Tagg: Do’s and Dont’s (Sida 1 av 2)

Leda en anställningsintervju #likeaboss

I de flesta chefsuppdrag så ingår en arbetsuppgift som man sällan får testa på så mycket om man inte jobbat med det tidigare, nämligen: rekrytering. I teorin är det inte så svårt att hålla en arbetsintervju. Du ställer lite frågor och sedan är det klart. Men nja, riktigt så enkelt är det inte. Framförallt inte om man ska göra det första gången. Därför kommer här en do’s en dont’s med tips att ta med dig inför att du ska leda en anställningsintervju #likeaboss.

Don’t! Gör intervjun vid skrivbord. Välj i stället en plats som är någorlunda avskiljd men framförallt neutral för både dig som intervjuar och den som blir intervjuad eftersom det blir lättare att få ett bra och mer balanserat samtal. Bild: Pixabay

Don’t

Skippa förberedelsen

Alla samtal innehåller någon form av improvisation men om det är en arbetsintervju, var förberedd. Gäller intervjun ett arbetsområde där intervjupersonen är mer senior än du själv? Försökt läsa in dig så du har en grundförståelse av uppdraget. Läs personens CV ansökan och CV och fundera i förväg på vilka frågor du kommer att kunna ställa.

− Det är lätt att riva av ett gäng frågor men det är inte lätt att få ett bra utfall om du inte har övat och förberett dig innan, säger Linda Zettergren, HR-specialist och ägare till Linda Zettergren Consulting, och fortsätter:

Linda Zettergren Foto: Privat

− Om du är förberedd kan du dessutom bli mycket mer precis i intervjun och ni kan prata mer om de tjänster och erfarenheter som kandidaten har som är relevanta för tjänsten. Så slipper ni slösa tid på att gå igenom hela CV:t uppifrån och ner.

Glöm bort att snacka värderingar

Värderingar blir allt viktigare på vår arbetsmarknad och likväl som vi som arbetskraft söker företag med sunda värderingar vill man som företag har medarbetare vars värderingar stämmer överens med de som man har satt upp för organisationen. Men hur tar man reda på vilka värderingar någon har? Vissa värderingar syns förstås bäst över tid men om det är en eller ett par värdeord som ni skattar högt i organisationen kan du ställa frågan under intervjun menar Linda Zettergren.

− Vad betyder ärlighet för dig? Berätta om en situation när du upplevde att du var ärlig. Då får du hens tolkning om vad värderingen betyder och innebär. Berätta inte vad det innebär för dig och ert företag först bara. Det kan göra så att personen anpassar sitt svar efter vad du vill höra, säger Linda Zettergren.

Var rädd för att avbryta

En grej som man kanske drar sig för är att avbryta kandidaten när hen pratar. Men eftersom intervjutiden ofta är begränsad och du, för bådas er skull, vill få ut så mycket information som möjligt kan det bli svårt om personen drar ut på resonemang som inte alls är relevanta för intervjun.

− Istället för att låta personen pladdra på, avbryt med vänligt men bestämt och be hen gå tillbaka och vara mer specifik eller berätta mer om det du vill veta. Det är okej att trevligt säga ”Ursäkta, jag behöver tyvärr avbryta dig nu och gå tillbaka till…”, säger Linda Zettergren.

Do! Försök vara närvarande och lyssna aktivt på personen som du intervjuar. Desto mer erfarenhet du får desto lättare kommer det att bli att göra det och hitta följdfrågor samtidigt. Bild: Pixabay

Do

Skapa ett inbjudande samtalsklimat

Ett av de viktigaste inledande momenten är att skapa ett inbjudande samtalsklimat. Utan det ökar risken att kandidaten (och du själv) blir nervösa, stela och allt annat än produktiva. Så börja inte med de tuffaste frågorna direkt utan inled med lite småprat. Gick det bra att komma hit? Vill du ha kaffe? Du var precis på semester, hur var det? Med lite socialt småsnack i början ökar chanserna för att få ett mer avslappnat samtal.

