Det har varit trendigt ett tag nu att vara upptagen. Ständigt uppbokad med mycket att göra och fulltecknad kalender. Jag ser det inte minst inom entreprenörssvängen där framgång och upptagenhet ofta kopplas samman för att om du är uppbokad så betyder det att det går bra för dig. Likadant i arbetslivet i stort. Så, när det blir skadligt att vara upptagen? Det har Harvard Business Review skrivit om och som bonus kommer vi även prata om vad du kan göra konkret för att bli mindre upptagen.

Gå inte in i fällan där fullast kalender när man dör vinner. Utan fritid ökar risken att du i stället dör i förtid om vi ska hårdra det lite. Vem vill göra det frivilligt? Bild: Pixabay

Så blir du mindre upptagen

Först och främst är det på plats att förtydliga att jag är partisk i frågan. Mitt mål är att ha en så tom kalender som möjligt och att verkligen kunna anpassa tempot efter humör och mående. Det fungerar förstås inte alltid men blir tveklöst ett mer hållbart sätt att arbeta på. Varför? Eftersom jag, precis som HBR, ser nedan riskerna med att vara för upptagen för sitt eget bästa:

Du jobbar av bara farten

Risken med att bara jobba, jobba och jobba lite till är att du inte stannar upp, reflekterar eller prioriterar över vad du gör. Vilket är det du egentligen behöver när det är mycket som händer på en och samma gång. Så ett första steg mot att bli mindre upptagen är att: börja reflektera över vad det är du gör som gör att din almanacka är så full. Vad behöver du göra? Vad kan göras av någon annan? Vad bör inte göras alls?

Du missar de enkla lösningarna

En av nackdelarna med att vara stressad är att vi inte har tillgång till vår förmåga att tänka rationellt. Eller alltså, behöver du fly från en sabeltandad tiger är det en bra funktion att reagera instinktivt och inte tänka efter. Men idag när det är ont om tigrar ställer det snarare till problem eftersom vi i stället missar de enkla lösningarna på problemen som vi har. I stället börjar vi ofta konstruera svåra, tekniska lösningar och modeller och fastnar i planering i stället för att få sakerna gjorda. Så, när du märker att att du börjar trassla in dig i ett problem, bryt mönstret: gå ut på en promenad eller gör någonting helt annat en stund. Lite miljöombyte och distans kan bidra till att se saker i ett nytt ljus och hjälpa dig hitta den enklare lösningen i stället.

Eld är ett fantastiskt vackert element. Men det innebär inte att du vill uppleva den på för nära håll, i för stora mängder eller när det inte är under kontroll. Detsamma gäller med stress. Stress i sig är inte farligt om du får rejäla pauser från den regelbundet. Bild: Pixabay

Du släcker bränder i stället för att arbeta med brandsäkerheten

En annan klassisk situation som uppstår när kalendern är fullproppad är att bränder börjar uppstå. Framförallt om den är lite för fulltecknad för länge och du börjar halka efter lite. Då är det lätt hänt att saker samlas på hög och stressar en ännu mer. Som pricken över i:t dyker det alltid upp oanade saker som brinner som du inte hade räknat med eller har den minst tid för egentligen. Nackdelen med glödande problem? Det är att de kan sprida sig vidare. Och så är den onda spiralen igång där du ständigt släcker nya bränder i stället för att jobba med brandsäkerheten. Vilket i sin tur kan låta flummigt. Men, det symboliserar att ta tag i det som är det verkliga problemet i stället för att lösa problemen som skapas på grund utav det.

Ett exempel: som ledare har du en medarbetare vars misstag leder till problem som hamnar i ditt knä. Då blir lösningen att ge medarbetaren alla kunskaper och förutsättningar hen behöver för att göra sitt jobb ordentligt och korrekt direkt. Inte att du löser problemen som uppstår i efterhand.

Alltså, om det är så att du släcker många bränder på jobbet (och du inte är anlitad som brandman): försök att hitta kärnan till branden och släck den ordentligt i stället för att skvätta lite vatten överallt. Ja, det kommer att ta längre tid och kännas tyngre eftersom det ofta är ett tyngre jobb att göra det. Men det kommer vara värt det.

Du undviker, ignorerar eller flyr från stressen

Senast idag hade jag en otroligt intressant diskussion om det här med att ha för mycket att göra. Inte minst när det man samtidigt som det är roligt. Och precis som HBR lyfter i artikeln är risken att man i stället undviker, ignorerar eller flyr från stressen som den tunga att-göra-listan innebär på olika sätt. Ofta genom att jobba mer. Försöka hinna med mer. Bli mer effektiv. Men vet du? Det som behövs i det läget är nio gånger av tio en paus. Att vara lite ledig och ge dig själv möjlighet att återhämta dig. Det kommer att hjälpa dig att prestera bättre när du väl jobbar om du inte har varenda minut av ditt dygn uppbokat.

Känner du igen dig i texten? Då är du inte ensam. Jag har varit en jäkel på att ha fullbokad kalender och mycket att göra jämt och jag möter dagligen andra människor som har samma dilemma. Men det går att förändra och det går att lära sig uppskatta allt det som en tom kalender innebär. Frihet, utrymme för spontanitet och inte minst sinnesro. Så våga göra tomma utrymmen i din kalender där noll och inga måsten finns inplanerade: att där är tomt behöver inte innebära att det inte händer något.

Berätta gärna! Hur ser ditt förhållande ut till din kalender? Känner du dig upptagen i lagom dos eller är det i obalans åt något håll?

Liknande inlägg: