Det är inte alltid en dans på rosor att jobba som chef och förr eller senare så kommer du att möta medarbetare som är envisa, säger emot, misstycker eller sätter sig på tvären. Så hur kan du tänka när du ska hantera en svår medarbetare? Här kommer några do’s and dont’s.

Men först! En brasklapp. En stor sådan. Var försiktig med att stämpla medarbetare som “lätta” eller “svåra”. Risken är nämligen stor att vi, om vi börjar kategorisera varandra så, påverkas av det psykologiska fenomenet Pygmalion-effekten. Det innebär i korthet att vi riskerar att börja behandla personer utifrån det vi tror om dem. I de ursprungliga experimenten som gjordes bland lärare och elever så fick lärare veta att några elever i deras klass var särskilt intelligenta och började behandla dem som om de var det – vilket i sin tur påverkade elevernas skolarbete.

Så bara för att rubriken här handlar om hur du kan hantera svåra medarbetare innebär det inte det är så svartvitt att vissa medarbetare är “lätta” och därmed bra och enkla att jobba med medan andra är “svåra” och därmed omöjliga att jobba med.

Läs mer: Det är dags att skrota det första intrycket!

Hur gör du som chef för att hantera en svår medarbetare?
Don’t! Låt din irritation eller frustration ta överhanden om du kan undvika det när du har en medarbetare som känns lite extra… mycket. Och svär inte av dig till andra i arbetsgruppen utan om du behöver det, spara det till ett tryggt sammanhang utanför jobbet som din mentor, ditt chefsnätverk eller en chefskompis istället. Bild: Ozan Karabulut från Pixabay 

Don’t

Glöm bort skillnaden mellan sak och person

När vi har mycket att göra och bara vill att allt ska funka smidigt är det lätt hänt att börja blanda ihop sak och person. Det har hänt oss alla någon gång och inget att dra för stora växlar på i efterhand. Men försök påminna dig nästa gång du märker att du biter ihop och tänker frustrerande tankar om en person att det är en viktig skillnad. Så även medarbetaren känns jobbigast i världen är det ditt jobb att försöka hålla huvudet kallt och skilja på personen och vad hen gör.

Glöm bort kontexten

Få av oss agerar i ett vakuum och historielöst utan det finns ofta anledningar till varför vi agerar som vi gör. Det är sällan heller en enda sak eller alltid enkelt att veta exakt varför vi beter såsom vi gör. Så om en medarbetare exempelvis motsätter sig alla former av förändringar så kan det bero en rad olika faktorer.

Kanske har hen blivit överkörd och illa påverkad av tidigare organisationsförändringar? Kanske är hens förändringsmotstånd extra starkt på grund av erfarenheter utanför jobbet? Eller så motsätter sig hen förändringarna eftersom hen inte upplever att hen har blivit tillfrågad eller informerad om dem tidigare? Och så vidare. Jag skulle kunna fortsätta rada exempel men jag tror du fattar. Vi är dessutom långtifrån alltid medvetna om varför vi reagerar eller agerar på det sätt som vi gör.

Det innebär dock inte att du som chef behöver veta allting om alla medarbetare. Däremot kan det underlätta enormt att lära känna personerna som du jobbar med och, om du är ny i organisationen eller arbetsgruppen, ställa frågor om hur det har varit förut för att öka din förståelse och medvetenhet. Och, inte minst, kom ihåg att vår historia inte alltid är det bästa sättet för att förutspå hur vi kommer att agera i framtiden.

Utgå från dig själv

En annan vanlig miss vi gör är att utgå från oss själva när vi hanterar olika situationer. Alla är vi olika, alla jobbar vi olika, alla har vi olika inlärningsstilar och sätt att förstå saker på. Så bara för att en medarbetare inte tänker eller agerar som du innebär det inte per automatik att det är medarbetaren är fel på utan det är kanske något du skulle kunna göra annorlunda.

Do! Kom ihåg att vi alla är mänskliga och försök att ha ett öppet sinne för vad det är medarbetaren ger uttryck för med sitt beteende. Bild: Ozan Karabulut från Pixabay 

Do

Lyssna på vad hen säger

Försök att ta ett kliv åt sidan och lyssna efter vad det är den stökiga medarbetaren ger utlopp för egentligen? Gnäll, klagomål eller motstånd är ofta symptom och utan att fixa rotorsaken så kommer det också bli svårt att stävja det.