− Det är inte alls ovanligt att intervjuer blir knackigt på grund av nervositet. Så var extra vänlig med ditt kroppsspråk, signalera att du inte är farlig med hur du sitter och pratar och var gärna lite personlig. Berätta gärna om dig själv för att mjuka upp stämningen, säger Linda Zettergren.

Låt bli hypotetiska frågor

Att ställa hypotetiska frågor i intervjuer är inte ovanligt. Till exempel: vad skulle du göra om en konflikt uppstår i ditt team? Problemet med dem är att de inte säger något egentligen om hur personen har hanterat det förut. Därför är det ofta bättre att fråga om situationer som har hänt och be deltagaren att berätta om dem.

− Hur personen har agerat tidigare är ofta mer talande än när man pratar hypotetiska framtidsscenarier. Det säger inte allt om hur personen kommer att vara och agera men det är en indikation som kan ge fingervisningar om vilka attityder som personen har, säger Linda Zettergren och fortsätter:

− Många har säkert hört om intervjutekniken STAR som står för situation, target, action, result. Jag tycker egentligen att den är för odynamisk då den förutsätter att kandidaten måste svara efter en viss “modell”. Själva kärnan, att ställa följdfrågor, är det mest viktiga. Jag brukar uppmana chefer eller andra jag tränar i intervjuteknik att verkligen öva på det. Slutmålet bör vara att ha skapat sig en bild av hur kandidaten konkret handlat i tidigare situationer, samt varför hen handlade på det sättet.

Ställ öppna frågor

Det är stor skillnad på att ställa öppna respektive stängda frågor även om de båda kan fylla sin funktion. Stängda frågor kan besvaras med ja eller nej men öppna frågor kräver mer utförliga svar. Följdfrågor är också en bra att ställa om du inte tycker du fick tillräckligt med information i det första svaret eller känner att du vill dubbelkolla informationen som du har fått tidigare stämmer.

− Det kan också vara intressant att se hur en kandidat reagerar på att få samma fråga flera gånger även om den är omformulerad. Går hen i försvar eller utvecklas resonemanget och anpassas för att du ska kunna förstå det bättre? Säger Linda Zettergren.

Utvärdera varje intervju

Sist men inte minst, kom ihåg att leda arbetsintervjuer är en konst precis som så mycket annat inom ledarskap. Ta dig därför tiden att faktiskt gå igenom hur samtalet gick och vad du har lärt dig. Kändes det knackigt eller svårt? Försök analysera varför det kändes så och hur du hade kunnat göra annorlunda.

− Ett annat tips är att genomföra intervjua med någon annan som är mer erfaren än du själv och be personen om feedback efteråt. Det är också nyttigt för att se om man tolkar kandidatens svar och beteende likadant, säger Linda Zettergren.

Vad säger du som läser? Har du som blivande chef några frågor om det här med att hålla en anställningsintervju? Eller har du som chef några tankar, tips och reflektioner att dela med dig avi ämnet? Dela gärna med dig!

4 Kommentarer  |  2 gillar

Krishantering i sociala medier

I ett panelsamtal jag var med i för några veckor sedan kom frågan upp om hur man som arbetssökande ser på företag som varit med om skandaler: skulle jag fortfarande kunna tänka mig att arbeta där? Mitt svar blev: det beror på. Först och främst beror det givetvis på vad skandalen handlar om och hur allvarligt det är. För det andra så beror det på hur företaget och dess ledare hanterar (eller inte hanterar) skandalen. hur sköter de krisen? Ber de om ursäkt om de har gjort fel? Tar de sitt ansvar? Det finns flera faktorer som avgör.

Att hamna i digitalt blåsväder är knappast någons högsta önskan men likväl händer det. Ibland oerhört berättigat, ibland mindre berättigat, ibland helt i onödan. Men som ledare är det ditt uppdrag att leda organisationen, medarbetarna och ert varumärke oavsett varför stormen har blåst upp eller vilken intensitet den har. Så här är några tips på do’s and dont’s när det gäller krishantering i sociala medier och hur du kan bemöta kritik #likeaboss.

Don’t! Vissa frågor och kriser förtjänar att vrålas på rakt ut men de flesta gånger kan du tjäna på att inte reagera i affekt. Bild: Pixabay

Don’t

Reagera i affekt

När allvarliga kriser slår till sker de ofta oväntat, snabbt och chockartat. Sker de i sociala medier händer saker ofta ännu snabbare och det känns ofta lockande att börja bemöta direkt. Och att bemöta saker så snart som möjligt är bra men att reagera i affekt är det inte. Det är svårt att inte reagera på frågor som är känslomässigt viktiga för oss – jättesvårt rent utav. Men om känslorna tar överhanden är risken stor att konflikter blir värre och problem större eftersom vi reagerar mer än vad vi lyssnar och risken för misstolkningar ökar.

Blanda ihop sak och person

Det berör förstås alla men extra viktigt är det för dig som ledare. Det är exempelvis skillnad på att vara dum och göra dumma saker. Men inte bara det, det är minst lika viktigt att du visar att du skiljer på sak och person. Försök att undvika att blanda ihop sak och person även när det blåser kallt.

Skriva förhastade svar 

Att svara snabbt på kritik är bra. Men att svara förhastat eller ogenomtänkt blir det sällan inte, ofta förvärrar den typen av svar situationen avsevärt i stället. Försök att stanna upp lite, andas och tänk igenom ditt svar. Vad vill du ha sagt? Vad ber du om ursäkt för och inte? Vad kan ni säga om det som hänt och inte? Försök i stället ta taktpinnen och börja kommunicera ordentligt istället – både internt och externt.

Do! Utan att för den sakens skull lägga dig ner och strunta i allt som händer – försök att ta det lugnt och stå stadigt i din ledarroll. Bild: Pixabay

Do

Ta ansvar

Först och främst: om något fel har begåtts eller om något inte har hanterats på ett korrekt eller bra sätt är det viktigt att ta ansvar för det som har hänt. Det innebär inte att ni måste rättfärdiga händelsen ifråga eller försvara den utan snarare ta ansvar för vad som gått tokigt, rätta till det som behöver korrigeras, be om ursäkt om det behövs. Alla kan göra fel, säga fel saker, vara klumpiga eller oaktsamma och det gäller även organisationer. Frågan är hur ni rättar till de misstag och händelser som vållat kritiken?

Var respektfull – framförallt mot de som har mindre makt än du själv

Om vi ska vara krassa så har vi alla olika privilegier och makt och som ledare har du automatiskt mer makt. Det innebär att det är ännu viktigare att du visar respekt mot dina kritiker och framförallt mot de som har mindre makt än du själv.

Gör en kommunikationskrisplan i förhand

För att undvika att saker går från dåligt till katastrofdåligt när det väl stormar – gör en kommunikationskrisplan innan det ens händer så att ni vet hur ni ska agera i sådana här lägen. Hinner det hända något innan ni har rutinen på plats, be om experthjälp direkt innan du gör någonting själv. Vem säger vad? Vad är ert budskap? Hur ser er åtgärdsplan ut? Glöm inte heller bort era medarbetare i detta arbete. Hur ska de hantera en eventuell storm i sociala medier? Hur kan ni klara detta tillsammans?

Har du som läsare några tankar eller funderingar kring ämnet? Dela gärna med dig!

Kommentera  |  2 gillar

Prata politik på jobbet

Såhär i valtider så tenderar politiken att ta allt större plats i våra medvetanden vilket inte sällan påverkar de dagliga samtalen. Men vad ska man tänka på om man vill prata politik på jobbet? Vad bör man göra och, inte minst, undvika?

Don’t! Försök inte övertyga eller omvända andra politiskt. Det är en sak att diskutera saker och en annan att tvinga på andra sina egna åsikter. Bild: Pixabay

Don’t

Glöm bort grundlagen

Det är en del av vår grundlagsskyddade rättighet att inte behöva avslöja vår personliga politiska ståndpunkt. Alltså är det inte okej att fråga någon vad hen ska rösta på och sedan något vis utkräva eller förvänta sig ett svar. Det är upp till var och en om man vill vara öppen med hur en röstar eller inte.

