lars Olofsson, CEO på EIE.

Gränslös sjukdom

Lars Olofsson berättar att fenomenet återfinns även på den internationella arbetsmarknaden. Orsaken är densamma vart den än slår till: de insjuknade har missförstått om vad ledarskap egentligen handlar om.

Den smittade tror att hen måste vara hård, driva verksamheten med järnhand och köra sitt eget race för att vara bra som chef. Till en början kan det ge resultat som invaggar chefen i en falsk säkerhet att denna ledarskapsstil fungerar – men det är en illusion. Efter ett år eller två kommer bakslaget att smyga sig på och då är den minskade lönsamheten ett faktum. Den manliga chefssjukan är gränslös och slår hårt mot organisationen med till exempel högre personalomsättning och högre sjukfrånvaro. Kopplingen mellan dåligt ledarskap och dålig lönsamhet är direkt.

Den manliga chefssjukan

Den manliga chefssjukan = dåligt mående = dålig lönsamhet. Grafik: Markus Stymne/MAST Produktion

─ Jag har full förståelse att detta sker eftersom det kan vara ett sätt för en kvinna att ta sig fram i mansdominerade branscher. Men det är ingen bra strategi för den blir i längden kontraproduktiv, säger Lars Olofsson.

Hur fel är det inte då att kvinnliga chefer upplever att de måste en sämre version av manliga sådana för att få respekt och gehör som nyblivna ledare? Vi kan ju använda hur många arga ord och svordomar som helst för att beskriva det – så låt oss istället gå vidare och fokusera på hur du som ny chef undviker att smittas av den här bacillen.

Först och främst: du som ny chef ska inte bry dig om att du är kvinna och chef.

─ Du är chef. Och det oavsett ditt kön och oavsett din ålder. Gör ingen business av att du är trettio år yngre än den förra chefen. Eller att han var man, säger Lars Olofsson.

Stå på dig

Så koncentrera dig på att skapa din ledarskapsfilosofi baserad på din personlighet. Om du tar dig an en roll som inte stämmer överens med dig som person kommer du att misslyckas eftersom resultatet inte blir trovärdigt. Ledarskap handlar i grund och botten om att skapa en lönsam och välmående verksamhet. Alla organisationers arbete handlar om teamwork och för att lyckas måste dess chefer vara empatiska, kunna förstå och sätta sig in i andra människors situation.

Lars Olofsson anser att kvinnor ofta är mer socialt kompetenta, mer inkännande och bättre lyssnare än män. Till den chef som befinner sig i en kultur där ett inkluderande ledarskaps ifrågasätts har han ett enda råd – stå på dig.

─ Var tydlig. Säg att du utgår från din ledarskapsstil och visa att det ger bra resultat. Mät avdelningens framsteg, då behöver du inte försvara dig. Behåll din integritet och ge inte vika för kulturen, säger Lars Olofsson.

Två öron, en mun

Det går att bli frisk

Men om en har blivit smittad, går det att bli frisk? Ja, självklart. Men det kommer att krävas en del utav dig. Först och främst kommer du att behöva lägga ifrån dig din prestige. Du måste vara beredd att tänka om och vara självkritisk. Den som inte har distans till sig själv ligger definitivt i riskzonen för att bli sjuk om hen inte redan är smittad.

  • Fundera hur du är och fungerar som person. Din ledarstil ska utgå från dig – ingen annan.
  • Lyssna på vad medarbetarna faktiskt säger. Känn av stämningarna i organisationen. Vad pratar människorna om? Detta kommer ge dig signaler om hur verksamheten mår. Du kan även använda utvecklingssamtalet för att få reda på mer om det. Använd kunskaperna du får till att skapa förbättringar.
  • Ta stöd av vänner eller bekanta ur ditt nätverk. Fråga efter feedback om dig och ditt ledarskap. Analysera feedbacken du får och använd dig av den.
  • Ha ingen prestige!

─ Som ledare kan du inte ta dig själv på hundraprocentigt allvar. Vi har alla svagheter och styrkor och om man inte är stark måste man vara smart. Använd den sociala kompetensen du har, säger Lars Olofsson.

Alltså, receptet mot den manliga chefssjukan består av lika delar självinsikt, självdistans och social kompetens.

Fotnot: Som jag nämnde ovan är den manliga chefssjukan gränslös. Det innebär att det kan drabba alla oavsett kön eller ålder. Det vanligt att män också drabbas av denna sjukdom och ja, botemedlet är detsamma för dem.

Vad säger ni läsare?  Har ni erfarenhet av denna farsot eller träffat någon som varit drabbad men blivit frisk?

4 Kommentarer  |  12 gillar

© Bossbloggen.se