Å ena sidan är möten ofta värdefullt att ta sig tid till. Men ibland kan det bli för mycket av det goda. Är du en av dem som känner att mötena står dig upp i halsen och att du knappt hinner se ditt skrivbord (och än mindre kollegorna) om dagarna för att det är så mycket möten? Du är inte ensam. Enligt Arbetsmiljöupplysningen så är det inte ovanligt med att upp mot trettio procent av arbetstiden upptas av möten på många arbetsplatser. Här kommer därför några tips på hur du kan få, eller skapa, mer effektiva möten.

Samtidigt som det kan vara bra att undvika onödiga möten så vill jag ändå slå ett slag för att försöka ha ett öppet sinne för att möten kan vara en investering för framtiden även om de inte var superproduktiva just idag. Allt måste inte vara jätteeffektivt jämt även om man absolut inte bör vara slösig med sina och andras resurser. Bild: Pixabay

Fem tips för mer effektiva möten

Ifrågasätt: vad är syftet med mötet och måste vi ha det?

Att ha möten ”bara för att” är sällan produktivt så börja med att se sanningen i vitögat. Måste vi ha detta möte överhuvudtaget? Är svaret på den frågan ja, diskutera och skriv upp mötets syfte och agenda redan när ni bokar det. Då blir det förhoppningsvis solklart vad poängen med mötet är. Plus att ni bör också slippa frågor som ”vad skulle vi prata om idag?” eller ”behöver jag förbereda något?” strax före det börjar.

Testa att ha kortare möten

Om era möten känns ineffektiva och det inte är ett möte som är till för att diskutera viktiga frågor som behöver få tid: testa att korta ner mötestiden. Brukar ni träffas i en timme? Testa att göra det på en halvtimme i stället och utvärdera efteråt om det blev stressigt eller inte.

Det är lätt hänt att vi drar ut på saker om vi vet att vi har två timmar på oss även om uppgiften egentligen tar en kvart. Vilket inte behöver vara fel, allt måste inte vara hypereffektivt alltid. Men har ni problem med långdragna möten kan det absolut vara värt att testa korta av dem för att se om ni blir mer effektiva och prioriterar bättre om ni vet att ni har mindre tid på er.

Ha mötesregler

Är det okej att ha telefonen påslagen? Är det okej att sitta och jobba i de stunder som man inte är aktiv? Vem är det som går på mötena? Är det de personerna som verkligen ska vara med eller finns det deltagare som är med ”bara för att”? Alla arbetsplatser gör olika men det viktiga är att ni vet hur ni vill ha det. Det kommer göra er möteskultur tydligare och förhoppningsvis att ni kan arbeta mer effektivt när ni väl sitter där.

Som jag ser det finns det många olika typer av möten och enklast för alla inblandade brukar det bli om man faktiskt sätter någon form av stämpel och en agenda för vad det ska handla om. Ibland kan rent utav frånvaron av agenda vara ett syfte i sig! Bild: Pixabay

Sammanfatta mötet och vad som ska göras

När ni är klara, ta en minut åt att sammanfatta mötet och gemensamt prata om vad det är som ni ska göra. Det behöver inte vara en regelrätt uppräkning av allas att-göra-listor men att gå laget runt så att varje person får säga sitt om det så bara är: ”Jag tycker detta låter bra och ordnar med detta och detta”. Då får ni också möjligheten att se så att ni alla är på samma ställe i frågan innan ni går vidare.

Ha luft mellan mötena

Att ha möten non stop en hel arbetsdag kan kännas väldigt effektivt och ibland behövas. Men ta bensträckare däremellan och ge dig och din hjärna en paus att bearbeta det som nyss hände, vila lite och sedan ladda om inför nästa möte. Det kommer att göra dig både mer klartänkt och närvarande i de olika mötena vilket också innebär att du blir mer effektiv.

Själv tycker jag att det är en balansgång kring mötestid. Det är en konst att att veta när saker behöver få ta tid respektive när de kan speedas upp. Har du som läser några bra tips och knep att dela med dig av? Något som ni har testat som funkat bra eller som inte har funkat alls?