Pracka på andra dina åsikter

Undvik att pracka på andra dina åsikter. Det är en sak att berätta var man själv står och försöka övertyga andra om att du har rätt, inte sant?

Starta diskussioner mot andras vilja

Även om du tycker det är roligt och spännande att diskutera politik är det inte säkert att alla dina kollegor känner likadant. Därför är det trevligast är att stämma av med de andra omkring dig så alla känner sig bekväma med samtalsämnet. Om någon inte gör det, spara det då till en annan gång.

Do! Kom ihåg att lunchen är till för att vara en så trevlig paus som möjligt och att alla ska kunna vara med i samtalet. Bild: Pixabay

Do

Säg ifrån om du inte vill vara med i politiska diskussioner

Om du inte känner dig bekväm med att prata om politik på jobbet: betacka dig i så fall för att bli indragen i samtalen. Ingen måste vara med om man inte vill och det ska räcka med att du säger något stil med “tack, men jag talar hellre om annat” för att slippa.

Tolerera inte rasistiska påståenden

Rasistiska påståenden och budskap är inget du ska behöva tolerera på en arbetsplats där alla är lika mycket värda. Är det någon kollega som uttrycker sig rasistiskt, säg ifrån och avsluta diskussionen så fort som möjligt. Prata sedan med din chef om det känns som att det behövs. Hen lär och bör absolut vara intresserad om en medarbetarens värderingar skiljer sig från företagets.

Håll samtalet på en god nivå

Om ni är flera som tycker det är roligt och intressant att prata politik i lunchrummet är det såklart fritt fram. Men håll det på en god nivå, respektera att alla inte tycker likadant och fokusera på sakfrågorna.

Själv har jag ju inte så många kollegor att prata politik med på jobbet just nu men jag är nyfiken på hur dina erfarenheter ser ut kring detta! Kan ni ha trevliga och intressanta diskussioner eller är det bäddat för konflikter?

2 Kommentarer  |  4 gillar

Hantera gnälliga personer

Alla har vi någon gång upplevt det på jobbet: gnäll. Ibland är det berättigat, ibland inte. Ibland är det befriande men tyvärr ofta destruktivt och för den som får höra det kan det bli väldigt frustrerande. Här är några do’s and dont’s som kan hjälpa dig att hantera gnälliga personer på jobbet. För jo, hantera det bör du göra, framförallt om du är chef, och det allra helst innan det sprider sig och fäster sig i väggarna.

Don’t! Undvik att gnäll för gnällandets skull få löpa fritt hur som helst, samtidigt är lösningen inte heller att lägga munkavel på de som gnäller. Ett klimat där man inte får säga negativa saker är inte heller bra för organisationen.Bild: Pixabay

Don’t

Underskatta korn av sanning i gnället

Det är lätt hänt att avfärda gnället som just gnäll. Något som är utan substans och jobbigt att lyssna på. Det finns givetvis absolut personer som påminner om den lilla deprimerade åsnan Ior, som gnäller och hittar det negativa med allt som sker. Men det kan också finnas korn av sanning i gnället. Försök att lyssna och fråga efter vad gnället egentligen består av: finns där en poäng? Eller gnäller personen för gnällandets skull? Det senare kan nämligen vara ett symptom för något annat. Exempelvis att något skaver eller känns fel, att personen inte mår bra eller trivs, eller att arbetsgruppen saknar något som de behöver.

Låt det spridas ohämmat

Om förutsättningarna är rätt så kan gnäll spridas likt en gräsbrand och bidra till att kväva alla former av engagemang och optimistisk stämning. Därför är det viktigt att ni också hjälper varandra att sätta upp branddörrar så att det inte kan spridas vidare. Gnäll kan också vara luftburet och ibland räcker det med att utsättas för dess ljudvågor för att ens goda humör ska försvinna men även kaffemaskinen kan vara en smittohärd.

Om kaffemaskinen i för stora mängder används som klagomur så finns risken att kaffet tids nog blir överexponerat och att gnällets bittra eftersmak därmed får spridning genom hela arbetsplatsen.