Rätt många som stämplas som “jobbiga medarbetare” är egentligen en av er organisations starkaste tillgångar. Dels för att de vågar höja sin röst om saker som kanske inte fungerar i verksamheten, om de svårigheter eller utmaningar som inte ni andra är medvetna om eller om det som är obekvämt att prata om. Dels för att det sista du vill som chef är att bara vara omgiven av ja-sägare eller personer som är precis som du själv. Olika är inte alltid det bekvämaste men det är det nyttigaste att ha olika perspektiv, infallsvinklar och åsikter i arbetsgruppen – ni kommer att prestera bättre då även om det kräver mer arbete av dig som ledare inledningsvis.

Ge personen insyn och ansvar

De allra flesta av oss reagerar med oro när vi inte har en kontext eller insyn i vad som sker. Likaså om vi inte känner att vi får vara med i beslut som gäller oss själva. Därför kan insyn och ansvar göra stor skillnad. Inte minst för att skapa känslan av delaktighet.

Var tydlig när det behövs

Sist men inte minst vill jag också betona att du inte ska utplåna dig själv för att behaga alla alltid. Nej, ledarskap handlar inte om dig och ja, det är medarbetarna som du ska prioritera främst. Men ibland så är det också så att det inte spelar någon som helst roll vad du gör som chef om inte medarbetaren också vill samarbeta. Jag har tyvärr sett jätteduktiga chefer misslyckas i sitt uppdrag eftersom gruppen inte var det minsta mottagliga eller samarbetsvilliga. It takes two to tango och är inte den enda som bär ansvar för att er relation och att medarbetaren ska fungera i sitt arbete.

Så om du har försökt alla verktyg som du kan komma på för att underlätta den motsträviga medarbetarens vardag, förståelse, insyn och ansvar utan att få något gehör – prata om det med personen ifråga! Helst individuellt och våga var direkt om det som inte fungerar och hur ni kan arbeta med detta framåt. Var transparent och säg hur du upplever ert samarbete. Exempelvis: “jag upplever [detta och detta]. Hur upplever du det? Vad behöver du från mig och vad kan vi göra för att detta ska fungera bättre? Vad kan du själv göra?”

Balansen mellan hur direkt en kan och bör vara beror givetvis på vilken problematik det gäller. Men sträva efter att vara tydlig med omtanke och försök hitta saker att jobba fram emot. Går inte det (eller om personen fortsätter vara motsträvig och motarbeta dig i din roll) då kanske det kan behövas sättas hårt mot hårt för att förtydliga vad som förväntas av medarbetaren och inte.

Bonustips: Undvik att lägga allt ditt fokus på en eller några få medarbetare

Ibland händer det att en eller några få personer i arbetsgruppen kan dränera mer energi från dig som ledare än vad hela arbetsgruppen gör tillsammans. Då är det viktigt att du skapar dig en strategi för hur du ska hantera det för dig själv. Ett bonustips är dessutom att försöka att undvika allt ditt fokus på en eller några få medarbetare. Det är allmänt känt och påvisat att det i princip alltid finns någon eller några motarbetare i alla organisationer. En gyllene regel i förändringsledning är att vi, inför en förändring, ofta kan kategoriseras i tre olika grupper:

1. De som säger “ja, vad kul!” utan att behöva höra så mycket mer om vad som komma skall

2. De som säger “okej, vi får se hur det här går” innan de bestämmer sig för om de vill hoppa på tåget eller ej.

3. De som motsätter sig alla förändringar vad det än gäller

Det är vanligt då att lägga mest fokus på den tredje gruppen i tron om att om du kan vinna över dem är de andra med på tåget. Gör inte det. Se istället till så att alla har all information och är så delaktiga som de behöver vara och lägg sedan din mesta energi på de personerna som ingår i de två första grupperna. Kom också ihåg att det inte heller så enkelt att vi alla alltid befinner oss i en av dessa kategorier. Tvärtom kan vi röra oss mellan dem beroende på vad förändringen gäller.

Så, nu får vi nog sätta punkt. Det här är onekligen ett stort ämne och ovan är mina generella tankar och tips för hur du kan hantera en svår medarbetare. Har du frågor eller följdfrågor kring en specifik situation med en medarbetare som sätter sig på tvären? Tveka inte att mejla mig på clara@bossbloggen.se i så fall eller dela med dig av dina erfarenheter i kommentarsfältet!