Tro inte att allt gnäll är farligt

Ja, gnäll kan bli ödesdigert för det goda humöret men det är också lätt hänt att stämpla allt gnäll som farligt. Men så är ju inte fallet och arbetsmiljöer där man bara och endast får prata om positiva saker blir sällan särskilt positiva i längden. Ibland kan det vara oerhört befriande att få gnälla av sig om något som retar och stör en och det kan också skapa en känsla av samhörighet.

Läs mer: Hälsningar på jobbet

Do! Kom ihåg att gnäll inte alltid bara är kopplat till enstaka individer, det kan också säga något om ert sätt att kommunicera med varandra i organisationen. Bild: Pixabay

Do

Skilj på gnäll och gnäll och gör det med respekt och omtanke

En bra tumregel när du själv känner att gnällsuget slå till kan vara att skilja på gnäll och gnäll men också att gnälla med respekt och omtanke gentemot din omgivning.

Har något hänt som du inte kan påverka eller styra och det kan kännas lättare och bättre om du får svära av dig högt inför någon annan? Har du frågat personen som du vill gnälla inför om det är okej att du gnäller lite över en sak (och avser att göra det i någorlunda begränsad mängd) och hen säger “absolut, jag lyssnar”. Kör på!

Om det däremot är en situation som du kan påverka eller ändra eller om du inte har stämt av att omgivningen vill eller kan lyssna kan det vara sjyst att 1. ändra det som ändras kan i stället för att gnälla om det 2. undvika att gnälla oannonserat och ohämmat av respekt för din omgivning.

Hjälp personen att skilja på gnäll och kritik och hur hen kan leverera det senare

Har du medarbetare som gnäller mycket så kan det vara bra att prata med hen om detta. Personen är kanske inte alls medveten om att hen gnäller? Eller vad det får för konsekvenser för omvärlden eller vet hur man levererar kritik? Genom att lyfta frågan och diskutera det kan ni förhoppningsvis hjälpas åt att utveckla detta tillsammans och därmed minska gnället.

Läs mer: Att förbereda svåra samtal

Arbeta med kulturen i teamet

Även om det kanske är enstaka individer som gnäller finns det flera anledningar till att inte bara fokusera på dem. Lyft också blicken och titta på er arbetsgrupp och organisation. Hur ser kulturen ut? Är det mycket gnäll generellt? Men också: hur gnäller du själv?

Jag har stött på organisationer där gnället var en del av kommunikationen och då hade det inte hjälpt att bara jobba med enskilda individer för att förbättra situationen. I stället hade det behövts att gruppen och organisationen tillsammans sätter upp spelregler för hur man ska prata med varandra. Det kan dessutom vara bra att se över vilka branddörrar som ni har. Finns det naturliga kommunikationsvägar där ni kan fånga upp problem och konflikter i verksamheten? Kan ni prata om både bra och dåliga saker i er organisation? Hur mår ni och era medarbetare? Mår man bra så behöver man sällan gnälla över saker som inte är relevanta.

Så. Jag hoppas att detta kan bidra till en lite mer nyanserad bild av gnäll och konkreta tips på hur du kan hantera det. Notera nu att jag på intet sätt säger att jag själv lever efter detta 24/7, 365 dagar om året. Men om vi alla anammar ovan som grundläggande ambition och aktivt arbetar med det så tror jag ändå att det kan bidra till att gnället minskar och blir lite mer konstruktivt.

Vad är dina erfarenheter av gnälliga personer? Har du hanterar det på något vis och i så fall hur? Dela gärna med dig av dina tankar i ämnet!

Kommentera  |  2 gillar

Konsten att delegera: gör mindre och led mer

Förutom diverse andnings- och avslappningsövningar som du som ledare kan ta till för att sänka din puls en aning så finns det också en annan sak som du kan prova. Det är inte alltid enkelt, framförallt inte i början och framförallt inte om du älskar känslan av att ha kontroll. Men om du gör det ordentligt så kan du frigöra utrymme både i ditt huvud och i din kalender. Och ja, jag pratar givetvis om konsten att delegera, då du som chef ska göra mindre och istället leda mer.

Dont! Klamra inte fast vid dina arbetsuppgifter bara för att, framförallt inte om någon eller några av dina medarbetare kan göra dem lika bra (eller rentutav bättre) än du själv. Bild: Pixabay

Don’t

Delegera bort chefsuppgifter

Innan vi kikar närmare på olika faktorer som kan bidra till en bättre delegering så är det jätteviktigt att betona att det som chef inte går att delegera bort alla sina arbetsuppgifter. En del saker som personfrågor, konflikthantering eller vissa strategiska frågor är det trots allt du som får betalt för att driva. Vissa av dem kan kanske delegeras i syfte att ge erfarenhet men då är också risken att medarbetarna också känner att de gör chefens jobb utan att få betalt för det, något som sällan skapar god stämning.

Glöm bort syftet

Gå igenom för dig själv det du delegerar och varför du gör det? Vem tjänar på att du delegerar saker? Du som får mer tid? Medarbetaren som får nya eller förbättrade kunskaper och färdigheter? Den interna eller externa kunden som får resultatet av arbetet? Se över dina olika arbetsuppgifter, vad du kan delegera och varför du ska göra det. Den motiveringen kan dels vara bra att ha i bakhuvudet om du får frågan av exempelvis din chef eller medarbetaren själv men också för dig själv så att du tar din egen delegering på allvar.

Detaljstyr

Det är nämligen inte helt ovanligt att man som ledare tänker att “detta kan jag delegera” och när man sedan kommer till punkten att man ska göra det får lite kalla fötter. Helt plötsligt kan det kännas mer lockande att göra det själv (det går ju trots allt snabbast) eller att man omedvetet börjar detaljstyra. Framförallt om det är en arbetsuppgift som känns värdefull är det lätt hänt att lämna lite extra instruktioner eller visa exakt hur olika saker ska gå till. Men försök låta bli att detaljstyra hur medarbetaren ska göra arbetsuppgiften. Så till vida det inte finns en exakt rutin av en viktig anledning förstås. Få saker dödar engagemang så snabbt som ett ständigt vakande öga över axeln så försök att undvika att hovra över medarbetaren.

Läs mer: Myten om en oumbärlig chef

Do! Delegera med omtanke och ha lite koll (inte kontroll) så inte någon av dina medarbetare tar på sig fler arbetsuppgifter än vad hen hinner med och klarar av. Bild: Pixabay

D0

Skilj på koll och kontroll

Samtidigt innebär det inte att du ska lämna medarbetaren helt vind för våg med sin nya arbetsuppgift. Det är bra att släppa kontrollen – men det innebär inte att du inte ska ha någon koll alls. Antingen om ni bestämmer från början hur ofta medarbetaren ska uppdatera dig eller att du regelbundet stämmer av hur det går och fungerar.

Delegera hela vägen

Det är en sak att delegera utförandet av en arbetsuppgift och en annan att delegera arbetsuppgiften med tillhörande ansvar och mandat. Kan medarbetaren få ansvaret och mandatet att fatta beslut i arbetsprocessen? Låt hen göra det i så stor utsträckning som möjligt. För gemene man så skapar det en större ansvarskänsla och därmed en större motivation och lust för arbetsuppgiften.

Ha tålamod

Det tar tid att lära sig nya saker – framförallt om man inte har gjort dem förut. Därför gäller det att du som delegerande chef har lite tålamod, tillåter missar och säkerställer att medarbetarna har den kunskap, kompetens och möjlighet som behövs för att kunna göra arbetet. Det är då som du som chef börjar leda i stället för att göra.

Om du undrar över hur du ska kunna stötta medarbetaren när hen har kört fast utan att för den sakens skull ge hen ett facit kan du läsa artikeln: Fem gyllene regler för frågande chefer 

Vad säger ni om delegering? Är det något du jobbar med och vad tycker du om det? Bra, dåligt, svårt, lätt? Dela gärna med er!


Tyckte du om detta inlägg? Klicka i hjärtat och dela det gärna vidare!
Du följer väl Bossbloggen på FacebookInstagramBloglovin’ och Youtube?

4 Kommentarer  |  3 gillar

Sida 1 av 2

© Bossbloggen.se